Dubbele declaraties sinds inrichting CO2-registratie

[Bart Steenbeek]

Goedemorgen @Esra Sönmez,

Sinds de implementatie van de CO2-registratie (juli '24) in de declaratieprocessen voor woon-werkverkeer en thuiswerken, is er een ongewenste situatie ontstaan waarin medewerkers meerdere keren een declaratie kunnen indienen voor dezelfde periode. Waar deze declaraties voorheen als periode-elementen functioneerden—waardoor een nieuwe declaratie de oude overschreef—zijn het nu dagelementen geworden. Dit heeft tot gevolg dat er momenteel geen ingebouwde controlemechanismen zijn om dubbele declaraties te blokkeren.

Uit onze analyse blijkt dat dit probleem zich in significante mate voordoet. Medewerkers kunnen hun declaraties zowel via de app als via de reguliere login indienen, wat het risico op dubbele invoer verder vergroot. Dit heeft geleid tot tientallen dubbele declaraties per maand, met financiële gevolgen van aanzienlijke omvang. Dit probleem was bij de inrichting van het systeem niet voorzien en is een belangrijk aandachtspunt voor zowel onze klanten als Visma zelf, aangezien wij eveneens als eindgebruiker van dit type workflow worden geraakt.

Wij willen dit probleem graag onder de aandacht brengen, omdat het niet alleen administratieve lasten met zich meebrengt, maar ook financiële risico’s voor onze klanten en voor Visma als organisatie. We zien graag een oplossing of een mogelijke workaround tegemoet, zodat ongewenste dubbele declaraties kunnen worden voorkomen.

Groet,

Bart Steenbeek

Stater N.V.

[MandyBottelberghs]

Dit is bij ons inderdaad ook al voorgekomen. Gekke is dat wanneer de declaratie wordt ingediend via de app, zit er wel een check op dat het niet dubbel gaat. Maar via de site dus niet. Ook wij zouden dit graag opgelost zien, want wij zijn nu extra tijd kwijt aan het controleren of dingen niet dubbel gaan.

Daarnaast vind ik het vervelend dat er geen totalen meer getoond worden wanneer je een declaratie inkijkt.

Nu moet je handmatig de dagen tellen om te weten hoeveel dagen er aan thuiswerkvergoeding en hoeveel kantoordagen er zijn geweest. Oftewel foutgevoelig en lastiger te controleren

[Jeroen de Groot]

Beste @Bart Steenbeek , ik hoop dat je hiervoor ook een ticket hebt ingediend want dit gedrag vanuit de app is zeker niet de bedoeling. Inmiddels hebben we eerder deze week versie 9 van zowel Android als iOS gepubliceerd waarin het euvel technisch verholpen is. Zodra een gebruiker de gewerkte dagen indient, zetten we vanuit de app de maand op slot totdat wij feedback krijgen vanuit self service dat de maand is goedgekeurd of verwijderd (opnieuw open gezet voor de gebruiker om aanpassingen te maken). Hiermee voorkomen we dat een maand twee maal wordt ingediend omdat de app 'denkt' dat de maand nog niet verwerkt is.