Overzicht declaratie voor managers

[Ronald Smit1]

Onze managers hebben behoefte aan een functionaliteit(liefst binnen de app) waarin per persoon zichtbaar is wat er gedeclareerd/ afgekeurd of goedgekeurd is. Misschien is er een mogelijk om als er een declaratie wordt ingediend de vorige declaraties voor deze medewerker ook direct zichtbaar zijn of via link voor de manager. Managers hebben soms wel een span of control van zo'n 70 medewerkers en weten dan niet meer of ze declaratie al eerder voorbij hebben zien komen.

Klopt het dat onderstaand overzicht nu alleen te zien is voor de beheerders? of is er ook een andere mogelijkheid om dit zichtbaar te maken voor de managers.

Ook om te kunnen controleren als een mutatie is afgekeurd de medewerker niet nog een nieuwe aanvraag opstart en indient. Dat kan n

[Gea Bussink-Veerbeek]

@Ronald Smit1 , het klopt dat dat overzicht alleen zichtbaar is voor beheerders. Noodgedwongen hebben wij onze SA-medewerkers tot beheerder gebombardeerd met het uitdrukkelijk verzoek, niets te doen in de configuratie van de declaraties. 

Onze managers vragen ook om een overzicht. Ze aarzelen nu kilometerdeclaraties goed te keuren, omdat ze niet kunnen zien of een declaratie al eerder is ingediend. Het is ook vreemd, dat je als je via HR voor anderen naar declaraties gaat, in het Overzicht declaraties alleen je eigen declaraties ziet. Hier zouden de declaraties van je medewerkers moeten staan. En ook de professionals zouden hier de declaraties van de medewerkers moeten zien zodat ze geen beheerrechten nodig hebben.

[lcheung]

wij hebben ook hetzelfde gedaan als Gea Bussink-Veerbeek.: SA tot beheerders gemaakt, niet wenselijk

[Fred van Houwelingen]

Ook wij hebben onze SA medewerkers aanvullende rechten moeten geven en is zeker niet wenselijk.

[lcheung]

ik heb begrepen dat SA via HR voor anderen naar controleren declaraties kan gaan en daar hun eigen werkvoorraad zien. Ze hoeven dus niet meer via configuratie declaratie 

[Gea Bussink-Veerbeek]

@lcheung , dat kan inderdaad. Maar ze hebben daar geen totaaloverzicht. Ze hebben geen inzage in afgekeurde declaraties of de status van declaraties die bij medewerker of leidinggevende staan. In de app ontbreekt het 'archief' zoals we dat in Self Service kennen. Dat overzicht is alleen beschikbaar via configuratie declaraties.

[lcheung]

@Gea Bussink-Veerbeek ja dat klopt, maar voor het goedkeuren SA is dit wel een fijn overzicht omdat bij configuratie alle declaraties staan, ook voor de LG en diens werkvoorraad wil je niet ook zien.

[Bastiaan Friederichs]

@Ronald Smit1 is mijn conclusie juist dat je het idee dat @Timo van Son - AAG heeft aangemaakt bedoelt? https://community.visma.com/t5/Ideeen-Youforce-App/Overzicht-behandelde-declaraties-voor-de-manager/...

En als dat zo is, kun je de omschrijving dan specifieker maken?
Er staan nu meerdere zaken en daardoor begrijp ik niet goed waar de prioriteit ligt.

Want als het gaat om de controle of een declaratie al eerder voorbij is gekomen, heb jij onderzoek gedaan naar de aantallen en kom je daardoor tot de conclusie dat het relevant zou zijn?

De praktijk die ik hoor - en die kan best gekleurd zijn 😉 - is dat managers helemaal niet zo nauwkeurig zijn bij het controleren...

Ik begrijp best de vraag om inzicht, maar wil ook kritisch zijn over welk probleem we oplossen.

Misschien heb jij gezien in jullie analyse dat declaraties regelmatig dubbel worden ingediend, maar kunnen we het systeem een automatische controle laten doen? (op een bepaalde combinatie van gegevens? Reisdatum, categorie?)

[Lieke Sterk Huis]

@Bastiaan Friederichs, heel fijn als het systeem een automatische controle doet dat als gegevens overeenkomen de declaratie niet meer ingediend kan worden. Top idee vind ik! 

[oscarwolbrink]

@Bastiaan Friederichs @Ronald Smit1 
Misschien hieraan gekoppeld een overzicht voor de SA bij goedkeuren van declaraties.

Als de SA een declaratie moet beoordelen en kijkt in de app, zien ze alleen maar de declaraties die ook daadwerkelijk bij de SA staat.

Als je op de desktop kijkt, heb je bij Declaraties beheren - status beheerder --> krijg je alle declaraties te zien die ingediend zijn, ongeacht voor de manager of bij de SA. 

Kan hier nog een extra status aan toegevoegd worden? Dan kan de SA ook via de desktop deze declaraties beoordelen, zonder ze allemaal open te klappen.

[JvdB]

Hier lopen we ook tegen het probleem aan dat de exportfunctie alleen in de beheermodule zit. Wij zien het liefst dat je deze via ook via autorisatiebeheer aan groepen kan toekennen (bijvoorbeeld aan de salarisadministratie)

[Bastiaan Friederichs]

Ik begrijp het idee op hoofdlijnen.

Wil wel vragen om te verduidelijken of de vraag om overzicht primair bedoeld is om dubbele declaraties te voorkomen?
Of er zijn er veel meer scenario's waarbij een overzicht voor de manager kan helpen?

[Gea Bussink-Veerbeek]

@Bastiaan Friederichs , je gaat er aan voorbij dat de managers in HR voor anderen een overzicht declaraties hebben. Daar verwachten ze de declaraties van hun medewerkers en de status daaarvan zoals het archief in Self Service. Echter, daar zijn hun persoonlijke declaraties zichtbaar. Precies dat is het waar we steeds vragen over krijgen. Ze willen voor een medewerker iets nakijken in het overzicht zoals ze voorheen deden in het archief van Self Service en zien dan alleen hun eigen declaraties in het overzicht. Dat is niet gebruiksvriendelijk en ook super onlogisch.

[oscarwolbrink]

@Bastiaan Friederichs @Gea Bussink-Veerbeek 

Helemaal met Gea eens.

Het gaat erom, dat er 2 verschillende rollen zijn. Als een mdw een declaratie instuurt, komt deze declaratie al in het overzicht, wachten op goedkeuring. Deze zou alleen bij de manager moeten staan.

Als de SA een overzicht moet maken, moeten ze uiteraard alleen die declaraties moeten zien, die ze op dat moment moeten beoordelen, dus na goedkeuring Manager. Voor de SA is dit geen doen, om zo declaraties te beoordelen.

[Bastiaan Friederichs]

We dwalen een beetje af van het oorspronkelijke idee, namelijk "Een overzicht van reeds ingediende declaraties in kunnen zien als <rol> - bijvoorbeeld manager". 

Maar wilde nog wel even reageren om duidelijk te maken dat het overzicht wat jullie SA nu gebruikt, niet bedoeld was om declaraties te controleren.

Het overzicht waar jij aan refereert @oscarwolbrink is een functie bedoeld voor beheerders.
Jij hebt als beheerder een overzicht van alles zodat je in kunt grijpen als dat nodig mocht zijn.

In beginsel zien we de SA niet anders dan een manager, of teamleider, of directeur, of PA, ...
Iedereen die moet controleren gebruikt dan ook deze functie (https://expense.youforce.com/expenses-to-review):

Je ziet op deze pagina alleen die declaraties die klaar staan voor jou om goed te keuren, dus geen andere declaraties.
(in mijn voorbeeld, heb ik bulk controleren geactiveerd overigens...)

In tegenstelling tot de pagina voor het beheren, hier zie je alles:

[Gea Bussink-Veerbeek]

@Bastiaan Friederichs Eerlijk gezegd heb ik als beheerder dat overzicht niet zo vaak nodig, in tegenstelling tot de salarisadministratie. Die kan niet zonder. De salarisadministratie gebruikt het 'beheerdersoverzicht' als archief omdat er voor managers en salarisadministratie geen archieffunctie is voor declaraties. Als die er is voor Managers en salarisadministratie, hoeven wij de salarisadministratie geen rechten meer te geven voor configuratie declaraties.

Het lijkt me goed, dat de overzichten nog eens goed onder de loep worden genomen, want zoals ik eerder ook al aangaf: het is niet logisch dat je in HR voor anderen in het overzicht declaraties alleen je persoonlijke declaraties ziet terwijl je daar een overzicht verwacht van je medewerkers.

[Frankhan1]

@Bastiaan Friederichs Wij krijgen ook steeds meer klachten van managers over het ontbreken van het overzicht van de door hun behandelde declaraties. Ze missen echt de functie 'Archief (of gedaan)' van Self Service. Bij twijfel over bijvoorbeeld een eerder ingediende declaratie moeten ze eerst contact opnemen met SA of de declaratie al eens is ingeschoten. Dit zorgt voor onnodig veel handelingen. 

[Timo van Son - AAG]

@Bastiaan Friederichs zoals verzocht reageer ik in deze melding.

Wij krijgen van diverse klanten die met de app werken of gezien de CO2-registratie ontwikkelingen ermee willen gaan werken de vraag of managers gedane declaraties kunnen raadplegen om te zien of medewerkers bepaalde kosten al eerder gedeclareerd hebben. Exact waar @Frankhan1 hierboven en @Ronald Smit1 in zijn beginaanvraag om verzoeken. 

Nu moeten wij de klant uitleggen: nee, waar jullie manager het nu snel bij elkaar kan zoeken in Archief of Gedaan in Self Service, moet deze bij gebruik van de app steeds naar de applicatiebeheerder cq voor het totaaloverzicht geautoriseerde persoon om hierop te laten controleren. 

Het is jammer dat het declaratieoverzicht er voor de persoon zelf wel is, maar voor de low-level controlerende functies ontbreekt.

[Bastiaan Friederichs]

Goed om te weten dat jullie ook achter het idee staan @Frankhan1 en @Timo van Son - AAG 👍

Het voorbeeld is vaak "controleren of bepaalde kosten al eerder gedeclareerd zijn".
Maar ik zie weinig tips om te voorkomen dat dit gebeurt, hebben jullie deze?

Hoewel het logisch voelt om een lijst met declaraties te maken voor de manager, lijkt het toch ook heel zinvol om iets te maken waarmee de kans kleiner wordt dat "de dubbelingen" ontstaan, toch?

Ik zou mij zelfs zomaar voor kunnen stellen dat als we iets dergelijks kunnen maken, het overzicht voor de manager een mooi rapport/dashboard kan worden in Youforce Reporting.

Kortom, heel benieuwd hoe jullie denken dat we zo vroeg mogelijk in het proces - tijdens het indienen? - kunnen voorkomen dat er fouten ontstaan.

[Lieke Sterk Huis]

@Bastiaan Friederichs, het zou mooi zijn als er al een melding verschijnt aan de medewerker die declareert dat eenzelfde declaratie met datum en aantal kilometers reeds is ingediend? Is dat wellicht een mogelijkheid?

Voorheen hadden wij een declaratieformulier in Self SErvice, waarbij je een CONCURRENCY kon invoeren zodat er geen 2 formulieren onderweg zijn. Is iets soortgelijks ook mogelijk in de App?

PS. Wij laten onze declaraties in goed vertrouwen indienen. Dus een controle tijdens het indienen is voor ons van grote meerwaarde. 

[Timo van Son - AAG]

@Bastiaan Friederichs ik sluit mij aan bij @Lieke Sterk Huis en in mijn beleving zal het een complete controle op dag, opgegeven locaties en indicatie retour moeten zijn (of op datum, soort kosten en bedrag) om daadwerkelijk nuttig te zijn. 

Wel zou ik als beheerder graag zien dat ik dit net als in Self Service per declaratie type handmatig kan activeren. Eventueel zelfs per kostensoort. 

[Angela Heins1]

@Bastiaan Friederichs Ik sluit me hier ook bij aan @Lieke Sterk Huis en @Timo van Son - AAG .

Dit zou een mooie oplossing zijn. 

[Gerdine]

@Bastiaan Friederichs vanuit hier, nu we korte tijd live zijn met de Youforce App, ook het verzoek van managers voor overzicht afgehandelde declaraties (gelijk aan Self-Service - Gedaan). Dit ter voorkoming van dubbele declaraties. Ik snap dat je zoekt naar een andere oplossing om dit voor te zijn, echter vraag ik me af of voor de time being het overzicht declaraties niet vast live kan gaan voor managers. Nu krijgen we te vaak vragen van managers of iets al eerder is gedeclareerd en goedgekeurd. 

[Anouk Ruiters]

Hoi @Bastiaan Friederichs wij gaan 1 juni as. live met de app bij 1 deelnemende organisatie en ook vanuit daar is tijdens het testen de vraag gekomen of een overzicht van afgehandelde declaraties een mogelijkheid is. Een oplossing om problemen voor te zijn is natuurlijk geweldig, echter hebben de managers ook gewoon behoefte aan een fysiek overzicht. Zou je dat mee willen nemen in de overweging? Alvast bedankt! 

[MartijnVeenman]

Hallo allemaal,

Ik sluit mij volledig aan bij de comments van Gea en Timo. Het is voor managers cruciaal om te kunnen zien of ze een declaratie al eerder hebben goedgekeurd om dubbele uitbetalingen te voorkomen. Daarnaast verwachten managers bij HR voor anderen een overzicht van de declaraties voor anderen, niet hun eigen declaraties. Dat zou je eigenlijk uitsluitend via persoonlijk moeten kunnen zien, net zo goed als dat verzuim gescheiden is voor anderen en voor jezelf. Ik hoop dat dit idee met spoed kan worden ingepland en gerealiseerd kan worden. Met 45 kudo's staat het voor ons bovenaan het wensenlijstje.

Dank!

Groeten Martijn

[Jeltje Bakker-Postma]

Hallo allemaal en @Bastiaan Friederichs 

We krijgen niet alleen de vragen van een leidinggevende om een soort van archief te kunnen zien van de in de Youforce app ingediende / goedgekeurde declaraties. Maar nu ook van HRM medewerkers van onze klant. Deze hebben we ook bewust niet de rechten gegeven voor Configuratie declaraties in beheer met oa het zoeken van een declaratie van een medewerker op naam/nummer of voor de export van declaraties naar een bestand. Maar deze medewerkers met een HRM rol vragen er nu wel steeds om omdat zij weer vanuit vragen van bijv. een accountant verschillende declaraties van verschillende medewerkers moeten kunnen tonen.  En kunnen nu dan niets anders dan dit op te vragen bij ons als beheerder of bij onze SA. Kortom de noodzaak voor een soort van archief, zoals we dit kennen in Self Service is heel gewenst voor bepaalde rollen.

[Monique Engelen-Peters]

@Bastiaan Friederichs  Ook Zuyderland is recent live gegaan met het declareren via de app en krijgen steeds meer klachten van leidinggevenden over het ontbreken van het overzicht van de door hun behandelde declaraties. Ze missen echt de functie 'Archief (of gedaan)' van Self Service. Het is in een organisatie van meer dan 10.000 medewerkers niet wenselijk dat bij twijfel of een declaratie reeds eerder ingediend is dat de leidinggevende hiervoor contact moet opnemen met SA. Ook is het niet wenselijk dat ze voor een overzicht naar Reporting moeten gaan. Er zou gewoon wanneer gekozen wordt voor Overzicht declaratie een onderscheid gemaakt moeten worden voor een overzicht van declaraties van jezelf en een overzicht declaraties van je medewerkers.

[Bastiaan Friederichs]

Dank voor alle feedback, heel fijn!

Ik ga volgende week een aantal (top-)ideeen bespreken met mijn team. In de weken daarna zal ik meer informatie delen (bijv. de oplossingsrichting, de prioriteit, of een verzoek om meer informatie).

[Brian de Graaf]

@Bastiaan Friederichs Het is soms niet alleen een SA die controles uitvoert. bij ons zijn soms ook taken belegd bij een administratieve medewerker. Deze kan niet aan de volle rechten van een sa gekoppeld te worden. 
dus je heb tbeheer en sa en een administratie. De administratie moet wel een goed overzicht kunnen maken van de declaraties dus zoals bij beheer er filters geplaatst kunnen worden. Hoe weten ze anders of iets al is ingediend. Sneller zoeken/vragen antwoorden hier heb je allemaal filters voor nodig.

Controle is altijd beter...

Al meer nieuws welke verbeteringen er bij de controle schermen worden toegevoegd?

[Marieke MB]

Wij krijgen ook  klachten van managers over het ontbreken van het overzicht van de door hun behandelde declaraties. In de veelheid van werk weten ze soms niet meer wat wel of niet voorbij is gekomen en willen ze dit graag kunnen terugzien.

[Agrimbeldubois]

Ik zie eigenlijk pas net dat er al heel vel dezelfde vragen waren vanaf april 2024 m.b.t het inzien door managers van declaraties uit de Youforce-app om te controleren of iets niet dubbel wordt aangevraagd bijv.  Is het mogelijk om aan te geven op welke termijn hiervoor een oplossing komt?

Wij horen het graag, alvast bedankt.   

[Kimberly Roosendaal]

@Bastiaan Friederichs Wij merken hier ook dat de nieuwe manier nog niet prettig werkt. Er is echt behoefte aan een archief om terug te kunnen zien wat een medewerker heeft gedeclareerd. Na het lezen van dit forum ben ik ook erg nieuwsgierig geworden naar de verder ontwikkelingen van dit bericht. 

[Alfaro Pentury]

@Bastiaan Friederichs hoi Bastiaan, ik heb de vraag binnen onze organisatie ook gehad van de leidinggevende, en nu ook de wens van onze PSA om de ingediende declaraties te kunnen inzien. Nu kan het voorkomen dat ze twijfelen of ze al iets goedgekeurd hebben, te ja of te nee.

Ik ben benieuwd naar de mogelijke oplossingen.

(In SS was dit handig - archief)

[Bastiaan Friederichs]

Ik heb voor mijn vakantie dit nieuwsbericht (Uitbreidingen Declaraties en Gewerkte dagen ) gepubliceerd om duidelijker aan te geven waar we aan gaan werken. Dit idee is hier ook onderdeel van.