Verlofaanvragen komend jaar afboeken obv verlofsaldo ipv op prioriteit

[PaulvanAchteren]

Goedemiddag,

Medio 2024 hebbe wij de mogelijkheid voor onze medewerkers open gesteld om verlofaanvragen voor 2025 reeds in te kunnen dienen.
Voorheen deden we dit pas na de verlof jaarovergang en kon men pas rond de 10e van januari verlofaanvragen voor het nieuwe jaar indienen.
Dit is niet langer houdbaar. Verlofaanvragen dienen tijdig en vooraf ingediend te (kunnen) worden.

Een aantal jaren geleden hadden we het nieuwe verlofjaar ook al eens eerder open gesteld, maar dat ging toen uiteindelijk niet goed met de afboekingen in het nieuwe jaar, welke reeds voordat het verlofjaar open werd gesteld waren ingediend.

In onze verlofregeling hadden wij een prioritering in de verlofsoorten en ik dacht dat dit hiermee te maken had. Wij hebben de prioritering er dan ook afgehaald, want in feite is alleen de vervaldatum van belang. Alles heeft nu eenzelfde prioritering (99).

Nu blijkt echter wederom dat ook nu de verlofaanvragen welke reeds in 2024 voor 2025 zijn gedaan niet op de juiste wijze worden afgeboekt:
- Aanvragen worden van het verkeerde potje afgeboekt;
- In sommige gevallen wordt er meer afgeboekt van een verlofpotje dan het saldo wat er in dat potje is, terwijl er wel nog verlofsaldi in andere potjes zitten.

Bovenstaande kan niet de bedoeling zijn en willen wij voor 2026 en komende jaren voorkomen. Wel is het noodzakelijk dat wij medio jaar X de mogelijkheid voor het aanvragen van verlof voor jaar Y open zetten.

De vraag is dan ook. Wat dienen wij te doen, zodat de afboeking wel op de juiste wijze zal plaatsvinden?

Vanuit Visma heb ik het volgende terug gekregen:

"Als je gaat boeken in een toekomstig jaar kijkt het systeem juist naar de prioritering dit is dan ook de oorzaak dat de afboekingen fout gaan. In toekomst mutaties kijkt het systeem alleen naar prioriteit en die zijn voor alle verlofsoorten gelijk. Het systeem kijkt in de toekomst niet naar vervaldata."

Er dient naar mijn mening een aanpassing hierop te komen. Er dient altijd te worden gekeken naar de vervaldatum. Voor ons is een prioritering in verlofsoorten niet van belang, alleen de vervaldatum is leidend.

Als je het hebt over de vervaldata van het toekomstig verlof dan zou het systeem dit kunnen weten alleen is de werking nu niet zo daarom is het van belang dat je de prioriteit aangeeft"

Vanuit Visma is ook de volgende opmerking gemaakt hierover:  "Als je het hebt over de vervaldata van het toekomstig verlof dan zou het systeem dit kunnen weten, alleen is de werking nu niet zo". 

Aangeven dat de werking nu niet zo is, volstaat niet naar mijn mening. Visma is als leverancier verantwoordelijk voor het leveren van een goedwerkend systeem. Dit is nu niet het geval en zou m.i. aangepast dienen te worden, aangezien je als leverancier richting je klanten wilt garanderen dat het systeem op de juiste wijze werkt. Zoals het systeem nu werkt, wordt er van verkeerde potjes afgeboekt, wat weer als consequentie kan hebben dat er uren bij medewerkers onterecht vervallen. Het lijkt mij dat je hier als verantwoordelijke (leverancier) van de applicatie niet verantwoordelijk voor wilt zijn. 

Ik zou graag zien dat de applicatie hierop wordt aangepast en ook voor verlofboekingen in toekomstig jaar kijkt naar vervaldata.