Mijn Communities
Help
MartijnVeenman
CHAMPION *

Wijzigen van bestandsnamen voordat ze in personeelsdossier komen

door MartijnVeenman
Status: In onderzoek

Dit idee zal waarschijnlijk een samenwerking tussen HRSS en de app zijn. Waar wij tegenaan lopen is dat personeelsdossiers worden vervuild door bestandsnamen die niet helder gedefinieerd zijn bij het uploaden van bijvoorbeeld de VOG via de app. Wij zouden graag per categorie een vaste bestandsnaam willen selecteren of de mogelijkheid hebben om de bestandsnaam nog te wijzigen voordat deze het personeelsdossier in gaat. Bij voorkeur bij het afhandelen van de mutatie in Self Service. Ik plaats hem toch hier omdat het verzoek nadrukkelijk ontstaat vanuit de nieuwe functionaliteiten in de app.

9 Opmerkingen
door Bas Menken - Gemeente Leiden

Wij hadden deze vraag ook gesteld bij het uploaden van diploma/ certificaat. Wellicht interessant om dat ook te lezen Uploaden diploma of certificaat beschikbaar - Visma Community 

Heb er daarna helaas niks meer over gehoord

door Remco te Ronde

Hoi @Bas Menken - Gemeente Leiden en @MartijnVeenman ,

 

Het klopt dat eerder deze vraag is gesteld op de community. Daar had ik met een vrolijke noot beloofd "ik er een paar dagen op moets broeden''. Maar inmiddels lijkt het een olifanten-dracht...

 

De complexiteit zit hem erin dat als een diploma (maar ook VOG of BIG-registratie) afkomstig is uit een officiele bron (zoals Mijn diploma's of Berichtenbox) we liever niet de bestandsnaam aanpassen. Dat willen we niet doen met het oog op toekomstige ontwikkelingen uit Youforce tegen fraude samen ontwikkelen.

 

Maar inderdaad als iemand een foto maakt van b.v. een diploma dan wil je wel een mooiere bestandsnaam zien in het Personeelsdossier. Zoals @MartijnVeenman al aangeeft moeten we zoeken of die oplossing ligt in de App, de integratie met Self Service, of op het moment van doorzetten van Self Service naar het dossier.

 

We waren de eerdere vraag niet vergeten, maar heel fijn dat er nu ook een idee is. Dat daagt ons nog verder uit om met de beste oplossing te komen.

MartijnVeenman
CHAMPION *
door MartijnVeenman

Hoi @Remco te Ronde , 

 

Dank voor je snelle reactie en toelichting. We gaan zien of hier vanuit meer klanten vraag naar is en dan hoop ik dat het in productie kan worden genomen😀

 

Björn Sman
CHAMPION ***
door Björn Sman

Hi @Remco te Ronde ,

 

Kan er niet een soort keuze menu komen waarbij je de naam kan wijzigen? Misschien iets in de vorm van een alternatieve titel? Dat je bij een mouseover altijd nog de originele bestandsnaam kunt zien? Zomaar wat ideeën. Wij lopen ook hier tegen aan 😃

Riny
CONTRIBUTOR ***
door Riny

Ook wij hebben last van vervuiling van de namen in het personeelsdossier, wij sluiten ons aan bij bovenstaande wens.

RKnol
CONTRIBUTOR ***
door RKnol

ook wij lopen tegen dit probleem aan, maar Is het misschien ook mogelijk om een bepaalde naam af te dwingen in de app op bepaalde soorten documenten dat je wilt uploaden?

door Remco te Ronde
Status changed to: Status: In onderzoek
 
Bedankt voor het aanmaken van dit idee. En @RKnol , @Riny , @Björn Sman en @Bas Menken - Gemeente Leiden bedankt voor jullie aanvullende toelichting.
 
We hebben het verder onderzocht en er zijn meerdere oplossingsrichtingen mogelijk. We vragen je daarom om een comment achter te laten op dit idee om samen te kunnen beslissen hoe we het gaan verbeteren.
 
Vragenlijst
We hebben een online vragenlijst gemaakt. Zouden jullie (en iedereen die geintresseerd is) deze willen invullen?
 
 
Achtergrond
Vanuit ‘Uploaden & aanvragen’ wordt een bijlage doorgezet → Self Service en belandt vervolgens → Personeelsdossier.
 
Dit kan een hele mooie en logische naam zijn. Zoals in dit voorbeeld een HBO Diploma:
Dossier - helder naam diploma.jpg
 
Maar het kan ook zijn dat een medewerker een foto heeft gemaakt met zijn smartphone. In dat geval kan er een onduidelijke naam zichtbaar zijn. Bijvoorbeeld:
Dossier - onduidelijke naam diploma.jpg
 
Vraag 1 (uit de vragenlijst): We gaan ervanuit dat jullie met dit idee dit willen verbeteren. Gaat het om een andere verbetering horen we het graag.
 
Vraag 2 (uit de vragenlijst): In Personeelsdossier kan je de naam van een bestand al wijzigen. Is dat niet al voldoende? Of zou je de medewerkerde optie willen geven om het te kunnen wijzigen in het dossier?
Dossier - naam te wijzigen.jpg
 
 
Oplossingsrichting 1 - De naam van document/bijlage wordt altijd aangepast
We kunnen de naam van de bijlage altijd aanpassen. Laten we de BIG en Diploma als voorbeeld nemen
Naam voorbeeld diploma.jpg Naam voorbeeld BIG.jpg

Opbouw bestandsnaam:

<naam proces> behaald op <datum>.<extensie>

Opbouw bestandsnaam:

<naam proces> <BIG nummer> <beroep>.<extensie>

Voorbeeld:

Diploma of certificaat behaald op 2 jul 2009.pdf

Voorbeeld:

BIG 99059298130 Verpleegkundige.pdf

 
Nadeel van deze oplossingsrichting is dat als de medewerker wel een mooie naam gebruikt bij het document (bijvoorbeeld ‘’HBO Bachelor Personeel en Arbeid Remco te Ronde.pdf’’) deze naam altijd wordt overschreven.
 
Grote voorbeeld is natuurlijk consistent inrichting in alle situaties
 
 
Oplossingsrichting 2 - Geef medewerker mogelijkheid om naam bestand aan te passen
 
We zouden de medewerker de mogelijkheid kunnen geven om de naam van het bestand optioneel aan te passen. We denken aan twee varianten
Subtiele variant
Medewerker kan naam bestand aanpassen
Dwingendere variant
Medewerker krijgt altijd een (irritante) pop-up
One employment.png One employment (1).png
 
Nadeel van deze oplossing is dat het nog steeds vrijblijvend aan de medewerker is om de naam aan te passen.
 
Nogmaals, input via vragenlijst
Hopelijk bovenstaande meer informatie gegeven van de mogelijke oplossingsrichtigen. Wil je laten weten wat vor jou werkt via de vragenlijst (https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdJ1fvBMACFfEdUPWOHj4tXoGCmPXS0jRcM0N2Ag7lXtP2pvA/viewform?...)?
Björn Sman
CHAMPION ***
door Björn Sman

Goedemiddag @Remco te Ronde ,

 

Misschien is een subtiele variant waarin de medewerker in een veld een alternatieve titel kan kiezen een idee?

 

Of misschien iets met labels zodat je het document op die manier eenvoudiger kunt vinden?

door Remco te Ronde

Hoi @Björn Sman ,

 

Natuurlijk zijn er nog heel veel varianten te bedenken. Maar de focus van de processen is gemak voor de medewerker. Aansluitend op de slogan "#HR in 60 seconden."

 

Zoals je ziet in mijn antwoord en in de vragenlijst is dat ook de opbouw:

1) Waarom is de bestandsnaam überhaupt een probleem (ik vind het ook niet mooi, maar ook met een onduidelijke naam werkt Personeelsdossier super handig met document categorieën)

2) Als het probleem duidelijk is, wat is de beste oplossing? Waarbij standaardiseren altijd de voorkeur heeft op maatwerk en/of handmatige acties bij een medewerker.

 

Dus super fijn als jij (en vele andere beheerders) de vragenlijst invullen om de juiste oplossingsrichtingen te kunnen kiezen.