Enkele reis woon werk moet keuze worden

[ArianneB]

Ik weet dat er al eerder berichten over dit onderwerp zijn geplaatst, maar wil het toch nog een keer onder de aandacht brengen.

Bij het maken van een dienstreis is het niet altijd zo dat je voor woonwerk een retour hebt gemaakt.

Bij ons zit er ook een verschil tussen het bedrag woonwerk en dienstreis.

Als je bijv de hele dag naar bezoekadressen bent geweest en je eindigt op kantoor en vanuit kantoor ga je naar huis dan heb je maar 1x een woonwerk reis gemaakt, een enkele reis.

Dit kunnen we niet selecteren in de optie Gewerkte dagen van de app en als je correctie woonwerk aangeeft bij de dienstreis is dat ook altijd een retour.

Als een workaround is door Bastiaan een keer aangegeven dat je dan bij de declaratie dienstreis een extra reis kan aanmaken en via de kilometerregeling het bedrag hiervoor kan aangeven.

Dit gaat voor ons echter niet werken, want wij werken met een afgeronde enkele reisafstand en de berekening vanuit de app gaat uit van de afstand die op de achtergrond wordt berekend obv PC->PC.

Ik denk (en weet het bijna wel zeker) dat heel wat organisaties geholpen zouden zijn als er een optie enkele reis of retour reis komt.

Dat scheelt onnodige regelingen inbouwen en is de enkele reisafstand zoals die hoort te zijn, omdat er naar code 2372 wordt gekeken.

[Ellie van der Heide]

Omdat dit de reden is dat er veel declaraties onjuist worden ingevuld en dus afgekeurd denken wij dat dit zou helpen. 

[Bastiaan Friederichs]

Ook (grotendeels) beschreven in https://community.visma.com/t5/Ideeen-Youforce-APP/Enkele-reis-bij-gewerkte-dagen/idi-p/541724

[Jelle - Jeugdhulp Friesland]

Ik ben voor, @ArianneB 😁

[ArianneB]

@Bastiaan Friederichs dat is geen oplossing, maar een work around. En dan ook nog eens 1 die voor ons niet gaat werken.

We kunnen een kilometerregeling inbouwen bij kilometers voor een enkele reis woonwerk, maar dat vergt weer een hoop uitleg aan werknemers die vaak niet lezen en het dus heel foutgevoelig is.

Daarnaast moet de wkn dan zelf de adressen opgeven en wordt het door routeplanner berekent, terwijl wij werken met afgeronde kilometers. Dat ga je dus nooit kloppend krijgen.

Het zou dus mogelijk moeten zijn om een keuze te kunnen maken tussen een enkele reis of een retour.

[ArianneB]

@Bastiaan Friederichs is hier inmiddels al wat meer over bekend?

Wij willen uiterlijk 1 juli over op de app en hopen dan dat het mogelijk is dat er een enkele reis aangegeven kan worden.

[Bastiaan Friederichs]

hi @ArianneB, ik heb nog geen nieuws. We zijn op dit moment bezig met het ontsluiten van verlof. Zodra dat beschikbaar is kijk ik opnieuw naar o.a. de ideeen op de community.

[Yorick]

Wij zouden ook graag de optie woon werk enkel zien in de module gewerkte dagen.

Op verzoek een paar voorbeelden:

Wij werken met ritdelen.

• Wanneer je vanaf huis naar je standplaats rijdt en weer terug is dit woon-werk retour.
• Wanneer je vanaf huis naar een client rijdt en van client weer naar huis zijn dit dienstreizen
• Wanneer je vanaf huis naar client rijdt en vervolgens naar je standplaats zijn dit ook 2 dienstreizen. Rij je vervolgens weer van standplaats naar huis is dit woon werk enkel.

Alleen de ritten tussen huis en standplaats zorgen dus voor een woonwerk vergoeding, al het overige zijn dienstreizen.

In de app hebben wij hiervoor een workaround maar voor de medewerkers vind ik dit vrij omslachtig. Zou mooi zijn als hier een oplossing voor kan komen.

[ArianneB]

@Yorick precies dat.

Wij hebben belachelijk veel werk om het achter de schermen allemaal recht te breien.

Snap ook echt niet waarom alle focus op verlof zit en dit soort cruciale verbeteringen niet met prio worden opgepakt. 

Apart groepje die vol op doorontwikkeling en oplossen van issues zit.

Net zoals meerdere bijlagen kunnen toevoegen. Ook zoiets.

[Bastiaan Friederichs]

@Yorick en @ArianneB dank voor de feedback!

Ik ga volgende week een aantal (top-)ideeen bespreken met mijn team (onder andere dit idee èn het idee omtrent meerdere bijlagen). In de weken daarna zal ik meer informatie delen (bijv. de oplossingsrichting, de prioriteit, of een verzoek om meer informatie).

Het is altijd goed om te reageren op een idee, zeker als je de waarde ervan wilt onderstrepen. Voorbeelden wilt geven, alternatieve voorstellen doen, etc.

Bij voorkeur met positieve toon, daarmee houden we de community relevant maar ook leuk!

[Stieneke Oosting]

Ook bij ons geeft dit problemen. De situatie zoals Arianne heeft beschreven is fiscaal ook correct. Wij hebben deze cases ook aan onze belastinginspecteur voorgelegd en er is dan idd sprake van enkele reis woon-werk en de rest zakelijk KM vergoeding. Wij willen dit ook graag aangepast hebben in de Gewerkte dagen app.

[ArianneB]

@Bastiaan Friederichs je hebt helemaal gelijk over de positieve toon, maar dat komt voort uit maandenlange frustraties 😅

[Yorick]

@Bastiaan Friederichs top, dank voor je reactie.

[Elly Jansen Holleboom]

De uiteenzetting van Yorick is ook zoals wij het moeten verwerken. Alleen maken we geen gebruik van de gewerkte dagen maar levert ons rooster de gewerkte dagen aan. We kunnen ook geen gebruik maken van de gewerkte dagen omdat wij onze werknemers woon-werk en eventuele thuiswerkvergoeding op 1 dag toekennen, aangezien men beide keren die kosten maakt en we de fiscale kilometers/uitruilregeling zuiver willen houden. Om die reden krijgen onze werknemers een thuiswerkvergoeding per uur en die uren worden ook door de roostertool aangeleverd. Onze thuiswerkregeling valt daardoor dus niet onder de gerichte vrijstelling. Het zou fijn zijn als het in de app zichtbaar wordt wat de werklocatie van een werknemer is (leggen wij vast als locatie) en dat rubriek P2508 (reisdagen) in de app kan werken met -1 of - 0,5. Daarmee houd je het zuiver, als de app tenminste het reguliere woon-werk traject kan herkennen.

[Yorick]

@Bastiaan Friederichs Goedemorgen, zijn hierin nog ontwikkelingen? 

Wij zijn sinds 1 juli jl. live met de app en onze workaround voor de enkele reis woon werk is dat onze personeelsleden deze nu indienen via declaraties en dan kiezen voor de enkele reis (€ 0,19 per km met 5 km aftrek).

In deze declaratie heb je de mogelijkheid om de optie retour aan te vinken (zie printscreen) wat natuurlijk niet de bedoeling is bij een enkele reis. Helaas is het niet een mogelijkheid deze optie retour ontzichtbaar te maken/te verwijderen.

In de praktijk zien wij nu dat veel van onze personeelsleden dit vinkje aanzetten met fouten tot gevolg. 

Onderstreept weer onze wens voor de optie enkele reis binnen de gewerkte dagen.

Groet, Yorick

[lmoyo]

Dag @Bastiaan Friederichs,
Zijn hierin nog ontwikkelingen? Wij hebben de overstapt naar kilometerdeclaratie in de app moeten uitstellen omdat we omdat de correctie op woon-werk niet goed werkt.

[ArianneB]

@Bastiaan Friederichs Kan je hier al wat meer over zeggen?

Het kost ons elke maand zo ontzettend veel tijd om dit weer recht te breien.

[Yorick]

@Bastiaan Friederichs ?

[Bastiaan Friederichs]

Ik kan daar nog weinig over zeggen.

Ik zie de opmerkingen en begrijp ze maar weet nog niet of een aanpassing in Gewerkte dagen puur voor een enkele reis Woon-werk wenselijk is.

En met wenselijk bedoel ik of het de investering waard is om een losse aanpassing te doen of om het mee te nemen in de verbeteringen die we van plan zijn.

Daarvoor moet ik een wat meer gedetailleerde uitwerking doen, maar pas na enkele andere prioriteiten die we gepland hebben en gaan realiseren.

[ArianneB]

@Bastiaan Friederichs Ik had ook niet gedacht dat je dat zou aanpassen in Gewerkte dagen, maar bij de instellingen van Kilometers.

Daar kan je immers aangeven dat er woonwerk in mindering gebracht kan worden, maar dat is dus standaard retour, terwijl wij willen dat hier ook de mogelijkheid van een enkele reis komt.

[Ayse Salmaz 81]

@Bastiaan Friederichs Ben het ook eens met @ArianneB is er inmiddels al iets meer bekend hierover? Zou heel veel tijd en energie schelen. 

[Marcel Bouman]

@Allen, met belangstelling lees ik mee met dit onderwerp. En ik ben erg benieuwd naar jullie werkwijzen en uitgangspunten hierbij. En daarbij heb ik een paar vragen:

1. stel dat Raet kan aanbieden dat de enkele reisafstand voor woon-werkverkeer in mindering kan worden gebracht op de declaratie, dan heb je die declaratie op orde. Maar gaat het dan vervolgens wel goed in Gemal waarbij je dan in Beaufort een vaste afstand woon-werk hebt vastgelegd en in Gemal dan automatisch die afstand x 2 wordt berekend? Dan zouden dus in ieder geval de kilometers in Gemal niet juist zijn, en mogelijk ook de vaste reiskostvergoeding per dag niet (beiden te hoog)?

2. het kenmerk van woon-werk verkeer is, is dat dit standaard een retourreis betreft. Op basis waarvan zou je dan aan een medewerker een deel van deze standaard kilometers als dienstreis betalen? Stel dat iemand dagelijks 2 x 10 km woon-werk reist en een dienstreis heeft van 50 km, dan krijgt die dit als zodanig betaald. Waarom zou je dan bijvoorbeeld 1 x 10 km woon-werk en 60 km dienstreis betalen als de route een keer anders uitpakt (of bijv. 10 km woon-werk en 100 km dienstreis)? Uitgangspunt is dan toch dat de medewerker de extra kilometers bóven woon-werk als dienstreis mag declareren, in dit geval alles boven de 20 km?

3. Ik ben -net als jullie allemaal- van mening dat een applicatie niet mag bepalen hoe wij uitvoering geven aan het beleid binnen de organisatie. En toch hebben applicaties ook hun beperkingen. Ook wij hadden/hebben dit soort regelingen, die op zich goed doordacht waren, maar in de dagelijkse praktijk erg veel tijd en energie in de uitvoering kosten. Dit past niet in ons idee om processen eenvoudiger, sneller en duidelijker te maken voor eindgebruikers en ondersteuning (hier: PSA). Met name onze ambulante medewerkers liepen hier tegenaan. We hebben daarom een nieuwe reiskostenregeling in het leven geroepen waarbij alle kilometers die een medewerker maakt kunnen worden gedeclareerd (tegen een iets ander tarief) zodra hij/zij thuis vertrekt en weer aankomt. Voor de medewerkers die daadwerkelijk vóór en ná cliëntbezoek naar een standplaats/kantoor reizen gelden de "normale" regelingen en tarieven (dus woon-werk en zakelijk). Op basis van zowel historie als verwachting maakt een medewerker in overleg met leidinggevende een keuze welke regeling voor hem/haar van toepassing is, en die geldt dan totdat er andere afspraken worden gemaakt (en een medewerker kan dit dus niet zomaar naar eigen believen maandelijks aanpassen). Dit werkt in de praktijk voor alle partijen erg goed en naar tevredenheid. En in de sporadische gevallen dat de reis op een dag een keer net iets anders loopt, dat accepteren we dan.

Wellicht hebben jullie hier iets aan? Ik ben ook erg benieuwd naar praktische oplossingen die jullie al hebben bedacht, want het declareren van reiskostenvergoedingen is een onderwerp dat helaas soms onevenredig veel tijd kost en frustratie oplevert.

[Elly Jansen Holleboom]

Ad 1: als je werkt met reisdagen (P02508) die vanuit het rooster worden aangeleverd en de mogelijkheid hebt om een halve reisdag in mindering te brengen, dan gaat dat gewoon goed. 

Ad 2: dat doe je omdat er aan woon-werkkilometers een ander tarief hangt dan aan een dienstreis. De medewerker die bijvoorbeeld elke dag 50 km woonwerk vergoed krijgt en dan een keer niet naar het werk reist maar een dienstreis maakt van 60 km, hoort die 60 kilometer tegen een hoog tarief vergoed te krijgen en niet deels tegen het lagere woon-werk tarief.  En dat geldt dus ook als hij vanaf de werkplek naar de dienstreislocatie reist en van daaruit naar huis. Van huis naar het werk is woon-werk, alle andere kilometers dienstreiskilometers.

Ad 3: als een werkgever geen eigen regeling heeft dan moet het wel mogelijk zijn om de CAO regeling te volgen. Dat kan nu niet.

[Walter Hol]

Situatie die Elly Jansen Holleboom beschrijft is exact waar ik bij klanten ook tegenaan loop. Een keuze bij kantoordag heel/half of retour/enkele reis met resultaat 1/0,5 op P02508 zou ons heel erg helpen. Zonder deze optie zie ik geen kans om met Gewerkte dagen te gaan werken (reden ad2 zoals hierboven beschreven).

[ArianneB]

Bij ons hangt er ook een ander tarief aan een dienstreis.

We hebben nu zelf een Dienstreis: enkele reis woon werk bedacht en die zetten we aan het eind vd productiemaand om naar 2508-0,5 (x het aantal ingediende enkele reis woonwerk).

Superomslachtig (want leg het maar eens uit aan je werknemers), maar wel de enige manier om het goed te kunnen verwerken.

Zoals in 1e bericht van 8 nov 2023 al aangegeven en nogmaals op 20 febr 2025 is een extra toevoeging bij de instellingen van dienstreis om een keuze te kunnen maken tussen correctie enkele reis of retour woonwerk al voldoende om het goed te kunnen laten verlopen.