Autorisatie gebruikers op basis van instelling waar de medewerker in dienst is.

[asmit]

Binnen onze organisatie hebben wij te maken met verschillende instellingen waar medewerkers in dienst zijn. 

Wij maken maken gebruik van de module Gewerkte dagen. Alleen hebben wij er nu voor gekozen dat alleen de medewerkers die op ons hoofdkantoor werken hiervan gebruik kunnen maken. Deze medewerkers zitten allen op 1 en dezelfde instelling.

Nu is het alleen mogelijk om alle medewerkers autorisatie te geven voor deze module of handmatig geselecteerde medewerkers. 

Dit is voor ons zeer onderhoudsgevoelig. Wij hebben dan ook de wens dat het mogelijk is om medewerkers autorisatie te geven op basis van de instelling waar ze werken.

[Lieke Sterk Huis]

ik zou graag zien dat dit per OE of zelfs op basis van functie toegang gegeven wordt, zodat iedere nieuwe medewerker meteen in de Youforce App toegang heeft.

Op dit moment kunnen er maar 50 specifieke gebruikers aangemeld worden, waardoor ik ook ontzettende veel autorisatiegroepen nu heb. Dit kost veel werk.

[Bastiaan Friederichs]

@Luuk_K kun jij de inhoud van de volgende stap binnen Autorisatie beheer (a.k.a. Policy Management) delen?

Ik denk dat dit de vraag van @Lieke Sterk Huis beantwoord en @asmit de kans geeft om ook te kijken of dit voor hen voldoet

[Jan_Laurijsen]

Naast autoriseren op instelling en OE is het ook wenselijk om te kunnen autoriseren op arbeidsrelatie (vast dienstverband, tijdelijk dienstverband, inhuur, stagiaire etc...)

[Luuk_K]

Korte update over de vervolgstappen binnen Autorisatie beheer.

Binnen autorisatie beheer zijn we op dit moment bezig met twee grote dingen, het aansluiten van de (alle) andere Youforce modules op autorisatie beheer en het toevoegen van de organisatie eenheid als selectiecriterium om naast de rol rechten op toe te kunnen passen. 
Dit tweede zal er voor zorgen dat gebruikers die onderdeel uitmaken van een organisatie eenheid bepaalde rechten krijgen. Het selecteren van de organisatie eenheid is eventueel te combineren met de rol ook. 
Het selecteren van meerdere organisatie eenheden zal eenvoudig mogelijk zijn, zodat het makkelijk is om een bepaalde "tak" van de structuur te selecteren. Maar het automatisch up to date houden van een bepaald gedeelte van de organisatiestructuur zal in eerste instantie nog niet mogelijk zijn. Puur het eenvoudig selecteren van een of meerdere eenheden. Verwachting is dat we deze functionaliteit deze maand gaan opleveren. 

Dit automatisch up to date houden is een van de zaken die we zeker later willen gaan oplossen, net als het kijken naar andere selectiecriteria, waar arbeidsrelatie, CEA / Instellingsnummer en of functie zeker veelgehoord en bekeken gaan worden.

Geeft dit genoeg antwoord op de vragen? @asmit @Lieke Sterk Huis 

[Jan_Laurijsen]

Het automatisch up to date houden wordt toch door de koppeling met beaufort geregeld neem ik aan. 

[Luuk_K]

@Jan_Laurijsen De organisatie wijzigingen vanuit Beaufort komen uiteraard door in Autorisatie beheer. Dus als gebruikers worden toegevoegd aan een organisatorische eenheid, dat gaat allemaal vanzelf. 

Echter veelgevraagd is ook of het mogelijk is om in een keer een volledig stuk van de organisatiestructuur rechten toe te kennen:
Bijvoorbeeld:
Stel ergens bovenin de structuur bestaat de organisatie eenheid "A", de wens is dan om alle onderliggende eenheden van afdeling "A" automatisch een policy te geven en dat dan alle wijzigingen in de organisatieeenheden daaronder automatisch door te voeren. Bijvoorbeeld als er een nieuwe eenheid onder "A" wordt toegevoegd, dat die automatisch ook bij die policy hoort. Dit is nog niet mogelijk in de eerste versie. 

[Lieke Sterk Huis]

@Jan_Laurijsen en @Luuk_K, wij hebben twee organisaties(CEA-nummers) en willen per organisatie de autorisaties beheren. Dus heel fijn dat dit straks kan. 

[Jan_Laurijsen]

@Luuk_K Hopelijk wordt de wens is om alle onderliggende eenheden van afdeling "A" uit de organisatieboom automatisch een policy te geven snel gerealiseerd. Wij hebben n.l. een nogal uitgebreide organisatie boom met 6 niveau's. En inderdaad zoals @Lieke Sterk Huis schetst hebben wij 3 CEA nummers dus autorisatie op CEA nummer zou ook wenselijk zijn.

[Remco te Ronde]

Hoi @Jan_Laurijsen , @Lieke Sterk Huis en @asmit ,

Het goede nieuws is dat onze collega's van 'autorisatie beheer' (vaak ook bekend als Policy Management) inmiddels een verbetering hebben gerealiseerd. Meer hierover is te vinden via: Medewerkers autoriseren op basis van organisatorische eenheid.

Dit betekent dat de originele wens zoals gemeld door @asmit de status 'gerealiseerd' krijgt.

Tevens lezen we o.a. vanuit @Jan_Laurijsen de vraag om nog een verdere verdieping aan te brengen op o.a. arbeidsrelatie. Dit is een breder item. Voor zowel 'ziekte' als 'declaraties' verwachten we een zogenaamde 'verbijzondering op arbeidsrelatie' te gaan realiseren. Twee simpele voorbeelden:

• Een manager moet in het scherm 'ziekmelden' niet een medewerker met arbeidsrelatie 'uitzendkracht' meer zien
• Een stagiaire mag géén dienstreis declareren. Via 'verbijzondering' ziet hij/zij alleen de catogorie 'extra reis woon-werk' en 'reis vanwege studie'

De voortgang hiervan en meer informatie vind je via Ziek- en herstelmelden uitsluiten voor specifieke arbeidsrelaties

We verwachten hiermee meer flexibiliteit toe te voegen. Mochten er ondanks deze 2 verbeteringen nog verdere verbeteringen gewenst zijn in het nieuwe 'autorisatie beheer' (vaak ook bekend als Policy Management) maak dan een specifiek idee hiervoor aan onder het ideeën portaal van het Youforce portaal. Want in dat geval is het een gewenste verbetering voor alle onderdelen die gebruik maken of gaan maken van autorisatie beheer/policy management. En niet specifiek alleen voor de Youforce app.

[Jan_Laurijsen]

Beste @Remco te Ronde 

Ik heb in juni 2021 al een idee ingediend om het autoriseren in het Youforce Portaal uit te breiden met de mogelijkheid op arbeidsrelatie. Dit idee staat geregistreerd onder nr YOU-I-197

[Remco te Ronde]

Hoi @Jan_Laurijsen ,

Dat is helemaal top. Er lopen inderdaad al onderzoeken naar het nieuwe  'autorisatie beheer' (vaak ook bekend als Policy Management) en het huidige 'toegangsbeheer' en 'groepsgewijs autoriseren'. Vanuit die analyse verwacht ik zeker dat mijn collega's een reactie zullen gaan geven op het eerder door jou aangemaakte idee.

[Jan_Laurijsen]

Hoi @Remco te Ronde 

Op mijn ingediende idee heb ik al meer dan een jaar nog geen enkele reactie gehad. Wel jammer dat het allemaal zo lang duurt.

[Remco te Ronde]

Hoi @Jan_Laurijsen,

Inderdaad dat heb ik gezien. Weet dat alle betrokken collega's van Visma|Raet inderdaad bezig zijn met de zogenaamde Youforce clean up ideeën en daarna de ambitie is om het onderdeel te laten zijn van de 'dagelijkse praktijk’. Dus je idee zal een antwoord krijgen.

Persoonlijke note: met een aantal collega's helpen we reeds bij het opschonen van de Self Service ideeën. Daaruit heb ik ervaren dat het geven van een helder & juist antwoord soms veel tijd kost. Maar we doen onze uiterste best om ze allemaal zorgvuldig te beantwoorden. Dus het kan nog even duren voordat je het beloofde antwoord krijg.