Nieuw in 2022 in gemeenteland: Verlofsparen - wie heeft er al iets ingeregeld hiervoor?

[Ellie van der Heide]

Dag collega's en ontwikkelaars,

Wij willen er voor zorgen dat een medewerker in Self Service een tegoed (saldo niet alleen het recht van dit jaar) aan:

1 Bovenwettelijke verlofuren en/of

2 IKB gekochte uren en/of

3 Overwerkuren (alleen een bron voor medewerkers die in de bijzondere werktijdenregeling zitten)  kan overboeken naar een nieuw aangemaakt verlofsoort: Spaarverlof. 

De standaard 2 verlofsoorten die hiervoor kunnen worden ingezet (en daarnaast indien van toepassing de overwerkuren die als verlof zijn bijgeschreven vanuit een declaratie - hierin kan een werknemer bij ons kiezen voor uitbetaling of verlof) worden dan afgeschreven en bijgeboekt op Spaarverlof. Wij hebben een formulier in test staan. Maar in onze versie lukt het ons niet om de inleg te laten controleren t.a.v. het aanwezige saldo. Met andere woorden, iemand kan uren overboeken naar spaarverlof die er niet zijn.  

Hier willen we dan op basis van een rapportages controles op uitoefenen. Maar idealiter vindt een controle al in Self Service plaats. 

Ik kan in de community helemaal niets vinden over spaarverlof. De gemeenten zijn niet de eersten die Spaarverlof kennen. je zou denken dat er al wel klanten zijn die hiervoor al iets in gebruik hebben?  

We vernemen graag of Visma Raet ons hiervoor ook iets zou kunnen aanbieden en welke ideeën andere gebruikers hebben. 

[Marianne Hiemstra]

Wij hebben het sparen op dezelfde manier ingericht als @Ellie van der Heide . Bij de workflow opnemen spaarverlof lopen we echter tegen het feit aan dat je niet meer dan 60 dagen achter elkaar mag opnemen (het formulier geeft een foutmelding) en dat je niet over het jaar heen mag.  Je moet het spaarverlof dus in delen opnemen. Heeft iemand hier al naar gekeken ? (tips zijn welkom 😀)

[Ellie van der Heide]

Wij hebben een eigen WF in Self Service ingericht. @Anonymous We hoopten dat RAET een betere oplossing had dan wij zelf, omdat wij heel graag willen dat je in het aanvraagformulier ziet wat je rechten zijn (bijvoorbeeld bovenwettelijk verlof) en dat dit dan overgenomen kan worden als max over te boeken uren naar spaarverlof met controle maar kregen dat niet voor elkaar. Helaas hebben wij een meeting met Raet gehad en ook in hun oplossing zit dit niet. Ons formulier ziet er zo uit: 

en dan de tekst: 

NB: controleer eerst op je verlofkaart of je voldoende saldo hebt. Als door deze overboeking je saldo in de min komt, wordt de overboeking afgekeurd.

Klik op Verder dan zie je:

Wij hebben er voor gekozen om de WF nog eerst via HR te laten lopen om te kijken hoe vaak het vaak gaat en een werknemer te veel uren wil overboeken. Blijkt dit goed te gaan dan willen we als controle er tussen uit en door middel van en rapportage correcties doorvoeren. 

NB:  een medewerker waarvoor de bijzondere werktijdenregeling geldt heeft ook nog de keuze om extra gewerkte (overwerk) uren over te boeken naar spaarverlof. 

Wij vinden het maar raar dat zij dat wel mogen in de CAO maar dat een werknemer in de standaard werktijdenregeling extra gewerkte uren niet mag overboeken naar spaarverlof.  Maar goed, we hebben het wel zo conform CAO ingericht dus. 

[Anonymous]

Ik ben even benieuwd of jullie dit proces al ingericht hebben @Ellie van der Heide ? Hebben jullie een eigen proces gemaakt of gebruik gemaakt van de best practice?

[IngeGrob]

Als aanvulling op mijn bericht van vorige week heb ik vandaag het bericht ontvangen dat het formulier Verlofsparen ook in de Raet omgeving wordt geplaatst. Men is nog druk met de voorbereidingen. Daarom kan ik nog geen exacte datum noemen, maar het formulier komt er aan!

Natuurlijk zullen wij dit communiceren in de releasenotes op onze Community en via een bericht in dit Topic.

[IngeGrob]

Hi allemaal, 

Ik heb goed nieuws voor jullie! Gisteren hebben wij een demo gehad van @HenryWagensveld die het formulier Verlofsparen heeft ingericht. 

De medewerker kan na het voorloopformulier een verlofsoort kiezen om uren af te boeken. In het opvolgende formulier worden deze betreffende uren opgehaald middels een controle om bij te boeken bij verlofsoort Verlofsparen. Deze wordt als verlofrechtmutatie in Beaufort weggeschreven

Voor klanten die toegang hebben tot de Best Practice omgeving van Consultants is dit Dialoog inclusief workflow al beschikbaar gesteld. Je kunt hem via de tegel Definities Importeren importeren in je eigen omgeving. 

Klanten die alleen toegang hebben tot de Raet omgeving 999999 moeten nog even geduld hebben. Maandag is er een meeting met Product Ontwikkeling om het formulier daar ook te plaatsen. Zoals jullie wellicht weten worden workflows vanuit deze omgeving niet ondersteund. Deze zal dan ook niet beschikbaar worden gemaakt. 

Wij weten dus nog niet precies wanneer en of het formulier daar beschikbaar wordt gesteld. Hou ook vooral de community/Releasenotes van Self Service in de gaten. Als ik meer weet zal ik dat ook hier op het forum plaatsen.

Voor klanten die het formulier alvast in gebruik willen nemen vanuit de Best Practice heb ik alvast in de bijlage een document bijgevoegd over de inrichting. Mocht je nog vragen hebben, let me know!

[IngeGrob · Accepted solution]

Als aanvulling op voorgaand bericht kan ik jullie melden dat het formulier Verlofsparen inmiddels is toegevoegd aan Raet omgeving 999999. Ik voeg een link toe naar de releasenotes binnen Self Service.

https://community.visma.com/t5/Releases-Youforce-Self-Service/Self-Service-mei-2022/ta-p/494512

@Ellie van der Heide Weet je zo voldoende? Als het topic gesloten mag worden dan wil ik je vragen om 'als oplossing accepteren' aan te klikken zodat het Forum overzichtelijk blijft. Alvast bedankt!

[Anonymous]

Naast de mogelijkheid om bovenwettelijk verlof via Self Service ‘over te boeken’ naar Verlofsparen zoals Ellie voorstelt (dus inclusief saldo controle), hebben wij de wens om ook in Flex Benefits een software aanpassing te doen:

In de CAO gemeenten staat: De werknemer kan het IKB besteden aan het kopen van bovenwettelijke vakantie-uren tot een maximum van 144 uur per kalenderjaar bij een voltijddienstverband.
In Flex Benefits hebben we dit ingericht. Het verlof wordt na de aanvraag toegevoegd aan het verlofpotje in HR Core online: kopen verlof.
In de nieuwe CAO staat dat werknemers ook mogen Verlofsparen. Dat betekent een nieuw verlofpotje in HR Core online: Verlofsparen.
Wij willen dat bij het kopen van verlof een keuze gemaakt kan worden tussen het verlofpotje ‘kopen verlof’ en ‘verlofsparen’.
Belangrijk aandachtspunt is dat rekening wordt gehouden met de voorwaarde van het maximum van 144 uur per kalenderjaar bij een voltijddienstverband.

De reden hiervoor is dat het voor de medewerker omslachtig is om eerst in Flex Benefits een handeling te moeten doen (kopen verlof) en daarna in Self Service (na de salarisverwerking) het verlof over te boeken naar het potje verlofsparen.

[Ellie van der Heide]

Wij denken aan een andere inrichting dan via Flex Benefits - immers wat je daar inricht (kopen van uren dat dan op verlof soort spaarverlof terecht komt) is maar 1 bron voor verlof sparen. Wij houden 1 aankoop uren in FB, deze uren kwamen bij ons al binnen op de verlof soort IKB verlof uren. In Self Service maken wij een formulier waarbij de werknemer uren kan overhevelen naar spaarverlof : 1 bovenwettelijke verlof 2  IKB verlof uren 3 overwerkuren (voor werknemers in bijzondere werktijden regeling). 

in bovengemelde releasenotes staat: De bovenwettelijke verlofuren die per 1 januari 2022 worden gekocht kennen als waarde niet langer het salaris per uur zoals in de CAO was opgenomen bij art. 4.4 lid 7. In plaats daarvan geldt de waarde zoals bij verkoop van verlofuren bij einde dienstverband, dus waarschijnlijk salaris, salaristoelagen en IKB. DIT IS ONJUIST er is een verschil tov verkoop verlof uren - bij aankoop zitten salaristoelagen niet in het uurloon. 

[IngeGrob]

Helaas weet ik niet wat er vanuit Visma|Raet wordt gefaciliteerd. Volgende week heb ik een afspraak ingepland met mijn collega's van PD om hierover te praten. Ik kom hier nog bij jullie op terug. 

[IngeGrob]

In ieder geval wil ik jullie verwijzen naar de releasenotes van Gemal over verlofsparen:

https://community.visma.com/t5/Forum-Youforce-Self-Service/Nieuw-in-2022-in-gemeenteland-Verlofspare...

De mogelijkheid voor verlofsparen wordt dan voornamelijk gefaciliteerd door Gemal en Flex Benefits.

[Dassen Claudia]

In de release notes wordt aangegeven hoe de inrichting van de verlofuren dient te gebeuren. 

6 - Verlofsparen

Vanaf 1 januari 2022 kunnen de medewerkers bovenwettelijke vakantie-uren sparen. Ze kunnen zo verlofsparen en dit opgebouwde verlof inzetten voor het doel dat aansluit bij hun situatie.

Als bijzonderheid geldt hierbij:

•  
• Voor de betreffende verlofuren heb je een grondslag aangestuurd (GDI bij Werkgevergegevens > Verlofuren (ver)kopen > Definitie verlofuren > Verlofuren X en dan bij Verlofuren X code uurloon waarde 7= uurloon op basis van grondslag verlofuren). Bij de betreffende grondslag leg je vervolgens de uitvoercodes vast, bijvoorbeeld 01001 salaris, 01007 aanv minloon, uitvoercodes voor salaristoelagen (zoals functioneringstoelage, arbeidsmarkttoelage, waarnemingstoelage etc), uitvoercode 01753 vaste opbouw IKB-1, uitvoercode 01754 vaste opbouw IKB-2, uitvoercode 01755 vaste opbouw IKB-3. 

Echter het heeft zijn beperkingen zie onderstaande. Het advies is te werken met een opslagpercentage.
Communicatie hieromtrent zou nog volgen maar wanneer?

Daarbij nu nog een moeilijkheid.

Volgens het VNG dienen we als component mee te nemen het werkgeversdeel pensioenpremie (OP en NP, VPL niet) . 

Hoe gaan we dat realiseren??

[IngeGrob]

Hi @Dassen Claudia  !

Helaas is dit niet mijn expertise. Kun je mij vertellen waar je dit precies moet uitvoeren zodat de juiste mensen aangehaakt worden op jouw vraag?

Groet, Inge

[Dassen Claudia]

Hoi Inge,

In Gemal

Werkgevergegevens > Verlofuren (ver)kopen > Definitie verlofuren > Verlofuren X en dan bij Verlofuren X code uurloon waarde 7= uurloon op basis van grondslag verlofuren). Bij de betreffende grondslag leg je vervolgens de uitvoercodes vast, bijvoorbeeld 01001 salaris, 01007 aanv minloon, uitvoercodes voor salaristoelagen (zoals functioneringstoelage, arbeidsmarkttoelage, waarnemingstoelage etc), uitvoercode 01753 vaste opbouw IKB-1, uitvoercode 01754 vaste opbouw IKB-2, uitvoercode 01755 vaste opbouw IKB-3. 

Ik heb hier een call van gemaakt, herropend en weer gesloten.

Maar ik heb nog geen communicatie gezien betreffende het niet juist toepassen van het beschreven en te omzeilen met een opslagpercentage. En hoe moet dat dan weer als we rekening moeten houden als component moet worden meengenomen het werkgeversdeel pensioenpremie (OP en NP, VPL niet) (zie hierna onder ii).

Hoe passen andere Gemeente dit toe?

 Zie aanvraag #24459051

Hans Klomp
18 mrt

@Anonymous @Harold Reijnders @Anonymous @Anonymous telefonisch contact gehad en geadviseerd om een grondslag te gebruiken exclusief de uitvoercodes IKB, maar hiervoor in de werkgeversgegevens een opslagpercentage vast te leggen. Tijdens het telefoongesprek ook aangegeven dat ik bij de afdeling productontwikkeling aandacht ga vragen om hier ook publicatie voor op te nemen. @Anonymous een verzoek om nog te bellen voor de aansturing in flex benefits.

Nav bovenstaande melding. Volgt op korte termijn nog publicatie hierover of een makkelijkere oplossing hiervoor?

Gr. Claudia

•  

Claudia Dassen heeft de aanvraag heropend 13 apr

• HK

Hans Klomp

14 apr

@Anonymous dit heeft de aandacht van PD Gemal. Ik zal nog weer eens navragen of hier nog iets over gepubliceert kan gaan worden. Voor nu sluit ik wel weer de aanvraag.

•  

Hans Klomp heeft deze aanvraag afgehandeld 14 apr

[IngeGrob]

@Anonymous @Anonymous 

Kunnen jullie de vraag van de klant beantwoorden? 

@Dassen Claudia  Misschien is het goed hier eens aandacht voor te vragen op de pagina van Gemal: 

https://community.visma.com/t5/Forum-Youforce-Payroll-Gemal/bd-p/nl_ra_payroll_gemal_forum

Dan kan mijn collega je hiermee verder helpen. Zoals je ziet heb ik in ieder geval mijn collega's hierover aangehaakt. Hopelijk komen we snel tot het juiste antwoord. 

[Daniëla Wolterson]

Hallo Inge, Dank voor dit bericht, kun je aangeven waar dit staat in de releasenotes van Gemal, wellicht een linkje naar de juiste plek. groet,

Daniëla Wolterson

[IngeGrob]

Excuus, ik zie dat ik de verkeerde link met jullie heb gedeeld:

https://community.visma.com/t5/Releases-Youforce-Payroll-Gemal/Payroll-Gemal-2022-02/ta-p/471150#toc...

Bovenstaande is de juiste. Onder kopje 6 kunnen jullie alles vinden over verlofsparen.

[Carl Mesker]

Beste Inge,

Dank voor je bericht. De release-note had ik inderdaad gelezengelezen, maar heeft Visma al iets ontwikkeld wat wij kunnen gebruiken? ik denk dat velen hierop wachten

[HeleenMogezomp]

@IngeGrob Ik lees hier dat Raet het verlofsparen via FlexBenefits laat lopen en dat je daar dan een product Verlofsparen selecteert. Medewerker geeft aan hoeveel uur hij wil sparen en dan wordt de verlofrechtmutatie gemaakt op een nieuwe verlofsoort (bijv. Verlofsparen). Hoe wordt dan de afboeking op de bron gedaan? Wordt er ook een verlofrechtmutatie gemaakt op een andere verlofsoort?

In de ReleaseNotes zie ik ook staan dat je de grondslag moet inrichten. Maar je wilt deze verrekening toch helemaal niet zichtbaar hebben op de salarisstrook? Dit is puur een uren verschuiving. Dat deze uren een waarde hebben, waarmee je als werkgever rekening moet houden als toekomstige verplichting staat hier los van.

Hoe kunnen eventuele overwerkuren worden ingezet?

[IngeGrob]

Hi Heleen, 

Excuus dat je al even niets van mij hebt vernomen. Als je vragen hebt over Flex Benefits en Gemal dan is het handig je vraag daar te stellen op het Forum. Daar weet ik te weinig van af en Self Service heeft hier geen invloed op als je ervoor kiest het via die weg in te richten.

[Bart Kok - Gemeente Venlo]

Hoi Ellie,

Wij willen hier ook mee aan de slag. Zo ver ik kan beoordelen heeft Raet hier zelf nog niets voor ontwikkeld en gecommuniceerd op de community. Wij zijn dan ook erg benieuwd wie hiervoor zelf al iets heeft ontwikkeld en of Raet nog met een Self Service formulier gaat komen hiervoor.