Wijzigen van bestandsnamen voordat ze in personeelsdossier komen

[MartijnVeenman]

Dit idee zal waarschijnlijk een samenwerking tussen HRSS en de app zijn. Waar wij tegenaan lopen is dat personeelsdossiers worden vervuild door bestandsnamen die niet helder gedefinieerd zijn bij het uploaden van bijvoorbeeld de VOG via de app. Wij zouden graag per categorie een vaste bestandsnaam willen selecteren of de mogelijkheid hebben om de bestandsnaam nog te wijzigen voordat deze het personeelsdossier in gaat. Bij voorkeur bij het afhandelen van de mutatie in Self Service. Ik plaats hem toch hier omdat het verzoek nadrukkelijk ontstaat vanuit de nieuwe functionaliteiten in de app.

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

Wij hadden deze vraag ook gesteld bij het uploaden van diploma/ certificaat. Wellicht interessant om dat ook te lezen Uploaden diploma of certificaat beschikbaar - Visma Community 

Heb er daarna helaas niks meer over gehoord

[Remco te Ronde]

Hoi @Bas Menken - Gemeente Leiden en @MartijnVeenman ,

Het klopt dat eerder deze vraag is gesteld op de community. Daar had ik met een vrolijke noot beloofd "ik er een paar dagen op moets broeden''. Maar inmiddels lijkt het een olifanten-dracht...

De complexiteit zit hem erin dat als een diploma (maar ook VOG of BIG-registratie) afkomstig is uit een officiele bron (zoals Mijn diploma's of Berichtenbox) we liever niet de bestandsnaam aanpassen. Dat willen we niet doen met het oog op toekomstige ontwikkelingen uit Youforce tegen fraude samen ontwikkelen.

Maar inderdaad als iemand een foto maakt van b.v. een diploma dan wil je wel een mooiere bestandsnaam zien in het Personeelsdossier. Zoals @MartijnVeenman al aangeeft moeten we zoeken of die oplossing ligt in de App, de integratie met Self Service, of op het moment van doorzetten van Self Service naar het dossier.

We waren de eerdere vraag niet vergeten, maar heel fijn dat er nu ook een idee is. Dat daagt ons nog verder uit om met de beste oplossing te komen.

[MartijnVeenman]

Hoi @Remco te Ronde , 

Dank voor je snelle reactie en toelichting. We gaan zien of hier vanuit meer klanten vraag naar is en dan hoop ik dat het in productie kan worden genomen😀

[Björn Sman]

Hi @Remco te Ronde ,

Kan er niet een soort keuze menu komen waarbij je de naam kan wijzigen? Misschien iets in de vorm van een alternatieve titel? Dat je bij een mouseover altijd nog de originele bestandsnaam kunt zien? Zomaar wat ideeën. Wij lopen ook hier tegen aan 😃

[Riny]

Ook wij hebben last van vervuiling van de namen in het personeelsdossier, wij sluiten ons aan bij bovenstaande wens.

[RKnol]

ook wij lopen tegen dit probleem aan, maar Is het misschien ook mogelijk om een bepaalde naam af te dwingen in de app op bepaalde soorten documenten dat je wilt uploaden?

[Remco te Ronde]

Hoi @MartijnVeenman 

Bedankt voor het aanmaken van dit idee. En @RKnol , @Riny , @Björn Sman en @Bas Menken - Gemeente Leiden bedankt voor jullie aanvullende toelichting.

We hebben het verder onderzocht en er zijn meerdere oplossingsrichtingen mogelijk. We vragen je daarom om een comment achter te laten op dit idee om samen te kunnen beslissen hoe we het gaan verbeteren.

Vragenlijst

We hebben een online vragenlijst gemaakt. Zouden jullie (en iedereen die geintresseerd is) deze willen invullen?

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdJ1fvBMACFfEdUPWOHj4tXoGCmPXS0jRcM0N2Ag7lXtP2pvA/viewform?... 

Achtergrond

Vanuit ‘Uploaden & aanvragen’ wordt een bijlage doorgezet → Self Service en belandt vervolgens → Personeelsdossier.

Dit kan een hele mooie en logische naam zijn. Zoals in dit voorbeeld een HBO Diploma:

Maar het kan ook zijn dat een medewerker een foto heeft gemaakt met zijn smartphone. In dat geval kan er een onduidelijke naam zichtbaar zijn. Bijvoorbeeld:

Vraag 1 (uit de vragenlijst): We gaan ervanuit dat jullie met dit idee dit willen verbeteren. Gaat het om een andere verbetering horen we het graag.

Vraag 2 (uit de vragenlijst): In Personeelsdossier kan je de naam van een bestand al wijzigen. Is dat niet al voldoende? Of zou je de medewerkerde optie willen geven om het te kunnen wijzigen in het dossier?

Oplossingsrichting 1 - De naam van document/bijlage wordt altijd aangepast

We kunnen de naam van de bijlage altijd aanpassen. Laten we de BIG en Diploma als voorbeeld nemen

Opbouw bestandsnaam: <naam proces> behaald op <datum>.<extensie>	Opbouw bestandsnaam: <naam proces> <BIG nummer> <beroep>.<extensie>
Voorbeeld: Diploma of certificaat behaald op 2 jul 2009.pdf	Voorbeeld: BIG 99059298130 Verpleegkundige.pdf

Nadeel van deze oplossingsrichting is dat als de medewerker wel een mooie naam gebruikt bij het document (bijvoorbeeld ‘’HBO Bachelor Personeel en Arbeid Remco te Ronde.pdf’’) deze naam altijd wordt overschreven.

Grote voorbeeld is natuurlijk consistent inrichting in alle situaties

Oplossingsrichting 2 - Geef medewerker mogelijkheid om naam bestand aan te passen

We zouden de medewerker de mogelijkheid kunnen geven om de naam van het bestand optioneel aan te passen. We denken aan twee varianten

Subtiele variant Medewerker kan naam bestand aanpassen	Dwingendere variant Medewerker krijgt altijd een (irritante) pop-up

Nadeel van deze oplossing is dat het nog steeds vrijblijvend aan de medewerker is om de naam aan te passen.

Nogmaals, input via vragenlijst

Hopelijk bovenstaande meer informatie gegeven van de mogelijke oplossingsrichtigen. Wil je laten weten wat vor jou werkt via de vragenlijst (https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdJ1fvBMACFfEdUPWOHj4tXoGCmPXS0jRcM0N2Ag7lXtP2pvA/viewform?...)?

[Björn Sman]

Goedemiddag @Remco te Ronde ,

Misschien is een subtiele variant waarin de medewerker in een veld een alternatieve titel kan kiezen een idee?

Of misschien iets met labels zodat je het document op die manier eenvoudiger kunt vinden?

[Remco te Ronde]

Hoi @Björn Sman ,

Natuurlijk zijn er nog heel veel varianten te bedenken. Maar de focus van de processen is gemak voor de medewerker. Aansluitend op de slogan "#HR in 60 seconden."

Zoals je ziet in mijn antwoord en in de vragenlijst is dat ook de opbouw:

1) Waarom is de bestandsnaam überhaupt een probleem (ik vind het ook niet mooi, maar ook met een onduidelijke naam werkt Personeelsdossier super handig met document categorieën)

2) Als het probleem duidelijk is, wat is de beste oplossing? Waarbij standaardiseren altijd de voorkeur heeft op maatwerk en/of handmatige acties bij een medewerker.

Dus super fijn als jij (en vele andere beheerders) de vragenlijst invullen om de juiste oplossingsrichtingen te kunnen kiezen.

[Remco te Ronde]

Hoi allemaal (en specifiek @RKnol , @Riny ),

Inmiddels hebben we 7 reacties binnen op de vragenlijst. Dat levert al veel informatie op. Maar we zijn altijd nog op zoek naar meer input. Je kunt de vragenlijst nog invullen tot vijdag 11 oktober. Wil je dat doen? Dan kan dit via:

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdJ1fvBMACFfEdUPWOHj4tXoGCmPXS0jRcM0N2Ag7lXtP2pvA/viewform?...

[Remco te Ronde]

Hi,

Bedankt voor de input op de vragenlijst. Dit geeft ons zeer veel waardevolle informatie. De belangrijkste uitkomst is:

Concreet betekent dit dat we het idee de status 'realisatie waarschijnlijk' geven. Waarbij we weten dat het nog niet genoeg is voor iedereen. 

Voor degene die nóg meer invloed willen hebben op de bestandsnaam, daarvoor ligt de oplossing op termijn in Self Service. Er is reeds een idee voor die veel overeenkomsten vertoond, namelijk:

https://community.visma.com/t5/Ideeen-Youforce-Self-Service/Naamgeving-document-naar-dossier-als-P-a...

Zodra we dit huidige idee (dus vanuit de App een standaard bestandsnaam geven met een logische opbouw) gaan realiseren zal het idee worden veranderd naar de status 'ingepland'.

[MartijnVeenman]

Dank voor de update @Remco te Ronde, ik kijk er naar uit!

[Remco te Ronde]

Hoi @MartijnVeenman , @Björn Sman , @RKnol , @Bas Menken - Gemeente Leiden en @Bas Menken - Gemeente Leiden ,

Er is een (hele beperkte) update rondom dit idee. In Mijn Youforce (desktop) hebben we nu de integratie met het diploma-register van DUO geactiveerd (leer er meer over in: Upload diploma rechtstreeks uit diplomaregister DUO.

Daarmee hebben we alvast gezorgd dat alle diploma's die via deze route worden aangeleverd altijd een gestandaardiseerde naam hebben. Namelijk de officiele naam zoals gebruikt wordt in het diplomaregister. Dat ziet er bijvoorbeeld zo uit:

Het is niet voor ieder document de oplossing. Maar het is alvast een stap in de goede richting. 

[Remco te Ronde]

Hoi @MartijnVeenman  (en iedereen die heeft bijgedragen),

Inmiddels zijn we gestart met de implementatie van dit idee. Daardoor zal je ervaren dat per proces de bestandsnamen van de bijlagen een betere naam krijgen. Zodra we gereed zijn met ieder proces zal ik een nieuwsbericht plaatsen en dit idee updaten.