Toelichting en bijlages dicht zetten in het proces "Aanvraag werkgeversverklaring woning"

[Paul Wevers - Gemeente EHV]

In het nieuwe proces "Aanvragen werkgeversverklaring woning" is het mogelijk om een toelichting in te vullen en een bijlage toe te voegen. 

Gezien het gestandariseerde proces is het niet wenselijk om bijlages toe te voegen. Dit verstort het werkproces namelijk. Daarbij roep het toelichtingen blok op om vragen te gaan stellen. Dit is niet gewenst.

Om die reden zouden wij graag de velden uit kunnen zetten.

het wordt dan alleen een formulier met een Indien knop en dan zou er een tekst onder moeten komen te staan in de trant van:

Door op de knop Indienen te klikken wordt je aanvraag in behandeling genomen en zal deze z.s.m. verwerkt worden.

[Remco te Ronde]

Hoi @Paul Wevers - Gemeente EHV ,

De status van dit idee is aangepast naar 'In onderzoek' omdat ik graag wat meer achtergrond informatie zou willen ontvangen. Bij de ontwikkeling van dit proces hebben we veel gekeken naar de data uit Self Service. Daarnaast hebben we meerdere testen gedaan met ''medewerkers van de werkvloer''. In beide gevallen zagen we dat medewerkers het een fijn gevoel vinden om een berichtje te kunnen delen met HR (die vaak voor HR minder relevant is).

Twee voorbeelden die we zie zijn bijvoorbeeld:

1) ''Ik heb volgende week vrijdag een afspraak met de hypotheek advisieur, kan ik hem voor die datum krijgen?''

2) ''Mijn hypotheek advisieur wil ook formulier X, Y, Z (veelal aanvullende voorzieningen). Kunnen jullie die ook maken?''

En ter aanvulling zie we eens in de zo veel tijd dat hypotheek advisieurs weer ''iets nieuws verzinnen''. Gewoon als voorbeeld, we zagen dat veel banken tijdens corona ineens nieuwe formulieren gingen bedenken zoals hieronder:

Dus voor jou (en de andere die gestemd hebben) de aanvullende vragen:

1) Herkennen jullie niet dat medewerkers het prettig vinden om een berichtje kwijt te kunnen (ondanks dat HR daar mogelijk weinig mee doet)?

2) Herkennen jullie niet dat verschillende banken/hypotheek verstrekkers verzoeken om naast de NHG verklaring toch nog andere formulieren in te vullen?

Hoor het graag zodat we het in het onderzoek kunnen meenemen?

[Paul Wevers - Gemeente EHV]

Hoi @Remco te Ronde,

1) Wij herkennen da medewerkers heel graag informatie kwijt willen en vragen willen stellen, echter wij zien dit als verstoring van het standaard proces. Je vraagt een werkgeversverklaring aan en wij leveren de standaard werkgeversverklaring uit van NHG.

2) Omdat wij de standaard van NHG uitleveren krijgen wij nauwelijks andere formulier binnen. Moeten er toch afwijkende formulieren ingevuld worden kunnen de medewerkers dit bij ons via Topdesk melden. Daarmee verstoren zij niet het standaard proces en kunnen wij op korte termijn de werkgeversverklaring uitleveren.

Je merkt dat ik heel erg hamer op het standariseren van het proces. Hoe meer velden ingevuld kunnen worden, hoe meer vragen er beantwoord moeten worden.

Hoop dat mijn bijdrage aan jouw onderzoek bijdraagt.

Bedankt,

Paul 

[Remco te Ronde]

Hoi @Paul Wevers - Gemeente EHV ,

Deze informatie helpt inderdaad. En goed om te lezen dat we inderdaad dezelfde ervaring hebben, medewerkers vinden dit fijn, maar voor HR is de toegevoegde waarde klein.

Als mijn data klopt zie ik dat het proces (via de App) bij jullie slechts 2x gebruikt is. Dat is nog erg gering. Heb je bij die 2 gevallen al ervaren dat de medewerkers het proces inderdaad dusdanig verstoren dat HR er last van had? En zou je bijvoorbeeld in september een update kunnen geven van alle hinder/verstoringen HR heeft ervaren door deze 2 velden?

Dat helpt ook weer in het maken van de afweging tussen 'gebruiksgemak voor de medewerkers' vs 'mogelijke hinder voor HR'.

Hoor het graag.