Verlof selectierubriek voor autorisatie mogelijk maken

[Lieke Sterk Huis]

Wij willen heel graag met Verlof in de App gaan werken, maar omdat er nog geen differentiatie mogelijk is in een selectierubriek voor autorisatie is het moeilijk om dit LIVE te zetten.

Een deel van onze medewerkers heeft Verlof in Youforce staan en ook in Beaufort en een deel van onze medewerkers heeft dit in OWS (ons roosterprogramma van Ortec) staan en hierin wordt alles bijgehouden. Voor deze laatste groep medewerkers is het dus niet nodig om Verlof in de Youforce App zichtbaar te hebben.

Voor de declaratiemodule is een aparte rubriek aangemaakt "Selectierubriek Declaraties". Deze zie ik ook graag terug specifiek voor "Verlof".

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

Voor ons is dit ook een vereiste, niet alleen om medewerkers uit te sluiten van de verlofmodule, maar ook omdat sommige afdelingen bij ons een afwijkende workflow hebben.

Bij de release webinar was hierop onderstaande antwoord gegeven. Hier staat echter nog niks over helemaal uitsluiten

81 Kan je voor groepen werknemers de verlofopnames automatisch laten accorderen en voor andere groepen na goedkeuring manager

Met behulp van rubriek P05048 (Selectierubriek Verlof) kun je een conditionele controle inrichten. Deze mogelijkheid is er nu nog niet, maar die zal op korte termijn wel beschikbaar komen. Je gebruikt deze rubriek
om de diverse groepen medewerkers te onderscheiden en kunt daar de controle-stap mee sturen.

[Esmiranda Vermeer]

Wij zijn ook in afwachting hiervan i.v.m. afwijkende flow.
Bij ons gaat een groot deel rechtstreeks het systeem in met een mailnotificatie naar de leidinggevende.
En een deel loopt wel via de leidinggevende of de planner.

Dus we zijn in afwachting van de extra code en of er nu wel of geen mailnotificatie naar de leidinggevende mogelijk is.

Toevallig vorige week onze CSM'er hierover een mail gestuurd, dus hoop binnenkort een reactie te krijgen.

[Marianne Hiemstra]

Ook wij zijn in afwachting van meer mogelijkheden op de autorisatie.

Er zijn afdelingen waarbij een planner de verlofaanvragen regelt, andere afdelingen de manager en weer andere afdelingen behoeven de verlofaanvragen geen goedkeuring te hebben 

[Esmiranda Vermeer]

@Lieke Sterk Huis @Bas Menken - Gemeente Leiden @Marianne Hiemstra en input van andere klanten is ook welkom.
Ik lees dat sommige van jullie nu ook de optie hebben om verlofaanvragen zonder goedkeurstap rechtstreeks in te schieten.

Hebben jullie daar nu ook een notificatie naar de leidinggevende in Self Service voor ingericht of niet?
En zo niet, hoe bevalt dit nu voor leidinggevenden? 

Ik heb van onze CSM'er het volgende antwoord afgelopen vrijdag een update gehad ivm mailnotificaties en de extra rubriek waar ook jullie op wachten voordat jullie overgaan naar de app:

Op dit moment is nog niet bekend wanneer de extra selectie rubriek voor Verlof beschikbaar gaat komen.

Team van Bastiaan werkt nu nog aan het afronden van de notificaties. 

De notificatie dat er een verlofaanvraag is gedaan en goedgekeurd moet worden is via Mijn YF nu beschikbaar.
Notificatie voor de App en voor het intrekken verlof zijn ze nu mee bezig.

Wanneer er geen goedkeuring is ingericht dan komt er ook geen notificatie.

Dit is ook met klanten besproken want als een medewerker ruim van te voren verlof aanvraagt wat is het moment dat er een notificatie moet komen.

Op moment van aanvragen of kort voor de verlofopname.

Team van Bastiaan gaat straks ook bezig met de extra bijlage(n) bij declaraties. Waardoor extra ontwikkeling van Verlof eerst zal doorschuiven.

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

@Esmiranda Vermeer 

Wij hebben al een paar jaar ingericht dat het verlof direct wordt verwerkt en niet goedgekeurd. Wij hebben ook geen mail of notificatie ingericht.

Onze leidinggevenden zijn hier over het algemeen tevreden over, het scheelt ze een hoop aanvragen om goed te keuren, en via rapportages of het het overzicht "verlofsaldo per afdeling" hebben ze goed overzicht over de gedane aanvragen.

[Esmiranda Vermeer]

@Bas Menken - Gemeente Leiden - Bedankt voor je reactie. Het rechtstreeks bevalt hier ook goed om dezelfde reden.
Wij willen onderzoeken of alternatieven voldoende zijn i.p.v. de mailnotificatie naar leidinggevende.

[Bastiaan Friederichs]

Een statuswijziging met verbijzondering 😊

Ik ben van plan om een selectierubriek te gebruiken om het control-proces te beïnvloeden, zoals Bas ook aangeeft hier onder in deze thread. Sterker nog, de dienstverband-rubriek (P05048) is al beschikbaar in HR Core Beaufort.

Ik heb de items die we in roadmap hebben genoemd, zoals bijvoorbeeld Meerdere bijlagen zwaarder laten wegen.

De verbijzondering is nog steeds een prioriteit en zal hoogstwaarschijnlijk als item in de volgende roadmap komen; we waren het immers al van plan.

Wat mijn plan voor dit punt niet is, is om het indienen en intrekken van een bepaalde verlof-categorie (of allemaal) te beperken. Dus de werking van de selectie-rubriek is anders dan je gewend bent t.o.v. de declaratie-module; het gaat puur het controle-proces beïnvloeden.

Misschien is dit ook te gebruiken voor jouw doel @Lieke Sterk Huis, voorkomen van het indienen en intrekken zal niet gaan. Maar wel voorkomen dat het leidt tot een wijziging in Beaufort.

Daarnaast kun je mogelijk m.b.v. Autorisatiebeheer al groepen gebruikers uitsluiten, bijvoorbeeld op basis van de Organisatorische Eenheid.

[Bastiaan Friederichs]

ohja @Lieke Sterk Huis wat ik nog vergat; besef ook dat dat je alleen verlof kunt opnemen als je daadwerkelijk verlofrecht hebt in HR Core Beaufort en je alleen verlof kunt intrekken op het moment dat er verloftijdvakken zijn in HR Core Beaufort.

Dus... Heeft Ortec een eigen verlofrecht-berekening en zijn er voor de geroosterde medewerkers geen verloftijdvakken in Beaufort, dan is er ook niks te doen in de verlofmodule (je kunt - in tegenstelling tot Self Service - geen verlof opnemen als er geen saldo is)

[Lieke Sterk Huis]

@Bastiaan Friederichs, dank voor je toelichting. Ik ga 28 februari as. met Ortec in gesprek hierover. Vanuit onze organisatie willen we Beaufort als bronsysteem behouden en dat daarin alle data naar Ortec toe gaat. Dus dan kunnen we wel vanuit de verlofmodule deze beweging maken. 

[Bastiaan Friederichs]

Wat we niet moeten vergeten is dat "Buitengewoon verlof", de categorie waar je normaliter geen verlofrecht voor krijgt, nu in onze programmatuur is uitgesloten van het doen van opnames en intrekkingen.

Op termijn willen we dat wel gaan implementeren zodat alle verlof-opnames en -intrekkingen via de nieuwe module kunnen verlopen.

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

@Bastiaan Friederichs Het is echt wel van groot belang dat je ook werknemers volledig kan uitsluiten van de verlofmodule.

Honderden van onze medewerkers maken gebruik van een roosterpakket en vragen geen verlof aan via Youforce. Dit is op persoonsniveau ingeregeld en daarom ook niet via autorisatiebeheer in te richten.

Anders zou je voor al deze medewerkers een dummy workflow moeten maken waarbij de aanvraag bijvoorbeeld bij functioneel beheer terecht moet komen die ze dan allemaal weer handmatig moet gaan afkeuren.