Afgekeurde declaraties beter in beeld (signaal) bij werknemer en status afgekeurd naar archief

[Ellie van der Heide]

In navolging op dit forum item Re: Afgekeurde declaraties - aantal loopt op - wer... - Visma Community plaats ik op verzoek van @Lotte v Dijk dit idee.

Wij werken nu een jaar met de declaraties en hebben vooral bij de kilometerdeclaraties dienstreis veel afkeuringen (eerste fiat SA) doordat het vinkje woon-werk verkeer corrigeren vaak niet juist wordt gebruikt. 

Werknemers hebben niet goed in de gaten dat de declaratie is afgekeurd, je moet in de app navigeren naar declaraties voordat je ziet dat iets is afgekeurd. Wij hanteren 62 dagen (2 maand) voor indienen van een declaratie en werknemers zien vaak te laat dat iets fout is gegaan en kunnen dan vervolgens niets meer met die declaratie. 

Wij wensen:

• belangrijke berichten en afkeuringen krijgen een in het oog springende melding bij het openen van de app bijvoorbeeld "je hebt nieuwe berichten" en kunt doorklikken of je ziet gelijk de melding van de afgekeurde declaratie. 
• Ook de Inbox zou een kleurtje of rood bolletje moeten hebben als je de app hebt geopend. En liever nog zie je aan het symbooltje van de app op je telefoon ook dat er een inkomend bericht is net als je inbox van mail of whatsapp. 
• Hoe lang blijft een afgekeurde declaratie zichtbaar als taak bij de werknemer? Kan hieraan gekoppeld worden dat als de termijn die we zelf kunnen instellen bij voorkeur is verstreken dat dan ook de declaratie een andere status (archief) krijgt ipv afgekeurd en zo zichtbaar blijft voor professional (en als het mogelijk is ook werknemer)

Voor ons als controleurs is ook niet na te gaan of de werknemer voor dezelfde declaratie inmiddels een nieuwe aanvraag heeft gedaan. Waar we in Self Service werkten met de Te doen box zo goed mogelijk leeg houden (dus actief werknemer benaderen er staat nog wat open, dien opnieuw in of verwijder) loopt het aantal afgekeurde declaraties gestaag op. In Self Service konden we de declaratie verwijderen uit de te doen lijst en dan was deze nog wel zichtbaar in het archief zodat bij navraag we altijd nog konden nagaan wat er was gebeurd. Deze mogelijkheid hebben we in de App niet, als we daar hard verwijderen dan is de initiële ingediende declaratie helemaal niet meer zichtbaar - voor niemand. Dit vinden we niet prettig werken. 

Vul deze wensen gerust aan en geef een like aan het idee als je ook problemen ervaart met de huidige mogelijkheden. 

[Guay]

Daarnaast gaan afgekeurde declaraties retour manager ipv medewerkers. Die keuren vervolgens zonder te kijken de declaratie weer goed. Zo blijven we een een cirkel hangen en komt de declaratie niet bij de juiste persoon retour of moeten wij managers gaan mailen. Volgens mij niet echt efficiënt. Dit is niet logisch. De medewerkers moet de declaraties corrigeren/aanpassen. Tot die tijd is er geen actie van een manager nodig. Manager is bij retour een onnodige schakel die het proces vertraagd. Ook hierin zouden wij graag een aanpassing zien zodat declaraties retour gaan naar de juiste persoon.