Aktör för fakturering

[Björn Nilsson1]

I aktörstabellen finns idag kopplingar till ett kundnummer för leveransadresser (Utleverans till aktörsnummer) och kontaktpersoner (Kontaktperson för). Vi saknar här möjligheten att koppla en faktureringsadress till ett kundnummer på samma sätt.

Typexemplet är en kund som lagt ut faktureringen till en extern skanningstjänst som ska ta emot fakturorna. I dagsläget måste vi lägga in skanningscentralens adress som kundens adress för att fakturorna ska gå rätt, men detta är egentligen inte korrekt då kunden ska läggas upp med sätesadressen.

Förlagsvis läggs ytterligare ett fält "Faktureras till aktörsnummer" till aktörstabellen i framtida version. Vore tacksam för förslag på alternativ lösning eller plan för åtgärd av denna saknade funktion.

[Oliver O´Kane]

Hej,

När det gäller problemlösning vill vi gärna hänvisa till er Visma Business-konsult, eftersom det är Vismas partners som har bäst kunskap kring de enskilda installationerna och tillsammans med varje kund kan finna den bästa lösning. 

Ett förslag på lösning att diskutera med er konsult kan vara att använda aktörskopplingar, man behöver då inte skapa en ny kund utan enbart aktör. Utöver aktörskopplingar behöver man också justera i fakturaformulär för att få rätt adresser. 

För att inte manuellt behöva ändra till rätt formulär, beroende på om kunden har en annan faktureringsadress eller ej kan man lägga upp alla kunder i aktörskopplingar. Man kan då använda samma formulär oberoende om kunden har en avvikande faktureringsadress eller ej. 

Angående e-postadresser har vi ett utvecklingsprojekt hos oss för att kunna koppla e-postadress beroende på dokumenttyp. Vilken version detta kommer i vågar jag inte svara på i nuläget.

Vi på Visma och många av våra kunder använder vår tjänst AutoInvoice för hantering av både utgående och inkommande fakturor. Med tjänsten för utgående fakturor behöver man inte själv välja vilket format faktura skall skickas i, utan tjänsten avgör själv det mest kostnadseffektiva alternativet. I första hand väljer den E-faktura, i andra hand e-post och i sista hand brev. 

Skulle det vara så att mottagaren av er faktura har sagt att denna vill ha sin faktura via mail så används i första hand fältet “AutoInvoice e-mailadress” på aktören, finns inget i detta fält tas då istället den vanliga e-postadressen om så önskas. Skulle det vara så att kunden tar emot fakturor via brev så väljs adressen utifrån ovan föreslaget alternativ om aktörskopplingar. Behöver ni mer detaljinformation/support om hur ni får till detta i er installation hänvisar vi till er partner.

[Oliver O´Kane]

Hej Björn,

Får tacka för ditt engagemang. Jag kan tyvärr inte ge dig ett svar direkt nu, utan behöver undersöka saken vidare. Återkommer med svar här på community så fort jag vet. 

MVH Oliver

[Björn Nilsson1]

Hej,

Jag vill gärna väcka dessa förslag igen. Har utvecklingsavdelningen hunnit svara ännu (15 månader senare) eller finns det kanske en lösning på plats i någon av de nyare versionerna?

/Björn

[Lisa Karlén]

Hej Marcus,

Nej DME löser inte det problemet. Jag angav det som ett separat önskemål och har inte fått svar från Visma hur de ser på att lägga till ett sådant fält. I framtiden vill ju Visma helst att alla fakturor ska skickas elektroniskt, men det ligger nog ganska långt fram i tiden innan alla kunder kommer att kunna göra det. Jag återkommer när jag fått svar från utvecklingsavdelningen. 

/Lisa

[Marcus Persson]

Hej Lisa,

DME löser inte problemet med e-postadressen som används av Visma Business vid utskrift av fakturor till mail. Idag hämtas e-postadressen från fältet "E-postadress" i aktörstabellen hos kunden som ska faktureras. Just fakturorna vill många kunder ska gå till en särskild e-postadress (typ fakturor@foretag.se) istället för den vanliga e-postadressen som ska få orderbekräftelser, följesedlar, reklamutskick etc. Därav behovet av att kunna registrera en e-postadress som endast används till fakturamail.

/Marcus

[Lisa Karlén]

Visma svarar att ärendet är skickat till utvecklingsavdelningen. men att man i första hand hänvisar till att lösa det med DME (data model extension) i och med att DME nu är släppt på bred front från VBPL10. Fortsättning följer..

Lisa/Vismapartner 

[Lisa Karlén]

Hej Björn och Marcus,
Vilken spännande diskussion ni har! Jag har lagt in era förslag om "faktureras aktörsnummer" och "specifikt epost-fält för fakturering" i Vismas ticket list för support och förbättringar som är ett av vårt sätt att påverka Visma Business utveckling. Jag postar här när jag får något svar från Vismas utvecklingsavdelning gällande era förbätringsförslag. 

Lisa/Vismapartner

[Björn Nilsson1]

Helt rätt med epostfältet! Nu hoppas vi att någon med rätt kontakter mot utvecklingen tar tag i detta.

//Björn

[Marcus Persson]

Håller med om att det bästa vore att det fanns adressfält som gällde enbart för fakturan. Det borde även finnas ett särskilt epost-fält för fakturering. Idag måste man fylla i kundernas epost för fakturering i vanliga epostfältet (där man egentligen vill ha en normal kontaktuppgift som används vid alla andra mail till kunden än just fakturorna). 

PS: Använd helst inte triggrar i ordertabellen. Kör med Stored Procedure istället då det är möjligt.

/Marcus

[Björn Nilsson1]

Hej Marcus och tack för ditt förslag.

Vi har funderat på flera olika varianter för att ta oss runt problemet med avsaknad faktureringsaktör. Din lösning är en variant, och en annan vore att skapa en ny aktör som flaggas som faktureringsadress för ett kundnummer via ett av grupperingsfälten i aktörstabellen, och att motsvarande if-sats sedan ersätter normal adress med denna. Din lösning är nog ett bättre förslag än detta, men fortfarande en omväg istället för att problemet blir ordentligt löst. Jag tycker tex att det är centralt att man ska kunna kontrollera och verifiera kunddata (inkl faktureringsadress) i orderprocessen, vilket inte är helt enkelt med ditt förslag. Det går säkert att lösa med en trigger som ersätter faktureringsadressen i ordern om det finns huvudaktör eller annan identifikation, men återigen tycker jag att det är symptombot istället för att gå på grundorsaken på ett problem som många företag bör ha, och som vi gemensamt borde be Visma att åtgärda i en framtida version.

Hälsningar

Björn Nilsson/Entrack AB

[Marcus Persson]

Hej Björn,

Om du inte använder aktörsfältet "Huvudaktör" till nåt annat så skulle du kunna använda det fältet för att på kunden peka ut en annan aktör som du vill att fakturaadressen ska hämtas ifrån. Sen en liten if-sats i fakturaformuläret som gör att adressraderna hämtas från huvudaktören om det är ifyllt på kunden (@Order (Aktör [Faktureras kundnr->Kundnr] (Huvudaktör)) <> '') annars så hämtas fakturaadressen som vanligt. Bifogar en bild som visar hur det skulle kunna se ut i formuläret.

Hälsningar

Marcus Persson/Gjöco AB (fd. Visma Business konsult)

[Björn Nilsson1]

Hej Jonas!

Tack för svaret. Det är dock inte riktigt det jag menar är problemet.

Exemplet du tar upp med PEAB har vi hanterat genom att ha ett kundnummer för PEAB (ett kundnummer per organisationsnummer) och sedan olika aktörer (inte olika kundnummer!) för leverans till de olika kontoren/arbetsplatserna de har runt om i landet.

Ett fiktivt exempel som kanske illustrerar bättre vad jag menar:
Exempel AB ligger på Testgatan 1 i Stockholm och vi skapar därför ett kundnummer 10001 med denna information. Företaget väljer nu att lägga ut hanteringen av inkommande fakturor på en skanningscentral, vilket innebär att fakturorna nu ska skickas till Exempel AB, Fakturagatan 1 i Hackås.
Alt 1. Vi kan naturligtvis skapa ett nytt kundnummer 10002 för Hackåsadressen och lägga detta som "Faktureras kundnummer" på kundnummer 10001, vilket dock leder till att vi har två kundnummer för samma företag, och garanterat kommer att välja fel i orderhanteringen då och då. Detta riskerar också leda till att vi tappar kontrollen över total försäljning på kunden, underhåll av rabattavtal mm. Dessutom blir det fel gällande påminnelser mm, som ju inte ska skickas till skanningscentralen utan till företagets säte.
Alt 2. Vi byter adress på kund 10001 till Hackås istället för Stockholm. Fakturorna går nu rätt och vi slipper dubbla kundnummer, men det blir svårare med uppföljningen per område/distrikt och påminnelser skickas till fel adress.

Det kanske finns fler alternativ än de två ovan, men än så länge har jag inte lyckats hitta någon lösning som inte kräver extra manuella kontroller och "workarounds". Önskemålet är därför att i någon framtida version av Visam Business få till en lösning med "Faktureras till aktörnummer", motsvarande befintliga lösningar med "Levereras till aktörnummer" eller "Kontaktperson för". Är vi ensamma om problemet/behovet så lär det inte bli någon snar lösning, men finns det fler användare av Visma Business som delar vårt problem så ber jag er stödja mitt förslag.

Hälsningar

Björn Nilsson/Entrack AB

[Anonymous]

Hej Björn!

Jag vet inte om jag förstår dig rätt men det finns ett fält som heter Faktureras kundnummer. Du lägger upp upp den aktuella fakturaadressen som en aktör med ett eget kundnummer och anger det kundnummret i fältet Faktureras kundnummer. Precis på samma sätt som du gör med dina leveransadresser fast här har du ett kundnummer istället för aktörnummer. När du sedan skriver ut fakturan till din kund så kommer det på fakturan att stå korrekt fakturamottagare...

Exempel; PEAB har mängder av kontor runt om i landet men alla fakturor ska gå till PEAB i Förslöv. Alla PEABkontor har eget aktör- och kundnummer samt att det i fältet Fakturerars kundnummer står kundnumret för PEAB i Förslöv.

Mvh

Jonas Larsson/Svenska Jalusi AB