Koppeling bijlage onkostendeclaratie VOG naar personeelsdossier

[Linda_FB_WMD]

Hoi, ik ben de onkostendeclaraties in de app aan het inrichten. Nu loop ik tegen de declaratie van de VOG aan. Hier moeten 2 bijlages bij (dat is in de app niet mogelijk, hier staat al een idee voor aangemaakt zie ik); de VOG zelf en het betalingsbewijs. De VOG moet in het personeelsdossier worden bewaard, het betaalbewijs niet. In Selfservice hebben we het op die manier ingericht, maar voor de app lukt mij dat niet. Dat is wel heel erg jammer omdat dit dan de enige onkostendeclaratie is die via Selfservice zou moeten blijven lopen en dat is erg verwarrend voor de gebruiker. Het zou erg fijn zijn als een 2e bijlage bij de declaratie kan worden toegevoegd, die automatisch naar het personeelsdossier kan worden gestuurd. 

[Remco te Ronde]

Beste @Linda_FB_WMD , @Ellie van der Heide, @Inez Viallé , @HMogezomp1 , @Bart Kok - Gemeente Venlo , @Lieke Sterk Huis en @Madelon van Amersfoort,

Bedankt voor het aanmaken en stemmen op dit idee. Graag ga ik met jullie samen onderzoeken of we een oplossing kunnen vinden. Want het idee is sympathiek, maar kent ook veel uitdagingen. Daarnaast is het idee aangemaakt voor de VOG. Maar we kennen vergelijkbare processen voor de BIG, SKJ en V&VN verklaringen. Daarom zou ik jullie willen vragen om toelichting te geven op de volgende vragen:

• In de Youforce app, maar ook in Self Service, werk je met een foto kopie van de originele VOG. Er zijn diverse organisaties die dit niet toestaan, omdat je bij een kopie niet kunt controleren op de echtheidskenmerken VOG. Hoe gaan jullie hier mee om?
• Is alleen het opslaan van het document in Personeelsdossier voldoende? Of vul je nog aanvullende velden in Personeelsdossier zoals 'ingangsdatum', 'geldig tot' en/of 'Aangepaste verwijderingsdatum'?
• Gebruik je in het huidige proces wellicht eigen rubrieken die je exporteert naar HR Core Beaufort? Denk aan een datum als 'vervaldatum VOG', 'afgifte datum VOG' of 'nummer VOG'? En mocht je die registeren, waarvoor gebruik je deze gegevens? Bijvoorbeeld voor actieve signaleringen of rapportages?

Mocht het antwoorden in dit idee lastig zijn, mail mij ook gerust op remco.te.ronde@visma.com. Dan plannen we een online overleg om dit onderwerp te verdiepen.

De status van het idee blijft voorlopig 'nieuw' omdat we op zoek zijn naar diverse input van verschillende organisaties op dit onderwerp.

[Madelon van Amersfoort]

@Remco te Ronde 

1. Voor onze organisatie is een foto kopie voldoende, wij verwachten van onze medewerkers dat zij het origineel zelf goed bewaren, mocht deze toch ergens voor nodig zijn dan moet een medewerker deze kunnen overleggen.

2. Nee alleen export naar het dossier zou voor ons voldoende zijn.

3. Wij hebben ook aanvullende 'eigen' velden die naar Beaufort moeten. In het geval van de VOG betreft dit een ingangsdatum. Maar bij andere registraties kunnen dit ook meerdere velden zijn.

We hebben rapportages met deze eigen velden en we hebben ook actieve signaleringen die hierop worden afgeroepen

Met vriendelijke groet,

Madelon van Amersfoort 

GGNet

[Remco te Ronde]

Hoi @Madelon van Amersfoort ,

Bedankt voor de toelichting. Stel vanuit de Youforce app kunnen we de VOG --> versturen aan het Personeelsdossier. Welke werkwijze zie je dan voor je voor het vullen van de  'eigen' velden die naar Beaufort moeten? Dat de Personeelsadministratie die handmatig invoert in Beaufort? Of zou je in de meest ideale situatie ook willen dat de 'eigen' velden ook direct vanuit de Youforce app worden gevuld?

[Marcel Bouman]

@Remco te Ronde Ik haak graag even op dit idee aan. In onze werkwijze is het exporteren van een document naar PDOL voor dit onderwerp op dit moment nog niet relevant omdat wij het originele document/verklaring willen toetsen, maar dat kan het zeker in de toekomst wel gaan worden (ook voor andere declaraties en/of processen).

Bij het declareren van een VOG, BIG of SKJ verklaring leggen wij ook aanvullende gegevens vast in (eigen) rubrieken in Beaufort. Denk hierbij aan ingangs- en einddatum, data tbv rappellering/signalering, beroepsgroep, registratienummer en dergelijke. Als deze gegevens vanuit de declaratie in de app zouden kunnen worden geëxporteerd naar Beaufort zou ons dat enorm helpen, omdat we dan deze declaraties ook in de app kunnen gaan aanbieden (zitten nu nog om deze reden in Self Service).

[Madelon van Amersfoort]

@Remco te Ronde 

Bij onze organisatie hebben nog maar een drietal professionals mutatierechten in Beaufort (namelijk de salarisadministratie en applicatiebeheer) en dat zouden we liever ook niet veranderen. We hebben het streven dat alle mutaties uit Youforce komen. Dus onze voorkeur gaat dan ook echt uit naar de meest ideale situatie waarmee de 'eigen' velden direct vanuit de Youforce app worden gevuld.

[Linda_FB_WMD]

@Remco te Ronde bedankt voor je reactie! Wat betreft je vragen:

1. wij accepteren in deze workflow een foto kopie

2. Nee, alleen export naar het personeelsdossier is voldoende

3. Nee, we hebben hier geen eigen rubrieken aan gekoppeld

[Ellie van der Heide]

@Remco te Ronde 

Ik gaf dit idee niet vanwege de VOG casus, maar omdat ik hierin een oplossing zag voor de beeldschermbril waarbij naast de factuur ook een verklaring van de opticien moet worden toegevoegd bij de declaratie. 

Daarbij ontstaat dan gelijk de volgende wens dat je in de app of omschrijving een link kan toevoegen naar de verklaring die wij willen ontvangen. 

Wij hebben andere processen omtrent de VOG, dus of wij tav deze casus / of overige declaraties wensen hebben vraag ik na bij Gea. @Gea Bussink-Veerbeek ?

[Lieke Sterk Huis]

@Remco te Ronde, in een ander idee Meerdere bijlagen mogelijk bij declaraties - Visma Community had ik al het volgende aangegeven:  wij willen ook graag meerdere bijlagen kunnen toevoegen aan declaraties. Hierbij gaat het om beroepsregistratie(SKJ/BIG) en studiekosten waarin het belangrijk is om zowel de factuur en het betalingsbewijs toe te laten voegen. Bij beroepsregistratie SKJ vragen wij ook om een kopie van het pasje, dus dan gaat het zelfs om 3 bijlagen. 

En zoals @Marcel Bouman aangeeft hebben wij ook eigen rubrieken m.b.t. SKJ, BIG en studiekosten waarvan we data willen noteren in Beaufort om rapporten te kunnen draaien. Voor de VOG is voor ons een betalingsbewijs voldoende om toe te voegen, maar wel dat deze flow nog ter controle bij P&O komt. De originele VOG wordt bij ons ingeleverd en met een paraaf scannen wij deze in. Het zou fijn zijn als we in deze flow ook de datum afgifte VOG kunnen toevoegen, die door P&O wordt ingevuld of bij de invoer in de App. 

Een aantal bijlagen horen naar het dossier te gaan, maar lang niet allemaal.

[Gea Bussink-Veerbeek]

@Remco te Ronde , @Ellie van der Heide 

1. VOG wordt fysiek gecontroleerd, P&O-Servicedesk maakt zelf een kopie. Dit hoeft niet via de app

2. Als we in PDOL kunnen opslaan met eigen omschrijving, ingangsdatum, opdrachtgever, bewaartermijn maak je ons helemaal blij. Dat is een grote wens die in Self Service nog steeds niet is gerealiseerd. Voor de VOG niet relevant, maar wel voor de verklaring van de opticiën bij de beeldschermbril.

3. Vanuit de declaraties hebben we geen eigen rubrieken die naar Beaufort gaan

[Remco te Ronde]

Bedankt allen voor de aanvullende informatie. Op basis van de reacties tot nu toe zien we verschillende werkwijzen voor dit proces. Een goed werkend proces zou bestaan uit de volgende onderdelen:

• Een variable mutatie naar Gemal voor de uitbetaling van de kosten voor de VOG
• Exporteren van één of meerdere stam rubrieken naar HR Core Beaufort
• Uploaden van de bijlage in het Personeelsdossier

In de huidige situatie is een Self Service workflow hiervoor het meest geschikt. Met de introductie van Mijn Youforce zal dit voor een medewerker simpeler worden. Vanaf Mijn Youforce zal een medewerker zoeken op 'declarareren VOG' en hij/zij zal uitkomen op de Self Service workflow. Terwijl bij het zoeken op 'reiskosten declaratie' hij/zij uitkomt op het declaratie scherm van de Youforce app.

De Youforce app focust zich nu vooral op de meest voorkomende reiskosten & onkosten declaraties. Een VOG-declaratie (en ook BIG, SKJ) zal veelal slechts één keer (of enkele keren) per dienstverband voorkomen. Maar het blijft een sympathiek idee, omdat de Youforce app toegang heeft tot de camera van de smartphone en daarmee je eenvoudig direct een foto kunt maken van de VOG. We zullen op de achtergrond blijven nadenken of we een generieke oplossing kunnen realiseren voor zaken als VOG, BIG, SKJ. Maar op dit moment is een Self Service workflow het best mogelijke alternatief.

[Remco te Ronde]

Update februari 2023

Afgelopen week hebben we samen met 3 zorg organisaties dit proces dieper geanalyseerd.

Uit dit onderzoek komt vergelijkbare input als in de antwoorden op de Community. Vaak heeft iedere organisatie een eigen uniek maatwerk workflow in Self Service. Maar inhoudelijk zijn er veel overeenkomsten. Veelal gaat het om een bijlage, datum en bedrag.

De aankomende maanden gaan we dit idee verder onderzoeken. 

Het team wat zich binnen de Youforce app bezig houdt met "profiel" gaat eerst de basale functionaliteiten in het profiel van de Youforce app uitbreiden. 

We zullen zorgen dat we in het 2e kwartaal van dit jaar een definitieve update over de haalbaarheid van dit idee zullen geven.

[Remco te Ronde]

Update mei 2023

Op basis van de input van de 3 zorg-organisaties hebben we besloten om een volgende stap te nemen in dit idee. We gaan een zogenaamde werkende 'proof-of-concept' bouwen. 

Concreet betekent dit dat we in de week van 3 juli een prototype gaan bouwen die als volgt werkt:

• In de Youforce app kan je een proces opstarten met een naam zoals 'Uploaden en declareren VOG'
• Een medewerker kan hier 2 bijlagen aan toevoegen (betaalbewijs en kopie VOG)
• De datum afgifte VOG wordt herkend en er is een veld voor de kosten van de VOG
• De medewerker start hiermee een Self Service workflow. De Self Service workflow zal een vaste naam (zoals 'Uploaden en declareren VOG') en activiteit (zoals 'Indienen') en knop (zoals 'Verzenden') moeten hebben. Tevens moeten standaard rubrieken zoals 'VOG datum uitgifte' (P00026) en 'Kosten VOG' (P06932) worden gebruikt
• In Self Service heb je de volledige flexibiliteit om de workflow stappen te bepalen, de integratie met Personeelsdossier te hebben en eventuele java-scripts toe te passen op de standaard velden.

Vervolgens kunnen op 6 juli de beheerders van de 3 zorg-organisaties (@Madelon van Amersfoort, @Marcel Bouman, @RiekevanBeerschoten, @Sylvia Schilt en @Rianne van der Linden) het 'proof-of-concept' testen en feedback geven. 

Daarna gaan we definitief beslissen of dit idee de status 'realisatie waarschijnlijk' of 'afgewezen' wordt. Maar de huidige feedback lijkt het wenselijk om een gestandaardiseerd proces in de Youforce app te hebben die gekoppeld kan worden met Self Service. 

[Remco te Ronde]

Op 6 juli de beheerders van de 3 zorg-organisaties (@marjavanderkolk  @Marcel Bouman, @RiekevanBeerschoten, @Sylvia Schilt en @Rianne van der Linden) in hun eigen Youforce omgeving toegang gekregen tot een zogenaamd 'proof-of-concept' van dit idee. Concreet betekent dit dat zij allemaal:

1) Als medewerker via hun mobiele telefoon een VOG en betaalbewijs konden uploaden via dit scherm

Automatisch werd de datum van de uitgifte van de VOG herkend en ook het bedrag van het betaalbewijs wordt herkend.

2) Na het indienen komt wordt er een workflow gestart in Self Service voor de HR-professional. 

De conclusie van deze 'proof-of-concept' is:

• Eenvoud en gebruiksgemak voor de medewerker. Hoe makkelijk is het dat je een foto kunt maken van je VOG met je smartphone.
• Flexibiliteit en maatwerk in het proces van de HR-professional door integratie met Self Service. De ene organisatie vindt de kopie voldoende terwijl de andere organisatie de medewerker via een notificatiemail vanuit Self Service verplicht om het orgineel langs te brengen bij de werkgever. Of bijvoorbeeld omdat dat er eigen rubrieken worden gebruikt om bijvoorbeeld het screeningsprofiel vast te leggen.
• Functionaliteit zorgt voor betaling van de VOG (via Gemal), registratie uitgiftedatum VOG (via HR Core Beaufort) en bijlage in het dossier. Dat is precies wat nodig is.

Deze werkwijze is mogelijk onder de volgende voorwaarden:

• Visma|Raet bepaald voor alle gebruikers hoe het scherm voor de medewerker in de Youforce app er uit ziet. Het is niet mogelijk om zelf teksten te wijzigen of bijvoorbeeld velden te verbergen.
• Visma|Raet bepaald een aantal standaard instellingen van de workflow. Denk aan workflownaam, activiteit, knop, naam bijlagen en 2 minimaal toe te voegen rubrieken
• Iedere organisatie kan daarnaast in de Self Service workflow zijn eigen proces, aanvullende rubrieken, java-scripts en e-mail instellingen toe te passen.

De beheerders van de 3 zorg-organisaties waren unaniem enthousiast dat we deze functionaliteit moeten gaan ontwikkelen. Daarom heeft dit idee de status 'realisatie waarschijnlijk' gekregen. Op dit moment is de verwachting dat de ontwikkeling kan starten nadat alle geplande verbeteringen rondom 'profiel' gerealiseerd zijn. In 'Update aanstaande uitbreidingen profiel' hebben we aangegeven dat we op dit moment verwachten dat dit in oktober 2023 afgerond is. Als dit zo blijft betekent dit dat we najaar 2023 zullen starten met dit idee rondom VOG.

[Remco te Ronde]

De status van dit idee is aangepast van ''realisatie waarschijnlijk'' naar 'ingepland'. Concreet betekent dat we er deze herfst aan gaan werken en dat we hopen rondom de jaarwisseling meerdere organisaties toegang te geven tot deze nieuw ontwikkelde functionaliteit.

Zodra het beschikbaar komt zullen we een nieuwsbericht plaatsen.

[Lieke Sterk Huis]

@Remco te Ronde super fijn dat deze optie er aankomt. Echter heb ik ook nog de vraag of een soort info-knop of tekstveld bijkomt.  Voor ons geldt dat de originele VOG nog fysiek bij de HR-afdeling afgegeven wordt ter controle. Graag zou ik deze informatie via een infoknop of beschrijving willen toevoegen. Is dat straks mogelijk?

[Remco te Ronde]

Hoi @Lieke Sterk Huis,

Goed dat je het vraagt. Jouw vraag is precies wat de Youforce app & Self Service een unieke combinatie maakt. In de app laten we de medewerker het proces simpel uitvoeren (#HR in 60 seconden). Dat doen we door een vaste inrichting bepaald door Visma|Raet. Je kunt daar dus géén infoknop of beschrijving toevoegen.

Maar we koppelen het aan een Self Service workflow. Zo kan iedere organisatie zijn eigen proces creeren, bijvoorbeeld:

• Uploaden kopie VOG in app -> Behandelen PA in Self Service
• Uploaden kopie VOG in app -> Fiatteren SA in Self Service

Maar wat dus ook kan:

• Uploaden kopie VOG in app -> Self Service activiteit 'wachten op orgineel' -> Behandelen PA

Je koppelt in dat geval een mail/notificiatie aan de Self Service activiteit 'wachten op orgineel'. Een medewerker maakt dus een foto via de Youforce app en ontvangt daarna een mail (via templatebeheer) met jullie organisatiebeleid. Hier een voorbeeld die we toevallig een paar weken geleden al hebben getest:

[Ellie van der Heide]

Dag Remco,

ik zie dan mogelijkheden voor onze verblijfkosten declaraties. Deze zijn nu heel eenvoudig te scannen en te declareren via de app. Wij hebben dit echter niet geactiveerd want we werken met een maximum bedrag per lunch (conform Cao Rijk) bijvoorbeeld en in de app kun je niet aangeven met hoeveel personen je luncht dus het max bedrag bewaken lukt dan niet. Bovendien laten wij in Self Service aangeven hoeveel personen intern de declaratie betreft en hoeveel extern (in verband met labeling voor de werkkostenregeling). Als een werknemer heel simpel een verblijfkosten declaratie kan opstarten en we kunnen deze koppelen aan ons meer uitgebreide excel declaratieformulier dan hebben we een oplossing voor dit type declaraties. Wordt dit in de toekomst ook mogelijk? 

[Lieke Sterk Huis]

@Remco te Ronde, dank voor de toelichting. Dit gaat ons zeker helpen voor de VOG. 

Nog een andere vraag: wij hebben ook beroepsregistratie (SKJ, BIG en overig). Is dat ook mogelijk om toe te voegen aan de App?  Hierbij geldt dat er voor ons 3 bijlagen toegevoegd dienen te worden (kopie factuur, kopie betalingsbewijs en  kopie registratiepas).

Ik lees het volgende:

• Visma|Raet bepaald een aantal standaard instellingen van de workflow. Denk aan workflownaam, activiteit, knop, naam bijlagen en 2 minimaal toe te voegen rubrieken

Wil dat zeggen dat jullie dit dan moeten inrichten voor alle organisaties? Of is er in de toekomst een mogelijkheid om de naam van bijlagen zelf te wijzigen? Dit maakt het veel gemakkelijker voor ons als beheerders om het in te richten.

[Remco te Ronde]

Hoi @Ellie van der Heide,

Nee dat is niet de intentie. Misschien is VOG een beetje verwarrend voorbeeld. Wij zien bij de VOG dat de noodzaak is dat je als werkgever weet wanneer de VOG is afgegeven (dus de datum kunnen vastleggen in HR Core Beaufort) en dat je een kopie van de VOG wil opnemen in je Personeelsdossier. Dat is de reden om de app & Self Service te laten samenwerken. Het feit dat je als werkgever mogelijk de kosten vergoed is een absolute bijzaak van dit proces.  

We kijken dus veel meer naar processen zoals ook Werkgeversverklaring aanvragen via Youforce app. We gaan absoluut niet werken een proces zoals verblijfkosten declaraties.

De app heeft een hele mooie declaratie-module die unieke functionaliteiten heeft, waaronder herkennen van bedrag, datum en instellen van een maximum. Zelfs in het voorbeeld van de verblijfskosten kan je nu al prima meerdere categorieen inrichten zoals:

• Lunch (met maximum 19,06)
• Lunch met meerdere personen (met maximum 95,30 & het veld toelichting verplicht en instructie dat het aantal personen gemeld moet worden)

Eventueel kan je voor meer complexere declaraties (verdeling interne/externe gasten) blijven werken met een Excel/Extended declaratie in Self Service. Die is dan toegangelijk via Mijn Youforce (en dus alleen via de desktop te gebruiken).

[Remco te Ronde]

Hoi @Lieke Sterk Huis,

Hele interessante voorbeelden noem je met (SKJ, BIG en overig). Zoals altijd leveren we nieuwe functionaliteiten in stappen. We werken nu dus aan de VOG. Daarna kijken we naar de opties van  Werkgeversverklaring aanvragen via Youforce app.

De data uit Self Service leert ons dat de meest gebruikte processen zaken zijn als ''uploaden diploma of certificaat'', ''BIG'',  ''SKJ'' & ''Toevoegen document aan dossier''.

Aangezien jij de voorbeelden van zowel SKJ als BIG noemt. Wil jij van beide een uniek idee (dus 1 voor BIG en 1 voor SKJ) aanmaken? Dan kunnen we die gebruiken om interesse bij andere organisaties te peilen. En ook om daar het gesprek te openen of we die, in de app, kunnen standaardiseren voor alle organisaties.

[Marcel Bouman]

@Remco te Ronde als ik het goed begrijp wordt momenteel de laatste hand gelegd aan het declareren van de VOG via de Youforce app. In het ontwikkeltraject tijdens het afgelopen jaar is meermaals gesproken dat dit een blauwdruk zal kunnen zijn voor min of meer vergelijkbare declaraties/registraties als BIG en SKJ. En het is bekend dat deze wens er bij veel klanten is. Vraag: waarom moeten hier dan ideeën voor aangemaakt worden en eerst veel kudo's verzameld worden als we allemaal al weten dat de wensen breed gedragen worden, en de blauwdruk voor deze processen er al ligt?

Ik zou zeggen: nadat de declaratie VOG live is en succesvol wordt gebruikt ook "gewoon" die voor BIG en SKJ productierijp gaan maken.

[Remco te Ronde]

Hoi @Marcel Bouman,

We ontwikkelen nieuwe functionaliteiten stap voor stap.  We doen dat enerzijds met data analyse (b.v. welke workflows worden het meest gebruikt in Self Service) en anderzijds met klant feedback. We zijn écht super blij met hoe jij hebt geholpen in de ''proof-of-concept van de VOG'. Zoals beloofd gaan we dat inderdaad de aankomende periode ontwikkelen en beschikbaar maken in de app.

Kiezen wat we ontwikkelen doen we op basis van input via de community, gespreken, release management sessies en input via consultancy en ServiceCenter. Dit betekent dat ik vandaag niet weet welke processen er allemaal eind 2024 allemaal in de app zitten. Daarvoor is jullie input belangrijk. En het ideeen forum is daarin belangrijk, maar niet zaligmakend.

Als je kijkt naar dit idee van de VOG. Deze is aangemaakt op 22-11-2022 en heeft 14 stemmen. Toch heeft het de status gekregen 'ingepland' omdat dit inderdaad de blauwdruk is voor meer. De werkgeversverklaring is aangemaakt op 18-07-2022 en heeft in een kortere tijd al 31 stemmen verzameld. Daarom hebben we dat idee ook aangemerkt als 'realisatie waarschijnlijk'.

De data van Self Service leert ons dat het proces ''uploaden diploma of certificaat'' daarna het meest wordt gebruikt. Maar daarvoor is nog geen wens aangemaakt. Om de balans te vinden in de blauwdruk vindt ik het super fijn dat @Lieke Sterk Huis een idee aanmaakt voor BIG en voor SKJ. Want dat is heel belangrijk voor organisaties in de zorg. Maar bij gemeentes speelt dit minder.

Dus je hebt helemaal gelijk dat de VOG dé blauwdruk is voor meer processen. Na de VOG kijken we naar de werkgeversverklaring. En wat daarna komt bepalen we op basis van factoren als data (aantallen uit Self Service), gesprekken, prioriteit en ideeen.

Dus mijn vraag aan @Lieke Sterk Huis was niet bedoeld als bureacratisch (maak maar een idee aan) maar juist als uitnodiging om gericht met meerdere functioneel beheerders in contact te komen over de onderwerpen BIG en SKJ.

[Ellie van der Heide]

@Remco te Ronde dank je Remco, dat is een duidelijke nee 😅. 

Maar ik begrijp je dat de ontwikkeling niet die kant op gaat. 

Maar de oplossing voor verblijfkosten in de app zie ik ook nog niet helemaal, want ook al geeft iemand in de beschrijving op dat hij of zij met meerdere personen ging lunchen, dan moet de persoon die controleert (leidinggevende en/of SA) zelf gaan rekenen?

Ik zal een vraag op het forum stellen of er al een gemeente is die verblijfkosten via de app heeft ingericht.: -> Werkt er een gemeente met de verblijfkosten declar... - Visma Community

[Remco te Ronde]

Een korte update rondom dit idee:

In 'Autorisatiebeheer' is vanaf heden het nieuwe recht 'Uploaden Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)' zichtbaar. Het toevoegen van dit nieuwe recht is onderdeel van de ontwikkeling van dit idee. We verwachten rondom de jaarwisseling de eerste organisaties gebruik te laten maken van dit nieuwe onderdeel. Zodra dat van toepassing is zullen we dit idee verder updaten.

[PJ Leenes]

@Remco te Ronde 

Dag Remco,

Goede ontwikkeling!

Ik zie in Mijn Youforce de door jou gearceerde op "Uploaden Verkl.....(VOG)" in Profiel terug.

Dit is echter nog niet verder in te regelen zodat de VOG naar het dossier gaat.

Wat is nu de status?

Vriendelijke groet,

Peter

[Remco te Ronde]

Hoi @PJ Leenes,

We zijn volop bezig met de ontwikkeling. Maar de finesse zit vaak in het einde. We zijn op dit moment nog bezig om te zorgen dat de gegevens uit de app altijd in Self Service aankomen. Ook als Self Service onderhoud heeft of als er bijzondere documenttypen als bijlage (PDF, WORD, foto via een iPhone) moet het werken. Ook willen we zorgen dat je een notificatie krijgt als het proces is afgerond. Daarom denknen we nu dat je het proces dit voorjaar kunt gaan gebruiken. Zodra het beschikbaar is zullen we het publiceren als nieuws. 

[Remco te Ronde]

Beste @Linda_FB_WMD , @PJ Leenes , @Ellie van der Heide , @Marcel Bouman , @Lieke Sterk Huis , @Mirna Ifeamazi-Brug , @Trudie Beekers , @Evelienvv , @Paula Pieper1 , @Misty , @Ditske Loos1 , @ZGV-Louis , @Frans Bekkers , @Anja Brouwer1 , @John Muijs , @Reyhan Altintas , @marjavanderkolk , @Gea Bussink-Veerbeek , @Inez Viallé , @HMogezomp1 , @Bart Kok - Gemeente Venlo , @Anneke Broeders , @Rianne van der Linden en @Madelon van Amersfoort ,

De functionaliteit rondom 'uploaden en declareren VOG' staat klaar om vrijgegeven te worden. Onze pilot klanten hebben het proces getest en de concept tekst voor de communinity is bijna gereed.

Maar.... er is een hele belangrijke actuele ontwikkeling. Mogelijk hebben jullie het volgende persbericht van de Rijksoverheid gelezen:

https://www.rijksoverheid.nl/actueel/nieuws/2024/03/19/vog-straks-voor-iedereen-digitaal-te-ontvange...

Concreet betekent dit dat iedere organisatie ná 21 mei 2024 de mederwerk kan verzoeken een digitale VOG (als PDF) aan te vragen. Deze is vervolgens als werkgever op echtheid te controleren via https://www.validatie.nl/. Naar mijn mening de missende schakel. Omdat het werken met een kopie VOG of het handmatig controleren van de echtheid van het watermerk op de papieren VOG minder veilig is.

Wat gaan we doen

Tussen vandaag en 21 mei 2024 zullen er zowel papieren VOG's als digitale zijn. We gaan daarom de tekst aanpassen zodat het voor iedereen van toepassing is.

Waar wil ik jullie feedback op ontvangen?

Zelf ben ik laaiend enthousiast over de nieuwe ontwikkelingen van Justis. Mijn inziens hebben we allen belang bij om het controleproces op echtheid van de VOG zo goed mogelijk te borgen. Immers dat is het hele doel van de VOG, zorgen dat je medewerkers voldoen aan de voorwaarden.

Daarom zou ik enkele weken ná 21 mei 2024 (als alle organisaties/medewerkers overgestapt kunnen zijn op de digitale VOG) het onderdeel willen aanpassen naar:

• Alleen nog mogelijkheid om een digitale VOG (PDF) te uploaden
• Tekstueel ook alleen nog te melden dat enkel de digitale PDF wordt geaccepteerd

De complexiteit zit in het feit dat een medewerker nog wel steeds (al dan niet via het gemeentehuis) een papieren VOG kan blijven aanvragen. Maar mijn inziens zijn er twee redenen om daar van af te stappen:

• We willen eenvoud en gebruiksgemak voor de medewerker. Voor het overgrote gedeelte van de medewerkers zal het digitale proces eenvoudiger zijn (je krijgt op je smartphone een mail met de VOG van Justis en je upload hetzelfde document direct via de Youforce App)
• Als maatschappij hebben we belang bij de echtheidscontrole. Deze is bij de digitale VOG vele malen beter geborgd dan bij de papieren VOG. 

Kortom de vraag: ''Wil je in de comment laten weten of je het idee ondersteunt om enkele weken ná 21 mei 2024 alleen nog digitale VOG's (PDF's) via dit nieuwe proces toe te staan?''

[Lieke Sterk Huis]

@Remco te Ronde, graag zou ik het via de App willen uitvoeren en alleen de digitale VOG nog toestaan. 

Mocht er dan een keer bij ons een vrijwilliger zijn die de VOG via de gemeente dient aan te vragen, dan zal dit een uitzonderingsgeval zijn en zal die vrijwilliger ook in Mijn Youforce digitaal niets kunnen uitvoeren (digibeet). 

[Danny van Dellen]

@Remco te Ronde klopt het dat dit nog niet werkt? ik krijg steeds toegang geweigerd terwijl de autorisaties aan staan.

[Remco te Ronde]

Hoi @Danny van Dellen,

Dat klopt. We zitten op dit moment nog in de fase van ''gecontroleerd beschikbaar'' waarmee enkele klanten toegang hebben. Ik verwacht omstreeks Pasen het nieuwsbericht te plaatsen dat iedereen het kan gebruiken. Inclusief handleiding hoe je het activeert.

Dus nog een paar dagen geduld, maar het is er bijna!

[Gea Bussink-Veerbeek]

@Remco te Ronde , De VOG moet aangeleverd moet zijn vóór de eerste werkdag (opschortende werking bij niet inleveren). Medewerkers hebben dan nog geen toegang tot Youforce. Vanaf de eerste werkdag kunnen ze de VOG declareren via de app.

Wij zullen daarom de app niet gebruiken voor het aanleveren van de VOG maar, zoals eerder aangegeven, zien we in de ontwikkelingen wel mogelijkheden voor andere declaraties die nu noodgedwongen nog via Self Service moeten. 

Daarnaast denk ik dat wij het aanleveren via de app niet kunnen afdwingen en ook de optie voor papieren aanlevering open moeten houden. In het bericht van de Rijksoverheid lees ik namelijk het volgende: 

Wilt u de VOG digitaal ontvangen van uw medewerker? Dan is het van belang dat u vooraf uw medewerker hier goed over informeert. De medewerker beslist altijd zelf over de keuze hoe hij de VOG wil ontvangen: digitaal of per post. Bovendien is het belangrijk dat uw medewerker weet dat digitale verzending alleen mogelijk als de medewerker de Berichtenbox heeft geactiveerd. Ook moet de medewerker in de Berichtenbox aanvinken digitale post te willen ontvangen van screeningsautoriteit Justis én een actueel, werkend e-mailadres hebben opgegeven.

Kortom, mooie ontwikkelingen die digitale aanlevering van de VOG, we gaan het zeker stimuleren, maar afdwingen kunnen we niet. 

[Linda_FB_WMD]

Hoi Remco,

Precies wat Gea zegt; de beslissing om al dan niet voor de digitale VOG te kiezen is niet aan ons als werkgever. We zullen het zeker stimuleren maar als de nieuwe medewerker het liever per post wil ontvangen, is dat aan hun en moeten ze hun VOG nog steeds kunnen declareren. Het digitale declaratieproces dus compleet dichttimmeren naar de digitale VOG aanvraag heeft zeer zeker niet mijn voorkeur. Dan krijg je dat medewerkers de VOG op andere wijze gaan declareren, bijvoorbeeld als onkosten declaratie. Bij die declaratiestroom zitten wij als HR niet in het goedkeuringsproces, als de leidinggevende de declaratie zo doordrukt, zijn wij niet op de hoogte. Ik zie hier een kans op fouten (geen VOG in het dossier) en een risico dat er niet op echtheid wordt gecontroleerd als de medewerker bij de aanvraag aankruist dat hij de VOG niet digitaal wil ontvangen. Ik zou dus beide opties in het declaratieproces mogelijk willen zien.

Groeten,

Linda

[Remco te Ronde]

Hoi @Lieke Sterk Huis , @Gea Bussink-Veerbeek en @Linda_FB_WMD ,

Bedankt voor jullie input.

Gisteren hadden we een online overleg met meerdere beheerders over de Youforce App. Dit is een groep beheerders die al vanaf het eerste begin betrokken zijn bij de ontwikkeling van de App en 4 - 6 keer per jaar input leveren. Daar hebben we vergelijkbare vragen gesteld. Een van de uitkomsten was:

Dus op basis van jullie input en de input van de beheerders gisteren gaan we de tekst aanpassen om 'digitaal te stimuleren', maar we zullen na 21 mei ook nog papieren foto-kopieen blijven ondersteunen. 

[Linda_FB_WMD]

Top @Remco te Ronde , mooie oplossing. Wij zullen de digitale versie ook zeker promoten. Mooi gedigitaliseerd proces waar we ook op afstand op echtheid kunnen controleren. Jammer dat we niet kunnen voorkomen dat de medewerker toch bij de aanvraag kiest voor een papieren versie. Zolang die keuze hen vanuit de overheid gegeven wordt, moet die keuze ook in het declaratieproces beschikbaar blijven. Ik ben blij met jullie oplossing hiervoor.

[Danny van Dellen]

@Remco te Ronde op welke uitvoercode worden de kosten van de VOG geboekt? Kan ik dit terug vinden in een configuratie ? ( net zoals bij declaraties )

[Remco te Ronde]

Hoi  @Danny van Dellen , 

Vandaag ben ik begonnen met het uploaden van alle handleidingen en kennisbankartikelen. Ik verwacht morgen het definitieve nieuwsbericht te laatsen onder 'nieuws'. Dus het komt er aan. 

Maar mocht je je nieuwsgierigheid niet kunnen bedwingen, je kunt vast in het volgende artikel lezen welke code we standaard gebruiken, inclusief tip als je toch je eigen rubriekcode wil blijven gebruiken:

Handleiding Youforce app & desktop 'Aanvragen & uploaden'

 

@Danny van Dellen

[Remco te Ronde]

Dit idee is gerealisseerd. Allereerst wil ik graag @Linda_FB_WMD bedanken voor dit idee en @Marcel Bouman,  @Rianne van der Linden, @RiekevanBeerschoten , @Sylvia Schilt , @marjavanderkolk , @Anneke Broeders en @Madelon van Amersfoort voor hun hulp bij de zogenaamde 'proof-of-concept' (samen ontwikkelen en testen van de functionaliteit).

De exacte werking is beschreven in het nieuwsartikel:

Uploaden en declareren Verklaring Omtrent Gedrag