BIG-registratie toevoegen met bijbehorende bijlagen in de App als declaratie

[Lieke Sterk Huis]

Op verzoek van @Remco te Ronde maak ik dit idee aan.

Wij hebben BIG-registratie. Is dat ook mogelijk om toe te voegen aan de App?  Hierbij geldt dat er voor ons 3 bijlagen toegevoegd dienen te worden (kopie factuur, kopie betalingsbewijs en kopie registratie waarop BIG nummer te zien is).

Ik lees het volgende:

• Visma|Raet bepaald een aantal standaard instellingen van de workflow. Denk aan workflownaam, activiteit, knop, naam bijlagen en 2 minimaal toe te voegen rubrieken

Welke organisaties steunen het idee om BIG registratie te kunnen declareren in de App?

Voor ons zou het gaan om het toevoegen van 3 bijlagen bij deze declaratie.

[Remco te Ronde]

Hoi @Lieke Sterk Huis,

Super bedankt voor het aanmaken van het idee. Voor iedereen die meeleest en feedback geeft. Het idee borduurt voort op het idee 'VOG naar dossier' en 'Werkgeversverklaring aanvragen via Youforce app'. In beide ideeen stellen we voor dat wij (Visma|Raet) in de Youforce app het proces standaardiseren. Iedere medewerkers ziet in de Youforce app hetzelfde. Na verzending wordt er een Self Service workflow gestart. Dit bied je de flexibiliteit van eigen activiteiten, mails, notificaties, java-scripts etc. 

We komen op basis van dit idee van Lieke graag in contact met meer beheerders om te bepalen of we inderdaad de 'voorkant van het proces' (wat een medewerker ziet/invult in de Youforce app) voor de BIG kunnen standaardiseren. 

[Remco te Ronde]

Hoi @Lieke Sterk Huis,

Een korte update:

Nuttig om te weten is dat we het idee hebben gehad 'Koppeling bijlage onkostendeclaratie VOG naar personeelsdossier'. Met dat idee zijn we bezig om te implementeren. Daarna verwachten we te gaan werken aan  het idee 'Werkgeversverklaring aanvragen via Youforce app'.

Die twee ideeën kunnen een blauwdruk worden voor jouw idee (BIG-registratie), maar kunnen ook helpen bij de ideeën Uploaden diploma of certificaat en Beroepsregistratie SKJ toevoegen met bijbehorende bijlagen in de App als declaratie. 

Alle 3 ideeën (Diploma, BIG & SKJ) geven we nu de status ''in onderzoek''. Dat betekent dat we op basis van jullie input via de community, data analyse (b.v. gebruik in Self Service), ervaringen van VOG & Werkgeversverklaring en onze visie/roadmap in het voorjaar van 2024 zullen bepalen welke vervolgstappen we zullen zetten.

[Lieke Sterk Huis]

@Remco te Ronde, bedankt voor je update. 

[Remco te Ronde]

Beste @Lieke Sterk Huis @troow @PJ Leenes @FBB Zorgboog @Ilona Meurs @Denise_zgv @Natalja Klavers @marjavanderkolk en @ZGV-Louis ,

Op dit moment zijn we nog volop bezig met de processen die ikheb beschreven in mijn update van 7 december 2023. Maar dat laat overlet dat ik al wel graag wat meer onderzoek wil doen naar 'Uploaden en declareren BIG-(her)registratie'. Daarvoor heb ik jullie input nodig.

Als Visma|Raet hanteren we sinds 2018-07 de volgende rubrieken voor BIG:       

Rubriek	Omschrijving	Vastlegging op
PI0105	BIG-registratie	Dienstverband (DV)
PI0106	BIG-registratiedatum	Dienstverband (DV)
PI0107	Nummer BIG-registratie	Dienstverband (DV)
PI0108	BIG-einddatum	Dienstverband (DV)
PI0109	Herregistratie BIG	Dienstverband (DV)
PI0110	Datum ingang herregistratie	Dienstverband (DV)
PI0111	Datum einde herregistratie	Dienstverband (DV)

Maar ervaring leert dat sommige organisaties nog eigen rubrieken (veelal beginnend met E-) gebruiken. Daarom aan jullie alleen de volgende vragen:

1. Gebruik je de standaard PI-rubrieken van Visma|Raet? 
2. Zo nee, ben je bereid om over te stappen op de standaard PI-rubrieken van Visma|Raet? (we zullen helpen met een handige instructie)
3. Zijn de 7 hierboven genoemde rubrieken voldoende om een goede registratie van de BIG te doen? Of zijn er wellicht velden die nog extra geregistreerd moeten worden? Of zijn er PI-rubrieken hierboven overbodig voor jouw organisatie?

Alsvast bedankt voor jullie terugkoppeling.

[marjavanderkolk]

@Remco te Ronde 

Wij gebruiken niet de PI rubrieken van Visma.

Wij gebruiken inderdaad eigen rubrieken en heb het nu zo via de app ingericht dat de aanvraag vanuit de medewerker naar de LG gaat en daarna naar de PA en de medewerker ziet in de app net als bij VOG dat de uitbetaling volgt als het origineel is ingeleverd bij de PA.

Hierdoor kan simpel gedeclareerd worden via de app.  Wij noteren het BIG nummer (P09165) en de einddatum geldigheid BIG (E00053). 

[Natalja Klavers]

@Remco te Ronde 

Wij gebruiken eigen rubriek ook op dat moment.

BIG nummer

BIG registratie

BIG geldig t/m

[ZGV-Louis]

@Remco te Ronde 

Wij gebruiken ook eigen codes.

Maar kunnen wel overstappen op de nieuwe codes.

[FBB Zorgboog]

@Remco te Ronde ook wij gebruiken eigen codes (BIG regnummer en Einddatum herregistratie) maar zijn wel bereidt over te stappen

[Lieke Sterk Huis]

hallo @Remco te Ronde, wij gebruiken ook eigen rubrieken. Dat geldt ook voor SKJ registratie. 

Naast het BIG registratienummer en de einddatum vragen wij ook de AGB code op. 

[Remco te Ronde]

Hoi @marjavanderkolk , @ZGV-Louis , @Natalja Klavers , @FBB Zorgboog en @Lieke Sterk Huis ,

Bedankt voor jullie antwoorden. Het is inderdaad herkenbaar dat jullie hiervoor eigen rubrieken gebruiken, maar fijn om te lezen dat jullie (met ondersteuning) open staan om over te stappen op nieuwe/standaard codes😊.

Op dit moment verwacht ik dat we in mei gaan werken aan de eerste schetsen. Dat is geen werkende software, maar eigenlijk een ontwerp (een geavanceerde versie van een tekening in Paint😏). Zodra dat beschikbaar is zal ik jullie uitnodigen om samen mee te denken en feedback te geven. Zou super fijn als we samen overeenstemming kunnen bereiken.

Ik kom er op terug.

[Remco te Ronde]

Hoi @Lieke Sterk Huis @FBB Zorgboog @ZGV-Louis @Natalja Klavers @marjavanderkolk (en alle anderen die dit idee een 'kudo' heeft gegeven,

Met enkele van jullie heb ik reeds een kort overleg gehad. Mede op basis daarvan hebben wij een aller aller eerste versie van het ontwerp kunnen maken. Hieronder vind je de eerste ontwerp tekening.

Op basis daarvan heb ik met name vragen over betaalbewijs. Daarom zou ik willen vragen of jullie in de comments mij kunnen laten weten:

1) Vragen jullie inderdaad om een betaalbewijs van de BIG-(her)registratie? Ja of nee?

2) Zo ja, welk document/bewijs gebruiken jullie daarvan? B.v. de mail vanuit BIG? Of een digitaal bankafschrift?

3) Zo ja, wie kan mij (per mail evt. geanonimiseeerd) voorbeelden sturen van recente betaalbewijzen?

Alvast bedankt.

[Lieke Sterk Huis]

Hallo @Remco te Ronde, wij vragen bij elke beroepsregistratie om een betaalbewijs. Voor de BIG registratie hebben we niet heel veel medewerkers, maar deze medewerkers leveren een betaalbewijs van een digitaal bankafschrift aan. Ik zal je per mail een voorbeeld doorsturen. 

[FBB Zorgboog]

@Remco te Ronde 

wij vragen om een betaalbewijs en accepteren een kopie van (deel van het) bankafschrift. Evt wordt ook een kopie van de factuur geaccepteerd.

Ook willen wij graag een bewijs van de inschrijving inschrijving hebben omdat we die in het personeelsdossier willen opslaan.

Kan dat opslaan automatisch?

[Remco te Ronde]

Hoi @FBB Zorgboog ,

Dank voor de aanvullende informatie. Inderdaad tot nu toe is dat wat ik van meerdere organisaties heb gehoord.

De intentie van dit proces is dat je het kunt starten via de App (of Mijn Youforce) en dat het daarna bij de Personeelsadminsitratie (of Salarisadministratie) uitkomt in Self Service. Vanuit Self Service gaat de bijlage dan automatisch door naar het personeelsdossier. De gegevens (zoals BIG-nummer en datum) gaan door naar HR Core Beaufort, zodat je er op kunt signaleren en overzichten van kan maken.

[Remco te Ronde]

Hoi @Lieke Sterk Huis (en iedereen die kudo's heeft gegeven),

In navolging tot 'Verklaring Omtrent Gedrag', 'Werkgeversverklaring hypotheek', 'Diploma of certificaat' gaan we ook op dezelfde wijze BIG-registratie realiseren.

In de huidige analyse zien we wel de volgende uitdagingen rondom BIG:

• Het Ministerie van volksgezondheid, Welzjin en Sport heeft 2 verschillende brieven (één voor nieuwe registratie en één voor her-registratie). Die verschillende brieven hebben weer een verschillende bijlage/uitreksel van de BIG-gegevens.
• Het aantal velden/rubrieken die wordt geregisteerd (BIG-nummer, einddatum, beroep etc.) is groter dan bij de andere processen.

We gaan het voor de medewerker zo eenvoudig mogelijk maken. De gegevens vanuit het BIG worden zo veel mogelijk herkend. Maar door de extra complexiteit verwachten we nu dat we in de loop van deze zomer het BIG proces beschikbaar te kunnen stellen.

[Remco te Ronde]

Goedemiddag @Lieke Sterk Huis (en iedereen die heeft gestemd),

Goed nieuws! De status van dit idee is gewijzigd naar 'ingepland'. We verwachten het deze zomer vrij te geven.

Ter voorbereiding hebben we in 'autorisatiebeheer / profiel' de optie 'Uploaden BIG-(her)registratie' toegevoegd. Deze is zichtbaar, maar je kunt er nog niks mee doen.

Zodra het gereed is voor gebruik zullen we een nieuwsbericht plaatsen op de community en ook de handleiding updaten.

[Remco te Ronde]

In aanvulling en ter voorbereiding kan het slim zijn om ook vast dit artikel te lezen:

Hulp bij overstap standaard velden voor 'BIG-(her)registratie'

[Remco te Ronde]

Note 05-07-2024: Het idee en status is niet gewijzigd. Enkel het label 'Aanvragen & uploaden' is toegevoegd, zodat het makkelijker terug te vinden is.

[Remco te Ronde]

Hoi @Lieke Sterk Huis (en iedereen die had gestemd),

Goed nieuws! Dit idee is gerealiseerd. Zojuist is hiervoor het volgende artikel gepubliceerd:

Uploaden BIG-(her)registratie beschikbaar

Daarin is exact beschreven hoe je het activeert en in gebruik neemt.