In kunnen stellen welke gegevens bij profiel bewerkt kunnen worden en welke niet.

[Anneke Petersen]

Nu is het zo dat je kan bewerken, of je kan niet bewerken.

Wij zouden het mooi vinden dat je onderdelen zou kunnen aangeven welke wel of niet bewerkt kunnen worden.

We willen bv. adres niet laten bewerken, dit omdat de HRM Helpdesk moet bepalen wat de reisafstand woon-werk moet zijn en de app niet de aansturing naar 2 workflows bij meerdere dienstverbanden kan doen. Ook het zakelijk e-mailadres willen we niet laten aanpassen door medewerkers.
Echter zou het aan kunnen passen van privé email en telefoonnummers privé wel wenselijk kunnen zijn.

[Remco te Ronde]

Hoi @Anneke Petersen ,

Allereerst bedankt voor het inbrengen van dit idee.  Op basis van deze suggestie zijn er meerdere mogelijke oplossing denkbaar. Het zou fijn zijn als je kunt specificeren wat voor jouw de beste oplossing is. Dan kunnen we het idee nog specifieker voorleggen aan andere klanten.

Optie 1) Wijzig integratie Youforce app adres wijziging --> Self Service

Op dit moment wordt er bij één medewerker met meerdere dienstverbanden inderdaad één workflow gestart in Self Service. Waarschijnlijk kunnen we ook voor ieder dienstverband een workflow starten. Als je dat wenselijker vindt horen we het graag. Geef daarbij aan of een filter ook gewenst is. Denk bijvoorbeeld alleen bij dienstverbanden die ''actief'' zijn (dus niet uitdienst).

Optie 2) Wijzig de autorisatie mogelijkheden

In Policy Management geeft het onderdeel ''Personal information'' rechten to zowel het wijzigen van een ''adres'' en van ''contactgegevens''. Waarschijnlijk kunnen we dit ook aanpassen door:

Optie 2a) specifiek rechten moeten toekennen voor ''Personal information - adresgegevens'' & ''Personal information - contactgegevens''. Op die manier wordt je idee dus opgelost in Policy Management

Optie 2b) beheren van rechten of een adres ''zichtbaar'' of ''wijzigbaar'' is op https://admin.person.youforce.com/. Nu kan je op die pagina al beheren per contact-gegegeven welk veld ''zichtbaar'' of ''wijzigbaar'' is. We kunnen overwegen dit ook te introduceren voor ''adres''.

Graag hoor ik jouw mening. Daarna zal ik het idee updaten zodat het voor andere organisaties nog helderder wordt wat de beste oplossing is voor het idee.

Alvast bedankt.

Groet,

Remco

[Anneke Petersen]

Een combinatie zou wellicht de meeste voorkeur hebben.

En dat je voor het adres 2 workflows kan triggeren maar ook dat je per onderdeel kan aangeven of iets wijzigbaar is of enkel te raadplegen.

[Lieke Sterk Huis]

Hallo @Remco te Ronde,

Voor ons zou beiden oplossingen die voor Anneke aangeeft wenselijk zijn.

- opstarten workflow voor adreswijziging inzake woon-werkverkeer voor alle gekoppelde dienstverbanden van de medewerker

- en optie 2b om het wel/niet zichtbaar en wijzigbaar te maken van de contactgegevens. 

Goed idee en hopelijk snel uitvoerbaar!

[Remco te Ronde]

Hoi @Lieke Sterk Huis en @Anneke Petersen 

Allereerst bedankt dat jullie beiden toelichting hebben gegeven op dit idee. Dat helpt ons goed om beter te begrijpelijk wat de meest wenselijke oplossing is.

Met de Youforce app focussen we op gebruiksvriendelijkheid voor medewerkers bij de meest voorkomende HR-processen. Uit onze analyse blijkt dat een adreswijziging ongeveer eens per 7 jaar voorkomt. Zodra het gebeurt moet een medewerker dit eenvoudig in de app kunnen wijzigen. Voor de medewerker maakt het in de Youforce app niet uit of hij/zij één of meerdere dienstverbanden heeft.

In het geval dat een medewerker meerdere dienstverbanden heeft is het aan de HR/Salarisadministratie om op basis van de Self Service workflow te beoordelen of er bij het andere dienstverband óók een wijziging moet plaatsvinden van bijvoorbeeld de reiskosten. Dit zal HR/Salarisadministratie misschien ook al gewend zijn als er een workflow ''uitdienst-melden'' binnen komt.

In de verdere analyse van dit idee zullen we ons dus ook focussen op de verdere uitsplitsing van de autorisaties. Zoals inderdaad door Anneke in eerste instantie voorgesteld bij dit idee. Zo kan je als beheerder van Youforce zelf bepalen om het onderdeel ''adreswijziging'' alleen leesbaar te maken en de gegevens van ''contact-gegevens'' wel wijzigbaar te maken. Zoals dat nu reeds voor  ''contactgegevens'' beschikbaar is op  https://admin.person.youforce.com/.

[Denise Kurth]

Hallo @Remco te Ronde,

Wij gaan begin volgend jaar de app uitrollen en zagen in de app dat zowel woonadres als postadres zichtbaar/wijzigbaar is.

Eigenlijk willen wij dat alleen het woonadres wijzigbaar/zichtbaar is en het postadres niet. 

Daarbij willen we graag dat er een flow opgestart kan worden in app zodat de medewerker zelf de afstand van het woon-werk in kan vullen. We maken hier op dit moment al via de Self Service gebruik van. 

Bedankt.

Groet,

Denise 

[Remco te Ronde]

Hoi @Denise Kurth,

Je kunt inderdaad al aansturen dat de adreswijziging vanuit de Youforce app door gaat naar een Self Service workflow. In de handleiding staat bij het onderdeel Profiel / HR self service integratie beschreven hoe dit werkt.

Als je inderdaad een standaard werklocatie hebt vastgelegd kan je vervolgens in Self Service automatisch de afstand laten berekenen. Of je kiest ervoor om dit door een andere rol te laten doen. De medewerker zelf kan het ook doen, maar wellicht is dat niet de meest gebruiksvriendelijke oplossing.

Verder nemen we je suggestie over woon-adres/post-adres mee. We zijn achter de schermen bezig met meerdere verbeteringen op het 'profiel' van de Youforce app. Dus daar sluit deze zeker bij aan.

[Remco te Ronde]

Beste @Denise Kurth, @Lieke Sterk Huis en @Anneke Petersen,

Zoals je mogelijk hebt gelezen op het forum hebben we de afgelopen periode onderzoek gedaan naar 'profiel'. Mijn collega @Mihaela_Prescornitoiu heeft dit onder andere gedaan op basis van de volgende 2 posts:

• Hulp bij het verbeteren van de Youforce App 
• Hulp bij herontwerp van profiel 

Op basis van dit onderzoek zijn wij voornemens om inderdaad per soort gegevens in profiel (zoals 'adres', 'contactgegevens', 'Partner Informatie en Gewenst naamgebruik') instelbaar te maken of gebruikers dit mogen wijzigen via de Youforce app. Dat betekent dat het huidige recht 'profiel wijzigen' gesplitst gaat worden in meerdere onderdelen. We hopen deze zomer de voortgang te kunnen laten zien.

Daarom wordt de status gewijzigd in 'realisatie waarschijnlijk'.

[Marcel Bouman]

@Remco te Ronde waarschijnlijk houden jullie hier al rekening mee, maar voor de zekerheid wil ik het toch melden: maak je het dan ook mogelijk om per soort gegevens een workflow in HRSS te kunnen starten? 

[Remco te Ronde]

Hoi @Marcel Bouman,

Bij het ontwikkelen van de uitbreiding van 'profiel' hebben we de inrichting van diverse Self Service workflows geanalyseerd. Daarin hebben we voornamelijk gekeken naar Self Service de workflows die rechtstreeks naar de status *goedkeuren gaan.

Zoals met iedere functionaliteit van de Youforce focussen we ons  op de meest gebruikte en eenvoudige processen. De eerste versie zullen we uitbreiden op dezelfde manier als 'contact-gegevens' nu werkt. Dat betekent rechtstreeks verwerking in HR Core Beaufort. Dus nog géén integratie met hele specifieke Self Service workflows zoals nu wel mogelijk is met 'adres wijziging'.

[Remco te Ronde]

Hoi @Marcel Bouman,

Zijdelings gerelateerd aan dit idee. Uit gesprekken met verschillende beheerders van Youforce begrijpen we dat veel organisaties bereid zijn om over te stappen op de meer standaard rubrieken/inrichting van Visma|Raet (ook wel eens aangeduid als 'best practice'). Maar beheerders geven daarbij wel aan dat het wenselijk is dat wij vanuit Visma|Raet daarvoor hen wel op weg brengen.

Een van de mogelijke uitbreidingen in profiel zal zijn 'contact gegevens in geval van nood'. Zojuist hebben we daarom gezamenlijk (vanuit HR Core Beaufort, Self Service & Youforce app) een uitleg gepubliceerd hoe je kunt overstappen op de  standaard rubrieken/inrichting van Visma|Raet. 

Met deze aanpak breiden we het profiel van de Youforce app stap-voor-stap waarbij, net als nu al bij 'contact-gegevens', geen ingewikkeld maatwerk nodig is. Hopende je daarmee iets meer uitleg gegeven te hebben over onze aanpak.

[FBB Zorgboog]

@Remco te Ronde fijn dat jullie de verschillende onderdelen apart configureerbaar gaan maken.

Maar wilt dat ook zeggen dat Optie 1) Wijzig integratie Youforce app adres wijziging --> Self Service daarmee komt te vervallen als verbeterpunt?

Wij hebben best veel medewerkers met meer dan 1 dienstverband en bij een adreswijzing moet per dienstverband de reisafstand woon/werk door HR aangepast worden. Op dit moment betekent dit dat we een adreswijziging via de app niet kunnen uitrollen.

[Remco te Ronde]

Hoi @FBB Zorgboog,

Het idee/wens om één adreswijziging te kunnen starten voor meerdere dienstverbanden komt zeker niet te vervallen. Met de introductie van meerdere rechten (lees daarover Meerdere rechten 'profiel' zichtbaar in 'Autorisatiebeheer'. Bruikbaar na de zomervakantie.) focussen we ons wel eerst op de meest pragmatische oplossing.

Als jij 'adres wijziging' niet kunt activeren omdat veel medewerkers meerdere dienstverbanden hebben dan kan je er straks voor kiezen om bijvoorbeeld wel 'wijzigen contact-gegevens', 'wijzigen partnergegevens' en 'wijzigen contactgegevens in geval van nood' vrij te geven aan jouw medewerkers. Met 'adres wijziging' wacht je dan nog even afhankelijk van de ontwikkeling rondom meerdere dienstverbanden.

Om heel eerlijk te zijn, er zijn heel veel mooie ideeën en wensen rondom de Youforce app. Input over 'adreswijziging bij meerdere dienstverband' leert dat andere organisaties aan hebben gegeven dat het met de huidige workflows in Self Service ook niet altijd goed gaat. Op het formulier hebben ze bijvoorbeeld wel de tekst gezet 'heb je meerdere dienstverbanden? Start dan voor iedere adreswijziging een nieuwe workflow'. Ondanks die waarschuwing gebeurt het niet altijd en daardoor zijn er Payroll Professionals die altijd al even controleren of iemand meerdere dienstverbanden heeft. Het verdient niet de schoonheidsprijs, maar we zien dezelfde uitdaging rondom meerdere dienstverbanden in het idee Koppeling bijlage onkostendeclaratie VOG naar personeelsdossier. Daar is het waarschijnlijk onwenselijk om bij een medewerker met meerdere dienstverbanden meermaals de workflow te starten. 

Voor mijn onderzoek is het heel nuttig om ook jouw feedback mee te nemen. Wil jij mij mailen op remco.te.ronde@visma.com, dan maken we een afspraak om in te zoomen op alle details. 

[Remco te Ronde]

Status update rondom dit idee:

In het bericht Update aanstaande uitbreidingen profiel hebben we zojuist toegelicht welke aanpassingen wij gaan doen en wanneer dit beschikbaar komt.

[Remco te Ronde]

Inmiddels is dit idee gerealiseerd. In autorisatiebeheer zijn voortaan 2 aparte rechten, namelijk:

• ‘Adres wijzigen’ (indien de medewerker zijn/haar eigen adres mag wijzigen
• ‘Contact gegevens wijzigen’ (indien de medewerker zijn/haar eigen contactgegevens mag wijzigen)

In de opmerking van het nieuwsbericht Update aanstaande uitbreidingen profiel is uitgelegd dat dit werkt vanaf de allernieuwste versie van de Youforce app. Afhankelijk van je telefoon (Apple of Android), de update instellingen en de goedkeuring van de App-store (Apple) en Play-store (Android) is de nieuwste versie de aankomende dagen/weken beschikbaar op je telefoon.

Dus is het in jouw organisatie gewenst om medewerkers wel eigen 'contact gegevens' te laten wijzigen maar is het onwenselijk om 'adres wijziging' te activeren? Dan kan je dus voortaan enkel en alleen het recht ‘Contact gegevens wijzigen’ toekennen.