Voor de goedkeuring van declaraties in de Youforce app, moet de rol van SA toegevoegd worden aan alle afzonderlijke afdelingen, terwijl ze in BO4 ook de SA rol hebben voor de HOE.
In BO4 geef je niet voor niets op dat de rol SA op de HOE staat. Als dit rollbased zou doorwerken, hoef je niet op iedere afdeling afzonderlijk voor iedere SA medewerker alle afdelingen afzonderlijk toe te voegen.
Eenmalig kun je de boomoptie gebruiken, maar bij het aanmaken van nieuwe afdelingen, moet dit altijd weer handmatig toegevoegd worden.
@oscarwolbrink , Als je in Autorisatiebeheer het goedkeuren van declaraties koppelt aan de rol, hoef je daar niet alle OE's te selecteren. Dat wordt aangestuurd vanuit Beaufort.
Zoals je ziet, hebben wij de rechten toegepast op de rol Salarisadministratie en geen organisatie eenheden geselecteerd.
Je hoeft een nieuwe afdeling niet per persoon toe te voegen. Je kunt ook in de organisatiestructuur bij de nieuwe afdeling alle personen toevoegen en alle rollen. Maar wij hebben inmiddels heel veel rollen per afdeling. En die moet je één voor één toevoegen. Dat is veel werk en je loopt het risico dat je iemand vergeet. Het zou mooi zijn, als je kunt aangeven, dat de rollen moeten worden overgenomen van de HOE. Volgens mij is dat in de community ook al eerder aan de orde geweest, maar ik kan dat niet terugvinden.
Schrik niet van de status wijziging naar 'realisatie onwaarschijnlijk'. Want het is een sympathiek idee, waarvan we van mening zijn dat de oplossing niet alleen zou moeten zitten in de App. Zoals @Gea Bussink-Veerbeek en @FBB Zorgboog is de lijn om het te realiseren in de roltoewijzing mogelijk wenselijker. Maar ik wil graag jouw feedback horen.
Achtergrond
Binnen de App hebben we eerder een succesvolle 'proof-of-concept' gedaan met het zogenaamd 'neerwaarts cascederen' (in Engels 'downwards cascading'). Inderdaad als je op die manier de rol SA vastlegd op de HOE dan werkte het door op alle onderliggende organisatorische eenheden. Dus technisch is het haalbaar. Maar we ontdekten bezwaren.
Bezwaren
1) De rol 'SA' is een eigen bedachte rol. Organisaties kunnen ook 'BA' (Bedrijfsarts), 'MA' (Management Assistent), 'FA' (Facilitaire Aangelegenheden) of iedere andere rol bedenken. Dat betekent dat we geen logica kunnen bouwen hierop. Iedere rol zal dan 'neerwaarts cascederen'.
Voorbeeld: stel alleen de directeur heeft een 'management assistent'. De directeur zit op de HOE (of andere organisatorische eenheid hoog in het organogram) dan zou iemand met de rol 'management assistent' ook 'neerwaarts cascederen'. Deze persoon krijgt dan óók rechten op alle afdelingen (en dus toegang tot alle medewerkers van jouw organisatie)
2) Het lijkt handig om dit trucje te realiseren voor de salarisadministratie in de app. Maar het gebruik van 'roltoewijzing' krijgt steeds meer voordelen. Denk bijvoorbeeld ook aan de autorisaties voor personeelsdossier of 'actieve signalering'. Als we het voor de App doorvoeren dan werkt het alsnog niet voor andere onderdelen van Youforce. Dat zou verwarrend/onhandig zijn.
3) Steeds meer organisaties gebruiken de roltoewijzing ook voor externe systemen (b.v. ICT, Facilitair) of partner applicaties van Visma|Raet (zoals PlusPort). Deze externe systemen en partners zouden een vergelijkbare logica voor 'neerwaarts cascederen' moeten realiseren.
4) De huidige logica (rol SA toevoegen aan iedere organisatie eenheid) biedt ook veel voordelen in bijvoorbeeld rapportages. Het is via Youforce Reporting makkelijk om te zien wie welke rol heeft op welke afdeling. Misschien iets minder relevant voor de 'SA' (zeker als dit slechts enkele collega's zijn die de salarisadministratie doen voor de gehele organisatie), maar in complexere gevallen best nuttig.
Feedback / hoe nu verder?
Ik ben nieuwsgierig of bovenstaande bezwaren inderdaad herkenbaar zijn? Of ben je toch van mening handig zou zijn om het alleen voor de App toe te passen?
Want inhoudelijk lijken mij de suggesties van @Gea Bussink-Veerbeek en @FBB Zorgboog wenselijker. Verbeter het proces in HR Core Beaufort voor het aanmaken van een nieuwe afdeling (kopieer rollen) en maak de schermpjes iets overzichtelijker/groter.
@Remco te Ronde@Gea Bussink-Veerbeek@FBB Zorgboog Wij hebben de rol SA in autorisatiebeheer al staan zoals Gea deze beschrijft. Helaas moeten we deze medewerkers afzonderlijk in BO4 nog steeds toevoegen op de afzonderlijke afdelingen.
Dan terugkomen op de punten van Remco:
1) Medewerkers die op een bepaalde rol zitten (bijv. SA of bedrijfsarts) zitten op de HOE. Binnen deze rol geef je aan, wat ze wel en niet mogen. een MA (management assistent) mag dan van een bepaalde afdelingen alle medewerkers zien en binnen deze rol geef je aan wat ze mogen zien/muteren. --> hier zie ik geen bezwaar in
2) Roltoewijzing zou voor alle onderdelen binnen Youforce moeten gelden. Het is eigenlijk te gek voor woorden, dat je voor iedere aparte module (Verzuim, PD, W&S, Plusport ed) dit in moet regelen. Dat is de basis voor je inrichting.
3) Partner applicaties van Visma --> Ik neem aan dat je pas een partnership aan wil gaan met een partij, die deze mogelijkheden heeft al eerst gaat realiseren. Anders blijf je altijd achter de feiten aanlopen. Het kan toch niet dat als een nieuwe leidinggevende start, dat je op iedere module iets moet inrichten.
4) voor rapportages ed --> als je bijv. de rol MGR hebt, krijgt die standaard een aantal rapporten. Vanuit BO4 kun je zien op welke afdeling de manager zit en krijgt dan alleen inhoudelijk zijn/haar eigen afdeling te zien in deze standaard rapporten.
Mijn conclusie: Ik zou het sowieso voor de app toepassen, maar belangrijkste van alles is, dat autorisatiebeheer in zijn geheel doorgevoerd zou moeten worden naar alle applicaties van Visma. Wij als klant hebben een contract met Visma/Raet, niet met de onderaannemers. Het zou op 1 manier doorgevoerd moeten worden
Bedankt voor je uitgebreide reactie. En ik herken inderdaad je feedback. Maar de conclusie ''Ik zou het sowieso voor de app toepassen'' deel ik niet. Juist omdat we willen voorkomen dat de autorisaties in de App anders gaan werken dan bijvoorbeeld in Personeelsdossier.
In basis is er één bron van informatie, de organisatiestructuur en roltoewijzing in HR Core Beaufort. Zowel de onderdelen binnen Youforce als partners en/of externe leveranciers (kunnen) beschikken over dezelfde data. De complexiteit zit hem in de interpretatie en verwerking van die gegevens. Hoe ga je bijvoorbeeld om met een 'manager' die ook onderdeel is van zijn/haar eigen afdeling? Voor de App willen we op dit moment niet gaan afwijken van ander onderdelen binnen Youforce om daarmee een inconsiquente inrichting te realiseren.
Want hopelijk ervaar je de afgelopen periode dat op de momenten dat we nieuwe functionaliteiten toevoegen dat we goed nadenken over de autorisaties. Mogelijk herken je de volgende voorbeelden:
Youforce Reporting werkt een stuk beter samen met het centralere 'autorisatiebeheer' dan voorheen ReportBuilder dit deed met 'toegangsbeheer'.
Met 'roltoewijzing persoon' in HR Core is het veel makkelijker geworden om één persoon te koppelen aan een groot aantal afdelingen. Evenals het beëindigen van autorisaties is makkelijker geworden.
Het vastleggen van andere rollen (zoals SA) biedt voordelen in autorisatiebeheer ten opzichte van het verleden waarin veelal dit soort autorisaties volledig handmatig werden beheerd.
Je mag van ons verwachten dat we deze lijn blijven doorzetten. Zodra we iets nieuws introduceren of wijzigingen/verbeteren zullen we rekening houden met hoe we de autorisaties eenvoudig beheersbaar kunnen houden.
Wel zou ik graag meer in detail willen begrijpen tegen welke bezwaren je rondom 'Personeelsdossier' je aanloopt. Daarvoor zal ik je persoonlijk via de mail benaderen om samen te overleggen. Ik zal contact met je opnemen.
@oscarwolbrink misschien toch even een ticket aanmaken. Het zou bij jullie ook zo moeten werken als ik heb beschreven. Het is ondoenlijk als je in autorisatiebeheer ook nog eens alle OE's moet selecteren.
U moet een geregistreerde gebruiker zijn om hier een opmerking toe te voegen. Als u al geregistreerd bent, moet u zich aanmelden. Als u zich nog niet hebt geregistreerd, moet u zich registreren en aanmelden.
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika