Ändra distributionsmetod för faktura i Autoinvoce

[Kristofer_]

Hej,

Förr, när man hade tillgång till ett InExchangekonto, gick det på kundkortet i InExchange att ändra så att en kund gick ut via brev istället för e-faktura. Vissa kunder finns i e-fakturaregistret, men accepterar bara e-fakturor från kunder som de har specifika avtal med. Därför skall dessa skickas som brev.

Om man konverterat till Peppol finns inget InExchangekonto längre. Så hur ställer man om och tvingar Visma.net att skicka fakturor till en specifik kund som brev numera?

[Kristofer_]

Jag förstår inte vad Visma menar är lösningen? Fakta är att det finns mängder med kunder som enligt e-fakturaregistren tar emot e-faktura - och som autoinvoice skickar efaktura till - som inte vill ha e-faktura och nekar fakturorna. Dessa behöver vi manuellt skicka om.

För att vara väldigt tydlig: Skickar vi inte om dom - får vi inte betalt. Ni kan väl inte på allvar mena att bara för att det i en rapport på nea.nu står att alla borde använda e-faktura - ska vi bara strunta i att skicka om dom?

Med en enkel inställning - som tidigare fanns och ni tog bort - hade detta manuella jobb försvunnit.

[Katrin Engvers]

Hej @Kristian Mårtensson 

Tyvärr måste jag säga att ni inte lyssnar på oss kunder.

När vi nu får enkäter om hur bra ni på visma är så får ni -5 från mig.

Ej bra på att lyssna på kunder.

Är inte lösningsorienterade

Vill inte se till kunders bästa.

Om vi nu är så många som har detta problem så måste ni lyssna på oss och åtgärda detta.

Er utopi finns inte.

Gör som vi önskar istället

1 kryssruta för vilken metod som skall användas och alla är glad och nöjda.,

HUR SVÅRT KAN DET VA

Som jag tror @Kristofer_ @Therese Schiller  och alla andra.

Ta bort orgnummer är inte rätt väg att gå.

Som jag skrev tidigare i inlägget.

Vi kommer istället  inte att använda autoinvoice på sikt utan använda e-post funktionen i visma vilket kommer  ta längre tid men  det kanske det är värt.

SÅ EN SKA TILL 
KUNDEN HAR ALLTID RÄTT

[Niclas_Tafvelin]

Som jag ser det är det efaktura som ska skickas i de flesta fall och undantaget är att vissa hellre önskar epost eller brevpost. En lösning på problemet "kan" vara att skapa en ny plats på kunden som inte innehåller org.nr och/eller inte heller epostadress. Då kommer inte efaktura att skickas. På så vis behöver man inte ta bort org.nr på kunden och båda leveransalternativen finns att tillgå. De kunder som detta gäller, bör ha den nya platsen som standardplats. På fakturan har man annars möjlighet att välja vilken plats som är aktuellt från fall till fall om det nu är en önskan. OBS! Jag har inte testat detta skarpt, men det bör vara en bra lösning på ett stort problem i det här fallet. Fördelen är ju att man kan ha kvar org.numret på kunden. Nackdelen är ju att skapa en ny plats med andra inställningar. Eftersom jag tror att detta är mer ett undantagsfall så bör det inte vara ett stort problem att göra.

[Katrin Engvers]

Kanske en lösning om du har ett fåtal kunder.

Men har du 90% som vill ha e-post och 5 % som vill ha e-faktura  5% som vill ha brev  så är det inte hållbart.

Då kan du säga att av de 90% så har 35% fått e-faktura som de inte vill ha.

Samtidigt har dessa 35%  5 olika leveransplatser skall du då lägga in 10 leveransplatser pga av att du måste ha en för e-faktura och 1 för e-post/brev.

Kryssruta där du bockar i e--faktura är då 1 10 gånger bättre lösning.

Hint kika på  jeeves hur de har lagt upp det . 1 ruta för e-post klart.

Alternativt.

Har kunder GLN-nummer inlagt på sig så blir det e-faktura annars blir det  e-post/brev som skickas.

Kan vara en mycket bättre lösning för de flesta skulle jag tro.

[Kristian Mårtensson]

Tack och bra med all feedback på tjänsten Autoinvoice, som hjälper er att skicka fakturor på bästa och mest effektiva sätt från ert Visma system. Vi gör lookup och skickar fakturan på det bästa sättet som mottagaren har anmält att de vill ta emot fakturan på.
Önskar mottagaren en notifikation om att en faktura kommit in till deras system så kan de ställa in detta i sitt mottagande system. Om en kund vill ha en faktura som en PDF kopia så kan de också ställa in detta i sitt mottagande system. Kunden har aktivt anmält att de vill och kan ta emot e-fakturor och då skickar vi självklart fakturan på detta sätt.

Får Ni att någon mottagare inte accepterar e-fakturor så kan er partner hjälpa till med kopplingen till mottagarens operatör.

Kontakta er partner så ska vi se vad som kan göras för er.

Samma feedback som Ni fått ser man även i rapporten som NEA gjort.

"Det är varken tekniska förutsättningar eller lagstiftning som står i vägen för ökad användning av e-faktura utan snarare invanda rutiner, gamla sanningar och okunskap."

https://www.nea.nu/rapporten-80-e-faktura-2024/

E-faktura är det bästa sättet att få en faktura och det alla företag eftersträvar. 

[Therese Schiller]

Hej Kristian, 

Det är fint i teorin, men funkar inte i praktiken. Vi kan omöjligt lära alla våra tusentals kunder hur det fungerar. Och det leder till massor av merjobb för oss, samt att vi behöver betala för konsulttimmmar för att hitta temporära lösningar som inte ens är bra. Kunde det inte bara finnas en ruta på kundkortet där man kunde bocka ur efaktura som standard? Det skulle underlätta väldigt många kunders dagliga arbete. 

[Kristofer_]

Jag instämmer med @Therese Schiller till 100%

[Katrin Engvers]

Hej @Kristian Mårtensson 

Även vi  har detta problem att kunder finns med i e-fakturaregistret men inte vill ha e-fakturor.

Nu kommer vi lösa detta STORA problem  genom att ta bort autoinvoice poå alla de kunder som  inte skall ha  e-faktura.

Samtliga ´våra fakturor kommer nu enbart gå genom Visma.net e-postsystem.

Vilket då innebär att vi måste schemalägga en massa saker för att komma ifrån detta med att kunder inte vill ha e-faktura torts att de finns med i registret.

Då slipper vi ta bort alla organisationsnummer på kunderna.  ( Det är ju faktiskt så att man itne bara har ett fåtal kunder de flesta företag har nog  flera hundra kunder och skall du då sitta och ta bort alla  org.numemr bara för att  ni inte har gjort detta på ett smidigare sätt för oss kunder så är ju saken  extremt tveksam.

1. TIll alla här inne sluta använda autoinvoice ( om ni får för många  som ej vill ha e-faktura)

2. Nu får Visma ta sitt ansvar och  göra det enkelt för oss användare att de som skall ha e-faktura får en kryssruta där man aktivt  säger ja till  e-faktura. Annars så går de på e-post eller  post till kund. (Så funkade det i vårat förra system Jeeves).

3. Det är detta som  skall styra  hur fakturorna går till kund inte ett dataprogram som bestämmer hur fakturorna skal levereras,

[Kristofer_]

Tack för ditt svar. Varför har ni försämrat detta? Jag vill inte förstöra vårt kundregister genom att ta bort organisationsnumret bara för att kunden ligger upplagda i efakturanätverken fast de inte tar emot efakturor från samtliga leverantörer.

[Kristian Mårtensson]

Ni som avsändare ska inte behöva hålla reda på hur mottagare kan ta emot fakturor.

Har en kund gjort ett aktivt val att de vill ta emot e-fakturor så skickar Autoinvoice fakturan elektroniskt automatiskt till kunden utan att Ni som avsändare behöver göra något.

Detta gör att fakturan kommer fram på mest effektiva sättet, snabbare och säkrare.

[lundstedt]

Vi instämmer med de andra i sin feedback. I teorin är det väl jättebra om det skulle fungera så som Visma tänker, men det gör det absolut inte i praktiken. Det är en utopi...

Det här är några saker som strulat för oss, för att ge en bild av problemet:

• Mottagande bolag har överlåtits till annan part, och ekonom/ekonomisk förvaltare har inte avregistrerat EDI-fakturamottagning. Mycket vanligt inom fastigheter när man har paketerat fastigheten i bolag och köper/säljer fastigheter. Byter ägare ofta och ekonomisystemen hänger inte alltid med. Fakturorna kommer fel, eller inte fram alls. Org.nr/momsreg.nr är då detsamma före och efter bolagsöverlåtelsen men fakturan hamnar fel.
• Fakturamottagaren har nekat oss att skicka EDI. Visma försöker då skicka EDI i alla fall. Vi får error och måste handlägga detta genom att övervaka vad som skickats och inte.
• Det finns ett begränsat antal fält på EDI-fakturorna. I PDF har vi fler möjligheter att styra hur det ser ut och vilken information som framgår till kund. Så på PDF kan vi kontrollera att det blir som kunden vill ha fakturan på fler sätt. Därför vill vi ibland skicka PDF trots att EDI är möjlig.
• Har hittills inte stött på en enda kund som vet hur de "väljer" mottagningssätt. Har aldrig fungerat att förklara hur/att det går att styra detta från kundens sida! Så i slutändan måste vi ändå gå in och styra detta på något sätt... Kund säger att de hellre tar PDF-faktura, men de är registrerade för EDI. Då går det inte att styra på ett bra sätt.
• Föreslagen lösning är mycket dålig i fallet med omvänd skattskyldighet. Vid omvänd skattskyldighet måste momsreg.nr framgå av fakturan och kan således inte tas bort.

Resultatet är att vår kundreskontrapersonal inte förstår någonting alls av varför fakturan har skickats med respektive metod. Spenderar mycket tid med att försöka förklara och rätta saker, men det är svårt att förklara varför det här är logiskt...

[TildaSvensson]

Hej Kristian, 

Vi upplever samma problem och har också en flertalet kunder som önskar ta emot faktura på annat sätt än e-faktura (även om dom finns upplagda för att kunna ta emot e-faktura). T.ex. kunder som önskar få fakturan som pdf istället. Enda sättet är att ta bort momsregistrerings-/organisations-nummer på alla dessa kunder vilket känns som en orimlig lösning på detta. 

Det mest snabba, effektiva och säkraste sättet är rimligtvis att vi levererar fakturan på det sätt kunden önskar och vill ta emot den.

Att vi behöver lägga tid på ärenden när kunder nekar varje gång vi skickar en faktura som e-faktura till dom - Känns varken snabbt, effektivt eller säkert. Inte för oss eller för kund.

Vi borde kunna ställa in i Visma.net hur en kunds fakturor ska gå iväg - om det är så att dom önskar att fakturorna levereras som pdf eller brev - och ändå ha organisationsnummer kvar på kunden. 

[Kristofer_]

Som jag redan sagt, det finns mängder av företag som finns upplagda i e-fakturaregistret, och som Autoinvoice därmed skickar e-fakturor till, som är mycket selektiva med vilka avsändare de godkänner e-fakturor från. Dessa företag nekar fakturorna, och vi måste skicka om dem med papper. Om vi inte gör det, så kommer vi inte få betalt. Att sitta och skicka om fakturor manuellt tar bara massa tid i anspråk. Varför kan man inte få ställa in på kunden vilket leveranssätt man önskar?

Därför, som jag skrev, behöver vi kunna ställa in att vissa kundnummer skall gå på papper, fast de finns i e-fakturaregistret. Att man ska ta bort organisationsnummer i kundregistret för att göra detta är en riktigt dålig lösning. Ni hade denna funktionaliteten via InExchange-portalen innan och tog sedan bort den.

[Therese Schiller]

Vi har samma problem och har varit i kontakt med vår support sedan i juni gällande detta problem, men de återkommer inte med något svar på hur vi kan lösa detta. Det är verkligen inte hållbart att man inte ska kunna bestämma hur fakturan ska gå iväg. 

[Kristian Mårtensson]

Hej @Kristofer_ !

Autoinvoice gör lookup och skickar fakturan på bästa sätt till mottagaren enligt:

• Internt inom Visma nätverket
• Peppol nätverket
• Operatörsnätverket (Inexchange/Samtrafik)
• Internetbank B2C/B2B (Compello)
• Kivra B2C/B2B
• E-post
• Brev

Vill man tvinga en faktura att gå som Brev så kan man ta bort org.nr och e-post på kunden i Visma.net ERP