Release 2025-06 - Verlofaanvragen automatisch aanpassen bij roosterwijzigingen

[Patrick Kersbergen Youserve]

Wanneer iemand van rooster wisselt per een bepaalde datum dan wordt het verlof wat gepland staat niet automatisch aangepast in het system. Ook hierdoor ontstaan er onjuiste saldo's en moet dit iedere keer handmatig aangepast worden, niet handig.

Het zou fijn zijn al het verlof automatisch herberekend zodra er een roosterwijziging plaatsvindt.

[Nathalie Scheidt]

Je wens heeft de status "Gerealiseerd" gekregen. Tot ons genoegen kunnen we mededelen dat de gewenste functionaliteit reeds gereleased is. De realisatie is onderdeel van Release 2024-07 (29-06-2024).

[Miles Nuis]

Hi @Nathalie Scheidt ,

De verlofaanvragen worden bij een roosterwijziging volgens de release notes enkel gewijzigd als er op die dag minder uren zijn.

Gaan jullie, naar aanleiding van dit idee, ook nog zorgen dat het bij meer uren wordt her-berekend?

In de praktijk zal het dan nu alleen automatisch goed gaan van fulltime -> parttime. Roosterwijzigingen van parttime -> parttime zouden dan nog steeds controle en correctie behoeven in het verlof.

[Nathalie Scheidt]

Je wens heeft opnieuw de status "Gerealiseerd" gekregen. Tot ons genoegen kunnen we mededelen dat de gewenste functionaliteit reeds gereleased is. De realisatie is onderdeel van Release 2025-06 (31-05-2025)

Opgenomen verlof wordt aangepast na wijziging van het werkpatroon (Core)

Op dit moment moet het bestaande verlof worden ingetrokken en opnieuw worden ingediend wanneer het werkpatroon van een medewerker wijzigt, om zo het verlofsaldo correct bij te werken op basis van het nieuwe werkpatroon. Met deze release wordt het mogelijk om verlofaanvragen vanaf het jaar 2025 automatisch aan te passen bij een wijziging in het werkpatroon.

Instellingen - algemeen - HR Stuurgegevens

Er is een nieuw veld toegevoegd op bedrijfsniveau: 'Roosterwijzigingen doorvoeren bij alle verlofaanvragen'. Standaard staat dit veld op 'Nee' voor alle bedrijven. Neem de volgende randvoorwaarden grondig door voordat je dit veld omzet naar 'Ja'.

Gebruik van een werkpatroon is essentieel: Het systeem berekent het nieuwe rooster op basis van het werkpatroon om verlofaanvragen aan te passen. Als niet alle medewerkers een werkpatroon hebben, adviseren wij deze functionaliteit niet in te schakelen. Zonder werkpatroon worden weekuren door vijf gedeeld en gelijkmatig over de dagen verspreid.

Handmatige invoer van verlofuren: Als verlofuren handmatig zijn ingevoerd bij een aanvraag (en dus niet vanuit het werkpatroon), worden deze enkel aangepast als ze hoger zijn dan de uren van het nieuwe werkrooster. Bij lagere uren vindt geen aanpassing plaats.

Uit dienst: Alle lopende verlofaanvragen worden automatisch aangepast. Verlofaanvragen die eindigen na de uitdiensttredingsdatum worden verkort tot deze datum. Verlofaanvragen met een startdatum na de uitdiensttredingsdatum worden volledig verwijderd. 

Medewerker > Verlof > Opgenomen verlof 

Om na te gaan of verlofuren handmatig zijn ingevoerd, is er extra functionaliteit toegevoegd aan de pagina 'Opgenomen Verlof'. Verlofuren die handmatig zijn ingevoerd, worden met een oranje kleur weergegeven.

Medewerker > Contract > Dienstverband 

Selecteer bij een medewerker op de juiste peildatum het nieuwe werkpatroon. Zorg ervoor dat de totale uren per week in het werkpatroon overeenkomen met de uren per week op de peildatum in het arbeidscontract.

Achtergrondproces

Na een roosterwijziging wordt er een achtergrondproces gestart dat de verlofaanvragen opnieuw berekent op basis van het nieuwe werkpatroon. Dit proces kan enige tijd duren.