Hur kan man söka upp en betalning av en leverantörsbetalning som gått igenom autopay?

[Isabelle Tillborg]

Hej

Jag undrar man gör om man har  visma.net och kör sina leverantörsbetalningar genom Autopay? 

Nu har revisorerna varit här på en löpande granskning inför bokslutet.

De har gett oss 50 leverantörsfakturor som de vill vi ska ta fram en bekräftelse på när  betalningen för varje faktura är gjord.

Informationen jag fått av revisorerna är  Ver.nr,  datum, konto, belopp, verifikationstext på lev.fakturan.  Betalningsdatum, leverantörsfakturans löpnummer samt betalningen löpnummer eller  betalningens buntnummer kan jag se i visma.net. Men inget av dessa tre nummer går att följa eller söka på i Autopay.

Hur  lösa ni detta? Alla företag bör ju hamna i samma situation som jag. 

[Anonymous]

Hej!

I vår bankintegration syns alla leverantörsbetalningar på kontot. Om det är så att revisorerna menar att de vill se när betalningen "skapades" i Autopay så gjorde jag en rapport som du kan ladda upp i Generell förfrågan eller be din konsult som visar när varje betalrad skickades till Autopay. Utöver det vet jag inte vad revisorerna gärna skulle vilja se.

Det gick inte att bifoga rapporten, tydligen, så be din konsult göra en rapport som kombinerar CABatch med CABatchDetail så får du en lista som ser ut såhär.

[Isabelle Tillborg]

Glömde ju fråga i föregående svar om du har möjlighet att ta ett skärmklipp över hur din rapport ser ut. Se bilden, jag hade gärna fått en bild på hur din rapport ser ut så den går att efterlikna

Så kanske jag  själv kan skapa  rapport så den blir samma som din. 

[Isabelle Tillborg]

Tack så mycket!

Det låter som en lösning. Kan jag kunna skapa denna rapporten själv? 

[Isabelle Tillborg]

Hej

 Okej, tack så mycket! menar du att vår konsult ska kunna ladda upp denna i visma.net i Generell förfrågan? 

Men jag kollade på underlaget du skickade med. men förstår inte va det är jag kan se här.

Kan man se på betalraden i autopay när den skickades till autopay men att man även kan se när det återrapporterades som status betald från banken, kan man se detta på samma rad? 

För det är ju inte datumet som när jag skickar betalningen som är aktuellt utan datumet som fakturan faktiskt blev betald. 

Eller är det jag som inte riktigt förstår rätt?

Det gäller ju inte bara revisorerna som vill få en bekräftelse på att fakturan verkligen är betald. Det gäller ju även när vi ansöker om bidrag från Länsstyrelsen, de vill se alla fakturor som ingår i projektets kostnad samt en betalningsbekräftelse på varje faktura där belopp, fakturanummer, leverantörsnamn, samt betaldatum framgår. 

Det kan avse projekt som stäcker sig över flera år och när projektet är klar så tar vi  fram underlag för allt hela ansökan.

Så vi behöver kunna utgå från leverantörsfakturan i visma.net och därifrån ser vi ju t ex leverantörsbetalningens löpnummer, detta löpnummer följer ju faktiskt med till Autopay men det verka ju inte som detta löpnummer går att söka på i Autopay. Går detta inte att få till på ett smidigt sätt? Eftersom  som redan finns med i visma.net samt i Autopay fast att sökfunktion i Autopay inte  går att söka på löpnumret . Se bifogad bild 2 och 3

Jag har försökt visa på bifogad bild: Sök på löpnummer i Autopay, samma löpnummer som i visma.net 

det numret jag har markerat med gult, detta numret måste jag väl på något sätt kunna söka på i Autopay utan att behöva klicka mig in i varje enskild "Ref rad" 

[tilda-hjertberg]

Hej Isabelle, 

Jag ringer dig ang. detta idag. 

Mvh,

Tilda

[Isabelle Tillborg]

Hej 

Det jag söker Tilda är det jag har förklarat i ärendet att jag behöver kunna söka ut och helst på det sättet som jag beskriver det.

[Anonymous]

Hej,

Min uppfattning är att om Du vill visa detaljerna om betalningen inne i AutoPay, så går det inte att söka direkt i AutoPay på betalningsnumret i Visma.net eller fakturanumret. Du behöver betalningsbuntnumret från Visma.net Financials.

1) Man skapar ett betalningsförslag i Visma.net ERP. Då skapas en betalningsbunt med unikt ID. Du hittar denna i vyn Sänd betalfil i Visma.net. Detta bunt-ID i Visma.net Financials, är detsamma som visas i AutoPay. Så här finns kopplingen.

Den förfrågan som Ted nämner, och som kan tas fram i Visma.net, gör att man kan söka på de fakturor/betalningar som revisorerna efterfrågar. Då får man fram buntnumret på respektive av dessa 50 fakturor som gör det möjligt att komma vidare och hitta detaljerna i AutoPay..

2) Sedan går man till AutoPay och söker upp respektive bunt där (samma betalningsbuntnummer). När man öppnar upp bunten ser man respektive fakturas betalningsnummer (samma som i Visma.net Financials). Där kan man öppna upp detaljerna för respektive betalning som efterfrågas och klicka vidare på Visa händelser.

Då visas denna bild:

Hoppas detta är korrekt uppfattat och till någon hjälp!

[Isabelle Tillborg]

Hej

Tack så mycket! 

Ditt första alternativ, jag förstår kopplingen där , men visste jag inte om, men då blir nästa fråga hur kan jag se på leverantörsfakturan vilket buntnummer den ligger med i, i vyn Sänd betalfil?

Kan jag se vilket datum  leverantörsfakturan har skickats iväg och genom detta datum då hitta rätt buntnummer i Sänd betalfil?

Du skriver att om man gör så som Ted beskriver så kan man söka fram fakturor/betalningar för varje enskild faktura. och att man får fram ett buntnummer? Har jag förstått rätt? 

Men vilket buntnummer är det som man får fram då? samma buntnummer som ligger i vyn Sänd betalfil?

Steg 2 som du beskriver , de har jag koll på och detta ser helt korrekt ut. Men det är steget dit som jag inte har lyckats följa utan att sitta och leta mig fram.

Ted skriver att han gjorde en rapport som jag ska kunna ladda upp i Generell förfrågan, kan jag göra detta själv så gör jag gärna. Om jag behöver jag kontakta konsult, är detta ett stort jobb för dom att ladda ner en redan befintlig rapport? För den bör väl vara tillgänglig för alla denna rapport? 

Ett förbättringsförslag som jag hoppas kan bli möjligt är som du beskriver i steg 2, men att man ska kunna exportera all information (som finns med på bilden) om just den leverantörsfakturan  till ett pdf dokument. Se bild😉👍