Voor het declareren van bijv. wekschoenen (1x per 2 jaar) of beeldschermbril (1x per 3 jaar) mogelijkheid inbouwen, dat als deze declaratie is ingediend, deze dan de komende kalanderjaren dichtgezet worden voor deze medewerker.
@oscarwolbrink . Je zou dit met behulp van de een eigen/vrije rubriek kunnen inrichten. In deze rubriek schrijf je vervolgens bij goedkeuring van de mutatie het huidige jaartal (bv '2023') weg naar Beaufort. Dit veld opnemen in de workflow. Vervolgens bouw je een controle op dit veld die het huidige jaar vergelijkt met deze waarde (bij wekschoenen niet korter dan 2 jaar in het verleden, bij beeldschermbril niet korter dan 3 jaar in het verleden).
@oscarwolbrink Wij hebben hier inderdaad ook mee te maken. In het formulier van Self Service zit dit ingebouwd bij ons voor ook o.a. MKSA. Echter als een werknemer dit reeds in de app wel kan aanvragen bv. declaratie Beeldschermbril en dat dit de flow opstart in Self Service en dat dan de controle wordt gedraaid en aangegeven dat de medewerker reeds dit eerder heeft aangevraagd in de afgelopen 3 jaren, dat wil je niet. Je wil eigenlijk dan al een melding in de app voor de medewerker dat deze de declaratie al niet kan indienen.
Mogelijk dat hiervoor in de app een schuifje gemaakt kan worden voor laatst ingediende declaratie op basis van aantal kalenderjaren of echte jaren.
@cvanstijn @Anonymous @Raymond_de_Rozario Dit zijn inrichtingen voor HRSS. In de Youforce app heb je deze opties niet. Heb ik ook vanuit de servicedesk meegekregen. Vandaar dat dit via de community gedaan moet worden.
Allereerst bedankt voor het idee, op dit moment geen concreet plan om iets dergelijks toe te voegen maar ik ga later dit jaar een top 10 ideeen aan jullie voorleggen zodat jullie kunnen helpen prioriteren.
Ik herken de vraag wel, maar toch wat extra vragen om een beter beeld te krijgen...
De beperking ligt minimaal op 1 jaar? En bijvoorbeeld niet op 6 maanden
Geldt voor volledige jaren? En bijvoorbeeld niet op 1,5 jaar
Ik zie de term "jaren" en "kalenderjaren" apart gebruikt worden, kan iemand dit toelichten?
Deze beperking geldt op het niveau van dienstverband? Of op persoonsniveau? Wat als een declaratie is gedaan op een afgesloten dienstverband, die telt gewoon mee? (denk aan een dienstverband Bepaalde Tijd die opgevolgd wordt door nog een BT-DVB, etc.)
De controle moet werken op de datum uitgave? (of de datum van indienen?)
Hoe vaak komt dit voor? Zou iemand eens willen delen hoe groot het percentage declaraties met deze beperking is t.o.v. de overige onkosten-declaraties? We hebben net de jaarwisseling gehad, dus een goed moment om dat te meten over 2023...
De beperking geldt alleen voor onkosten-declaraties? (en niet voor kilometer-declaraties)
1) beperking ligt min. op 1 kalenderjaar. Kalenderjaar = als je ergens in een jaar een declaratie ingediend hebt telt dit hele jaar mee. Dus bijvoorbeeld werkschoenen die je 1 x per jaar in mag dienen. Deze declaratie mag je bijv. in januari of oktober indienen, dan mag je deze niet meer voor dat jaar indienen. Het jaar erop (kan dus weer januari zijn) mag je weer opnieuw deze indienen.
2) geldt voor hele jaren, dien je een declaratie in, in de maand juli, kan dit dus wel 1,5 jaar zijn
3) zie hierboven
4) DV
5) datum van uitgifte: heb je als voorbeeld de werkschoenen in december gekocht, moet deze wel voor dat jaar meetellen.
6) aanschaf voor thuiswerk (bureau of ICT middelen) is 3 tot 5 jaar. Als iemand zo'n declaratie in gaat dienen is het erg tijdrovend om per persoon het personeelsdossier door te spitten, of deze medewerker al een keer iets gedeclareerd heeft. Mbt de thuiswerk faciliteiten is het % hoog van indienen. voorbeeld van werkschoenen niet, dat geldt maar voor een bepaalde groep medewerkers
@Bastiaan Friederichs Toelichting voor punt 3 voor jaren en kalenderjaren. Bij ons mag je als je de afgelopen 2 jaar niet hebt meegedaan aan de beeldschermbril weer een nieuwe aanvraag indienen. Dus als iemand op 1 augustus 2023 een bril heeft gedeclareerd dan mag deze op 1 augustus 2025 weer opnieuw een beeldschermbril declareren. Dus dit gaat dan niet per kalenderjaar dat deze medewerker per 1 januari 2025 weer mag declareren.
@Bastiaan Friederichs het zou fijn zijn als dit kan. Voor nu kan ik zo snel even 2 voorbeelden bedenken: beeldschermbril, aanschaf thuiswerkmiddelen. Het zou mooi zijn dat je zelf kan aangeven of het maanden of jaren dienen te zijn.
@Bastiaan Friederichs Wij (gemeente Zaanstad) zouden ook wel erg graag de mogelijkheid willen hebben om tijds restricties aan het indienen van declaraties via de app te koppelen.
Zie hieronder onze reactie op je vragen
Ik herken de vraag wel, maar toch wat extra vragen om een beter beeld te krijgen...
De beperking ligt minimaal op 1 jaar? ja
Geldt voor volledige jaren? En bijvoorbeeld niet op 1,5 jaar; ja
Ik zie de term "jaren" en "kalenderjaren" apart gebruikt worden, kan iemand dit toelichten? Voor ons geldt jaren. Dus ingediend 1 maart 2024 met 3 jaar restrictie. Er kan dan weer vanaf maart 2027 worden ingediend.
Deze beperking geldt op het niveau van dienstverband? Of op persoonsniveau? Wat als een declaratie is gedaan op een afgesloten dienstverband, die telt gewoon mee? (denk aan een dienstverband Bepaalde Tijd die opgevolgd wordt door nog een BT-DVB, etc.) op persooonsniveau.
De controle moet werken op de datum uitgave? (of de datum van indienen?) ja datum uitgave
De beperking geldt alleen voor onkosten-declaraties? (en niet voor kilometer-declaraties) ja
U moet een geregistreerde gebruiker zijn om hier een opmerking toe te voegen. Als u al geregistreerd bent, moet u zich aanmelden. Als u zich nog niet hebt geregistreerd, moet u zich registreren en aanmelden.
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika