Meerdere bijlagen mogelijk bij declaraties

[Anonymous]

In de meeste gevallen is 1 bijlage per declaratie prima, maar er zijn situaties waarbij het wenselijk is als er 2 of meer bijlagen kunnen worden toegevoegd. Denk hierbij aan een factuur en een afschrift als betaalbewijs voor de factuur. Voor papieren afschriften is dit vaak nog wel op 1 foto te vangen, al komt het de leesbaarheid niet ten goede. Voor digitale afschriften is dit soms niet mogelijk.

Daarom heb ik de wens om een bepert aantal bijlagen toe te staan. Dit is dan per kostensoort/categorie configurabel waarbij je aan kan geven hoeveel bijlagen er maximaal mogelijk zijn bij die categorie. Dit kan middels een schuifknop of er meerdere bijlagen mogelijk zijn, en zo ja hoeveel; of door rechtstreeks het maximumaantal uit te vragen, wat standaard op 1 staat.

[Bastiaan Friederichs]

Hi @Anonymous,

Bedankt voor de informatie, zijn er voorbeelden te geven van veel voorkomende onkostendeclaraties?
(waarbij dus 1 betaling meerdere bewijsstukken vereist)

Ik heb het voorbeeld gezien van een "Beeldschermbril" waar men naast het betalingsbewijs ook een bewijs van de opticien vereist (of arboarts), maar heb geen verder onderzoek gedaan.

[marjavanderkolk]

Hi ook wij werken met 2 verplichte bijlagen nu nog in HRSS maar in de toekomst ook met de app. Zowel de factuur als het betalingsbewijs dienen geupload te worden. Gr. Marja 

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

Ook hier bij ons hebben we vaak 2 bewijzen nodig.  Een factuur o.i.d. geeft niet altijd aan of er ook daadwerkelijk betaald is. Daarom vragen wij ook nog om een betaalbewijs.

[Anonymous]

Het voorbeeld waar ik aan dacht is dat van studiekosten en/of studieboeken. De factuur en het betaalbewijs staan daar vaak los van elkaar. Studieboeken kunnen ook via bol.com worden besteld, waarbij slechts een afschrift niet duidelijk maakt of het gaat om studiematerialen of een nieuwe headset. Als niet direct is afgerekend staat op een factuur dan nog geen bewijs van betaling, en heb je twee bijlagen nodig om dit te bewijzen.

[Lieke Sterk Huis]

@Bastiaan Friederichs, wij willen ook graag meerdere bijlagen kunnen toevoegen aan declaraties. Hierbij gaat het om beroepsregistratie(SKJ/BIG) en studiekosten waarin het belangrijk is om zowel de factuur en het betalingsbewijs toe te laten voegen. Bij beroepsregistratie SKJ vragen wij ook om een kopie van het pasje, dus dan gaat het zelfs om 3 bijlagen.

Kan dit idee alsnog toegevoegd worden in de App?

[W Andriessen]

Ook wij zouden het wenselijk vinden als er meerdere bijlagen toegevoegd kunnen worden in de app. O.a. omdat wij tunnelvergoeding aan medewerkers betalen. Zij hebben een digitale specificatie van de factuur en de bijbehorende ritten door de tunnel. Deze specificatie bestaat uit een paar bladen. Doordat er slechts 1 bijlage/blad toegevoegd kan worden, missen we altijd informatie. Je kunt niet controleren of alle ritten werkgerelateerd waren, of ze niet dubbel gedeclareerd worden en indien het 1e blad wordt toegevoegd, mis je ook het totaalbedrag van de factuur.

[WL Janneke Slabbers]

@Bastiaan Friederichs  ook wij hebben deze wens, kan je aangeven of dit opgepakt gaat worden door VismaRaet!?

[Raymond_de_Rozario]

Hierbij enkele voorbeelden

Declaratie vakbondscontributie: Bewijs dat je lid bent van een vakbond, en bankafschrift

Declaratie studieboeken: Bewijs van bestelling (bijv. screenshot Bol.com) en bankafschrift

Declaratie collegegeld: bewijs van inschrijving studiejaar (studielink .nl o.i.d.) en bankafschrift

BIG registratie...

[Denise Kurth]

Ook wij zouden het wenselijk vinden om meerdere bijlages toe te voegen bij een declaratie in de app.

Voorbeeld:

Reiskosten OV woon-werk meerdere bijlages: bewijs van betaling (bankafschrift) en de factuur. 

[Sermin]

Wat ik graag zou willen weten is waarom er een beperking is tot 1 bijlage.

Je kunt niet altijd van te voren inschatten hoeveel bijlagen er bij een declaratie kunnen/moeten zitten.

Uploaden van een bijlage is verplicht in alle gevallen. Laat de medewerker aangeven hoeveel bijlagen hij wilt uploaden en beperk het in ieder geval niet.

[Raymond_de_Rozario]

Ik zou heel graag de aandacht willen vragen voor dit idee. Zoals meerdere mensen hier aangeven is het belang van meerdere bijlagen voor processen. Het is  voor mij in ieder geval niet duidelijk waarom een gewild idee als dit de status "niet ingepland" heeft gekregen. Op dit moment staat de Kudo teller op 27, maar dat kunnen we vast wel omhoog krijgen. Misschien dat anderen nog meer voorbeelden kunnen opnoemen, waarbij het verplicht is.

[Bastiaan Friederichs]

@Raymond_de_Rozario de status "niet ingepland" betekent dat ik nu (en toen) nog geen concreet plan heb om meerdere bijlagen te ondersteunen.

Op dit moment werkt mijn team aan Verlof als onderdeel van de Youforce app (en desktop) en zelfs dat moeten we even pauzeren om wat aanpassingen te doen voor de "Werkgebonden personenmobiliteit".

We doen ons best om de community goed te volgen en antwoorden te geven als dat kan. Ik hoop tegen het eind van dit jaar weer een aantal ideeen op te nemen in de planning.

[Raymond_de_Rozario]

@Bastiaan Friederichs ik heb volledig begrip dat jullie aanpassingen moeten doen aan de "werkgebonden personenmobiliteit", aangezien dit wettelijk wordt opgelegd. Ik hoop alleen dat jullie ook rekening houden met de wensen (voor ons verplichtingen) van de klanten (stakeholders) bij het maken van die planning.