Vad gäller egentligen kring arkivering av e-fakturor?

[Kristofer_]

När man pratar om PDF-fakturor brukar sägas att man skall spara dem i det formatet man tar emot dem. Inga konstigheter.

Men vad gäller egentligen med e-fakturor? Vad är det man skall spara egentligen?

Fakturaväxlar konverterar ju inkommande fakturor till det formatet man själv vill ha dem i, så det är ju knappast något "ursprungligt dokument" som levereras.

Någon som djupdykt i denna fråga? Hur resonerar Visma kring arkivering i sin standardtjänst för e-fakturor?

[Kristofer_]

Tack för ditt svar Alexandra! Vad innebär identitetssträng? Så vitt jag förstår konverterar Visma ned alla inkommande format till en egen variant av Svefaktura, "Visma XML". Är det denna som kallas identitetssträng?

Vi använder oss både av AutoInvoice/InExchange och en annan VAN-operatör, då vi inte fick tillgång till API från InExchange och därmed var tvugna att styra sådana fakturor som vi själva integrerar mot en annan operatör. 

[Anonymous]

Hej!

Utgående fakturor konverteras till Visma XML, och sedan till Svefaktura. Gällande inkommande e-fakturor kan man kolla igenom xml filen för e-fakturan i AutoInvoice modulen, där kan man till exempel se att många fakturor kommer in enligt STFI standard format, det vill säga Svefaktura. Se exempel nedan på en sådan faktura. 

Identitetssträng är ett unikt ID för just den filen/fakturan. Den skulle kunna vara i filen, eller kanske filnamnet. Det är också lite oklart 🙂 Det är nog bäst att du dubbelkollar med din revisor, eller väntar på svar från Visma eller annan användare för att veta exakt vad som gäller! 

[Anonymous]

Hej! 

Så här förstår jag det: när man använder sig av AutoInvoice kan leverantören skicka fakturor som pappersformat, PDF eller e-faktura.

• Om leverantören skickar en e-faktura, då är det fakturans identitetssträng som är ursprungsformatet och därmed den originalhandlingen som ska sparas. Den kan du alltid hitta i Visma.net/AutoInvoice. 

• Om leverantören skickar en PDF faktura, då tolkas den av skanningscentralen och skickas sedan till Visma.net. PDF filen är originalhandlingen som ska sparas, den finns alltid bifogad i Visma.net. Här är jag lite osäker hur det är med arkivering av mail, det kan kanske vara så att skanningscentralen ansvarar för det. Det inte självklart vad som gäller. 

• Om en pappersfaktura skickas, då skannas, tolkas och överförs den till Visma.net. Fakturabilden syns i Visma.net, men det är pappersfakturan som är originalet, det är då skanningscentralen som ansvarar för arkivering i 3 år. 

I Visma.net/AutoInvoice kan du se i vilket format leverantören har skickat fakturan (tex står det scanned eller e-invoice).