Met de uitrol van de nieuwe verlofmodule is het mogelijk voor de werknemers om voor 2024 nog verlof aan te vragen. Met de oude verlofmodule in Self Service hadden we een control op het formulier waardoor werknemers dit niet konden aanvragen.
Nu wordt het verwerkt, zonder dat het zichtbaar is voor de HR administratie en wordt er geen eindejaar verwerking gedaan om de boel weer recht te trekken naar 2025. Wij zouden hier graag een oplossing voor zien?
@Tessa Tukker - ik ben het helemaal met je eens. Het liefste zou ik zien dat het gewoon niet mogelijk is om verlof van een voorgaand jaar in te kunnen dienen als de eindejaarverwerking reeds gedraaid is.
@Tessa Tukker hoe kunnen we wat jou betreft, de verlofmodule verbeteren en waarom op die manier?
Scenario 1 Het is vandaag 31 maart en ik (medewerker) kom er achter dat ik 27 t/m 31 december van het vorige jaar ben vergeten in te dienen. Het was rustig op het werk en ik heb op het laatste moment in onze Whatsapp-groep afgesproken deze dagen toch vrij te nemen.
Scenario 2 Het is wederom 31 maart en ik kom er achter dat ik mijn verlofopname (van 27 t/m 31 december) van het vorige jaar niet heb ingetrokken ondanks dat ik toch gewerkt heb. Mijn manager wist dat ik twijfelde om vrij te nemen, er was plotseling veel te doen, en gevraagd om toch te komen werken.
Bij bovenstaande scenario's (maar misschien zijn er ander situaties die veel vaker voorkomen) is helder dat de verlofadministratie niet overeenkomt met de realiteit en dat de medewerker dit wil corrigeren.
Wat zou dan de prettigste manier zijn om deze correcties af te handelen?
Misschien is de mooiste oplossing dat de medewerker alsnog de opname (of intrekking) in kan dienen, en je als organisatie kunt inrichten welke rol er moet controleren indien het over het vorige jaar gaat. Op het moment dat de opname (of intrekking) akkoord is en wordt verstuurd naar HR Core, wordt deze verwerkt maar wordt de eindejaarsverwerking nogmaals (automatisch) uitgevoerd.
@Ingeborg Ebbers, heeft het blokkeren een bijzonder toegevoegde waarde? Wat zou de medewerker in bovenstaande gevallen dan moeten doen?
@Tessa Tukker@Ingeborg Ebbers Ik zou ook het liefst willen zien dat na de eindejaarsverwerking er niet meer geboekt kan worden in het afgesloten jaar of dat er per organisatie de mogelijkheid geboden wordt om een jaar af te sluiten voor verlofboekingen.
@Bastiaan Friederichs Het belangrijkste is m.i. dat er niet zoals nu het geval is in afgesloten jaren geboekt kan worden zonder dat dit effect heeft op het actuele saldo verlof van het huidige jaar. Een oplossing voor de uitzonderingsgevallen (extra fiattering en automatisch nogmaals eindejaarsverwerking voor de persoon initiëren) is mooi ,en denk ik ook werkbaar, maar maak het svp zsm onmogelijk dat er inconsistenties in de verlofsaldi kunnen ontstaan door kunnen boeken in reeds afgesloten jaren.
@Bastiaan Friedrichs, we willen wel als organisatie dat er nog over een voorgaand jaar verlof geboekt kan worden. Ik begrijp dat je er niet direct zicht op hebt en dat je de eindejaar verwerking regelmatig moet bijdraaien. Maar het komt toch vaker voor dat er een correctie over voorgaand jaar plaatsvindt.
@Bastiaan Friederichs Wij bestrijden niet dat er in de praktijk medewerkers vergeten om verlof aan te vragen over een voorafgaand jaar noch dat dit verwerkt dient te worden. Maar dit zijn wel aanvullende data die na afsluiting van het boekjaar plaatsvinden en daarom op een andere wijze verwerkt dienen te worden. En dat erkent Visma Raet ook gezien het feit dat er geen automatische eindejaarverwerking plaatsvindt en het saldo van het nieuwe jaar ook niet bijgewerkt wordt.
In onze organisatie worden medewerkers begin januari een aantal keren erop geattendeerd dat het verlof van het afgelopen jaar bijgewerkt dient te worden, dat er een afsluiting en een blokkade plaatsvindt en dat vervolgens aan de financiële administratie een reservering van het verlofsaldo wordt aangeleverd. Dat laat onverlet dat er jaarlijks uiteraard alsnog een handvol verlofaanvragen van het afgelopen jaar worden ingediend maar deze worden door ons handmatig verwerkt en extracomptabel geregistreerd zodat aangetoond kan worden aan de accountant waar het verschil in de reservering in de boekhouding vandaan komt.
Maar de oplossing die je aandraagt zou inderdaad bovenstaande overbodig maken.
De eventuele oplossing waarbij verlof voorgaand jaar via een ander proces gaan waarbij (bijv. de beheerdersrol of HR admin. een tweede controle krijgt) vindt ik een prima idee 😊!
Dan is het in ieder geval inzichtelijk en kan de eindejaarsverwerking op persoonsniveau handmatig gedaan worden.
Automatische verwerking kan toch niet? of heb ik wat gemist?
@Bastiaan Friederichs - wij hebben de afspraak dat er tot 15 januari verlof van het voorgaande jaar geboekt kan worden daarna draaien wij de jaarovergang. De medewerkers die vergeten zijn om hun verlof in te plannen laten we dan mailen/Topdeskmelding aanmaken en deze worden handmatig door PSA verwerkt. Over intrekkingen van het voorgaande jaar heb ik nog nooit vragen ontvangen.
Misschien is de mooiste oplossing dat de medewerker alsnog de opname (of intrekking) in kan dienen, en je als organisatie kunt inrichten welke rol er moet controleren indien het over het vorige jaar gaat.
@Bastiaan Friederichs Correcties in het voorgaande jaar worden na de eindejaarsverwerking door HR gedaan. Na de correctie moet HR opnieuw de eindejaarsverwerking draaien voor de goede verlofuren. Als ik 2024 nog 24 uur tegoed heb aan wettelijk verlof en ik corrigeer het wettelijk verlof bij muteren verlof in 2024 (haal 24 uur van de wettelijke uren af zodat er 0 overblijven) staat er in het overzicht van 2025 nog steeds een tegoed van 24 uur. Hoe moet ik dat dan zien als de medewerker via de app een correctie kan uitvoeren van het voorgaande jaar?
U moet een geregistreerde gebruiker zijn om hier een opmerking toe te voegen. Als u al geregistreerd bent, moet u zich aanmelden. Als u zich nog niet hebt geregistreerd, moet u zich registreren en aanmelden.
.gif "VISMA"){kind=icon}
Visma Nederland
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika