Koppeling bijlage onkostendeclaratie VOG naar personeelsdossier

[Linda_FB_WMD]

Hoi, ik ben de onkostendeclaraties in de app aan het inrichten. Nu loop ik tegen de declaratie van de VOG aan. Hier moeten 2 bijlages bij (dat is in de app niet mogelijk, hier staat al een idee voor aangemaakt zie ik); de VOG zelf en het betalingsbewijs. De VOG moet in het personeelsdossier worden bewaard, het betaalbewijs niet. In Selfservice hebben we het op die manier ingericht, maar voor de app lukt mij dat niet. Dat is wel heel erg jammer omdat dit dan de enige onkostendeclaratie is die via Selfservice zou moeten blijven lopen en dat is erg verwarrend voor de gebruiker. Het zou erg fijn zijn als een 2e bijlage bij de declaratie kan worden toegevoegd, die automatisch naar het personeelsdossier kan worden gestuurd. 

[Remco te Ronde]

Beste @Linda_FB_WMD , @Ellie van der Heide, @Inez Viallé , @HMogezomp1 , @Bart Kok - Gemeente Venlo , @Lieke Sterk Huis en @Madelon van Amersfoort,

Bedankt voor het aanmaken en stemmen op dit idee. Graag ga ik met jullie samen onderzoeken of we een oplossing kunnen vinden. Want het idee is sympathiek, maar kent ook veel uitdagingen. Daarnaast is het idee aangemaakt voor de VOG. Maar we kennen vergelijkbare processen voor de BIG, SKJ en V&VN verklaringen. Daarom zou ik jullie willen vragen om toelichting te geven op de volgende vragen:

• In de Youforce app, maar ook in Self Service, werk je met een foto kopie van de originele VOG. Er zijn diverse organisaties die dit niet toestaan, omdat je bij een kopie niet kunt controleren op de echtheidskenmerken VOG. Hoe gaan jullie hier mee om?
• Is alleen het opslaan van het document in Personeelsdossier voldoende? Of vul je nog aanvullende velden in Personeelsdossier zoals 'ingangsdatum', 'geldig tot' en/of 'Aangepaste verwijderingsdatum'?
• Gebruik je in het huidige proces wellicht eigen rubrieken die je exporteert naar HR Core Beaufort? Denk aan een datum als 'vervaldatum VOG', 'afgifte datum VOG' of 'nummer VOG'? En mocht je die registeren, waarvoor gebruik je deze gegevens? Bijvoorbeeld voor actieve signaleringen of rapportages?

Mocht het antwoorden in dit idee lastig zijn, mail mij ook gerust op remco.te.ronde@visma.com. Dan plannen we een online overleg om dit onderwerp te verdiepen.

De status van het idee blijft voorlopig 'nieuw' omdat we op zoek zijn naar diverse input van verschillende organisaties op dit onderwerp.

[Madelon van Amersfoort]

@Remco te Ronde 

1. Voor onze organisatie is een foto kopie voldoende, wij verwachten van onze medewerkers dat zij het origineel zelf goed bewaren, mocht deze toch ergens voor nodig zijn dan moet een medewerker deze kunnen overleggen.

2. Nee alleen export naar het dossier zou voor ons voldoende zijn.

3. Wij hebben ook aanvullende 'eigen' velden die naar Beaufort moeten. In het geval van de VOG betreft dit een ingangsdatum. Maar bij andere registraties kunnen dit ook meerdere velden zijn.

We hebben rapportages met deze eigen velden en we hebben ook actieve signaleringen die hierop worden afgeroepen

Met vriendelijke groet,

Madelon van Amersfoort 

GGNet

[Remco te Ronde]

Hoi @Madelon van Amersfoort ,

Bedankt voor de toelichting. Stel vanuit de Youforce app kunnen we de VOG --> versturen aan het Personeelsdossier. Welke werkwijze zie je dan voor je voor het vullen van de  'eigen' velden die naar Beaufort moeten? Dat de Personeelsadministratie die handmatig invoert in Beaufort? Of zou je in de meest ideale situatie ook willen dat de 'eigen' velden ook direct vanuit de Youforce app worden gevuld?

[Marcel Bouman]

@Remco te Ronde Ik haak graag even op dit idee aan. In onze werkwijze is het exporteren van een document naar PDOL voor dit onderwerp op dit moment nog niet relevant omdat wij het originele document/verklaring willen toetsen, maar dat kan het zeker in de toekomst wel gaan worden (ook voor andere declaraties en/of processen).

Bij het declareren van een VOG, BIG of SKJ verklaring leggen wij ook aanvullende gegevens vast in (eigen) rubrieken in Beaufort. Denk hierbij aan ingangs- en einddatum, data tbv rappellering/signalering, beroepsgroep, registratienummer en dergelijke. Als deze gegevens vanuit de declaratie in de app zouden kunnen worden geëxporteerd naar Beaufort zou ons dat enorm helpen, omdat we dan deze declaraties ook in de app kunnen gaan aanbieden (zitten nu nog om deze reden in Self Service).

[Madelon van Amersfoort]

@Remco te Ronde 

Bij onze organisatie hebben nog maar een drietal professionals mutatierechten in Beaufort (namelijk de salarisadministratie en applicatiebeheer) en dat zouden we liever ook niet veranderen. We hebben het streven dat alle mutaties uit Youforce komen. Dus onze voorkeur gaat dan ook echt uit naar de meest ideale situatie waarmee de 'eigen' velden direct vanuit de Youforce app worden gevuld.

[Linda_FB_WMD]

@Remco te Ronde bedankt voor je reactie! Wat betreft je vragen:

1. wij accepteren in deze workflow een foto kopie

2. Nee, alleen export naar het personeelsdossier is voldoende

3. Nee, we hebben hier geen eigen rubrieken aan gekoppeld

[Ellie van der Heide]

@Remco te Ronde 

Ik gaf dit idee niet vanwege de VOG casus, maar omdat ik hierin een oplossing zag voor de beeldschermbril waarbij naast de factuur ook een verklaring van de opticien moet worden toegevoegd bij de declaratie. 

Daarbij ontstaat dan gelijk de volgende wens dat je in de app of omschrijving een link kan toevoegen naar de verklaring die wij willen ontvangen. 

Wij hebben andere processen omtrent de VOG, dus of wij tav deze casus / of overige declaraties wensen hebben vraag ik na bij Gea. @Gea Bussink-Veerbeek ?

[Lieke Sterk Huis]

@Remco te Ronde, in een ander idee Meerdere bijlagen mogelijk bij declaraties - Visma Community had ik al het volgende aangegeven:  wij willen ook graag meerdere bijlagen kunnen toevoegen aan declaraties. Hierbij gaat het om beroepsregistratie(SKJ/BIG) en studiekosten waarin het belangrijk is om zowel de factuur en het betalingsbewijs toe te laten voegen. Bij beroepsregistratie SKJ vragen wij ook om een kopie van het pasje, dus dan gaat het zelfs om 3 bijlagen. 

En zoals @Marcel Bouman aangeeft hebben wij ook eigen rubrieken m.b.t. SKJ, BIG en studiekosten waarvan we data willen noteren in Beaufort om rapporten te kunnen draaien. Voor de VOG is voor ons een betalingsbewijs voldoende om toe te voegen, maar wel dat deze flow nog ter controle bij P&O komt. De originele VOG wordt bij ons ingeleverd en met een paraaf scannen wij deze in. Het zou fijn zijn als we in deze flow ook de datum afgifte VOG kunnen toevoegen, die door P&O wordt ingevuld of bij de invoer in de App. 

Een aantal bijlagen horen naar het dossier te gaan, maar lang niet allemaal.

[Gea Bussink-Veerbeek]

@Remco te Ronde , @Ellie van der Heide 

1. VOG wordt fysiek gecontroleerd, P&O-Servicedesk maakt zelf een kopie. Dit hoeft niet via de app

2. Als we in PDOL kunnen opslaan met eigen omschrijving, ingangsdatum, opdrachtgever, bewaartermijn maak je ons helemaal blij. Dat is een grote wens die in Self Service nog steeds niet is gerealiseerd. Voor de VOG niet relevant, maar wel voor de verklaring van de opticiën bij de beeldschermbril.

3. Vanuit de declaraties hebben we geen eigen rubrieken die naar Beaufort gaan

[Remco te Ronde]

Bedankt allen voor de aanvullende informatie. Op basis van de reacties tot nu toe zien we verschillende werkwijzen voor dit proces. Een goed werkend proces zou bestaan uit de volgende onderdelen:

• Een variable mutatie naar Gemal voor de uitbetaling van de kosten voor de VOG
• Exporteren van één of meerdere stam rubrieken naar HR Core Beaufort
• Uploaden van de bijlage in het Personeelsdossier

In de huidige situatie is een Self Service workflow hiervoor het meest geschikt. Met de introductie van Mijn Youforce zal dit voor een medewerker simpeler worden. Vanaf Mijn Youforce zal een medewerker zoeken op 'declarareren VOG' en hij/zij zal uitkomen op de Self Service workflow. Terwijl bij het zoeken op 'reiskosten declaratie' hij/zij uitkomt op het declaratie scherm van de Youforce app.

De Youforce app focust zich nu vooral op de meest voorkomende reiskosten & onkosten declaraties. Een VOG-declaratie (en ook BIG, SKJ) zal veelal slechts één keer (of enkele keren) per dienstverband voorkomen. Maar het blijft een sympathiek idee, omdat de Youforce app toegang heeft tot de camera van de smartphone en daarmee je eenvoudig direct een foto kunt maken van de VOG. We zullen op de achtergrond blijven nadenken of we een generieke oplossing kunnen realiseren voor zaken als VOG, BIG, SKJ. Maar op dit moment is een Self Service workflow het best mogelijke alternatief.

[Remco te Ronde]

Update februari 2023

Afgelopen week hebben we samen met 3 zorg organisaties dit proces dieper geanalyseerd.

Uit dit onderzoek komt vergelijkbare input als in de antwoorden op de Community. Vaak heeft iedere organisatie een eigen uniek maatwerk workflow in Self Service. Maar inhoudelijk zijn er veel overeenkomsten. Veelal gaat het om een bijlage, datum en bedrag.

De aankomende maanden gaan we dit idee verder onderzoeken. 

Het team wat zich binnen de Youforce app bezig houdt met "profiel" gaat eerst de basale functionaliteiten in het profiel van de Youforce app uitbreiden. 

We zullen zorgen dat we in het 2e kwartaal van dit jaar een definitieve update over de haalbaarheid van dit idee zullen geven.

[Remco te Ronde]

Update mei 2023

Op basis van de input van de 3 zorg-organisaties hebben we besloten om een volgende stap te nemen in dit idee. We gaan een zogenaamde werkende 'proof-of-concept' bouwen. 

Concreet betekent dit dat we in de week van 3 juli een prototype gaan bouwen die als volgt werkt:

• In de Youforce app kan je een proces opstarten met een naam zoals 'Uploaden en declareren VOG'
• Een medewerker kan hier 2 bijlagen aan toevoegen (betaalbewijs en kopie VOG)
• De datum afgifte VOG wordt herkend en er is een veld voor de kosten van de VOG
• De medewerker start hiermee een Self Service workflow. De Self Service workflow zal een vaste naam (zoals 'Uploaden en declareren VOG') en activiteit (zoals 'Indienen') en knop (zoals 'Verzenden') moeten hebben. Tevens moeten standaard rubrieken zoals 'VOG datum uitgifte' (P00026) en 'Kosten VOG' (P06932) worden gebruikt
• In Self Service heb je de volledige flexibiliteit om de workflow stappen te bepalen, de integratie met Personeelsdossier te hebben en eventuele java-scripts toe te passen op de standaard velden.

Vervolgens kunnen op 6 juli de beheerders van de 3 zorg-organisaties (@Madelon van Amersfoort, @Marcel Bouman, @RiekevanBeerschoten, @Sylvia Schilt en @Rianne van der Linden) het 'proof-of-concept' testen en feedback geven. 

Daarna gaan we definitief beslissen of dit idee de status 'realisatie waarschijnlijk' of 'afgewezen' wordt. Maar de huidige feedback lijkt het wenselijk om een gestandaardiseerd proces in de Youforce app te hebben die gekoppeld kan worden met Self Service. 

[Remco te Ronde]

Op 6 juli de beheerders van de 3 zorg-organisaties (@marjavanderkolk  @Marcel Bouman, @RiekevanBeerschoten, @Sylvia Schilt en @Rianne van der Linden) in hun eigen Youforce omgeving toegang gekregen tot een zogenaamd 'proof-of-concept' van dit idee. Concreet betekent dit dat zij allemaal:

1) Als medewerker via hun mobiele telefoon een VOG en betaalbewijs konden uploaden via dit scherm

Automatisch werd de datum van de uitgifte van de VOG herkend en ook het bedrag van het betaalbewijs wordt herkend.

2) Na het indienen komt wordt er een workflow gestart in Self Service voor de HR-professional. 

De conclusie van deze 'proof-of-concept' is:

• Eenvoud en gebruiksgemak voor de medewerker. Hoe makkelijk is het dat je een foto kunt maken van je VOG met je smartphone.
• Flexibiliteit en maatwerk in het proces van de HR-professional door integratie met Self Service. De ene organisatie vindt de kopie voldoende terwijl de andere organisatie de medewerker via een notificatiemail vanuit Self Service verplicht om het orgineel langs te brengen bij de werkgever. Of bijvoorbeeld omdat dat er eigen rubrieken worden gebruikt om bijvoorbeeld het screeningsprofiel vast te leggen.
• Functionaliteit zorgt voor betaling van de VOG (via Gemal), registratie uitgiftedatum VOG (via HR Core Beaufort) en bijlage in het dossier. Dat is precies wat nodig is.

Deze werkwijze is mogelijk onder de volgende voorwaarden:

• Visma|Raet bepaald voor alle gebruikers hoe het scherm voor de medewerker in de Youforce app er uit ziet. Het is niet mogelijk om zelf teksten te wijzigen of bijvoorbeeld velden te verbergen.
• Visma|Raet bepaald een aantal standaard instellingen van de workflow. Denk aan workflownaam, activiteit, knop, naam bijlagen en 2 minimaal toe te voegen rubrieken
• Iedere organisatie kan daarnaast in de Self Service workflow zijn eigen proces, aanvullende rubrieken, java-scripts en e-mail instellingen toe te passen.

De beheerders van de 3 zorg-organisaties waren unaniem enthousiast dat we deze functionaliteit moeten gaan ontwikkelen. Daarom heeft dit idee de status 'realisatie waarschijnlijk' gekregen. Op dit moment is de verwachting dat de ontwikkeling kan starten nadat alle geplande verbeteringen rondom 'profiel' gerealiseerd zijn. In 'Update aanstaande uitbreidingen profiel' hebben we aangegeven dat we op dit moment verwachten dat dit in oktober 2023 afgerond is. Als dit zo blijft betekent dit dat we najaar 2023 zullen starten met dit idee rondom VOG.