Mijn Communities
Help
oscarwolbrink
CHAMPION *

declaratie mag maar bijv. 1 x per 3 jaar ingediend worden

door oscarwolbrink
Status: Niet ingepland

Voor het declareren van bijv. wekschoenen (1x per 2 jaar) of beeldschermbril (1x per 3 jaar) mogelijkheid inbouwen, dat als deze declaratie is ingediend, deze dan de komende kalanderjaren dichtgezet worden voor deze medewerker.

11 Opmerkingen
Raymond_de_Rozario
ACTIVE CONTRIBUTOR ***
door Raymond_de_Rozario

Iets dergelijks hebben wij door onze consultants laten inrichten voor de vakbondscontributie. Dit is gedaan n.a.v. dit voorbeeld. heb je daar wat aan?

Anonymous
Niet van toepassing
door Anonymous

@oscarwolbrink . Je zou dit met behulp van de een eigen/vrije rubriek kunnen inrichten. In deze rubriek schrijf je vervolgens bij goedkeuring van de mutatie het huidige jaartal (bv '2023') weg naar Beaufort.  Dit veld opnemen in de workflow. Vervolgens bouw je een controle op dit veld die het huidige jaar vergelijkt met deze waarde (bij wekschoenen niet korter dan 2 jaar in het verleden, bij beeldschermbril niet korter dan 3 jaar in het verleden).

cvanstijn
CHAMPION ***
door cvanstijn

@oscarwolbrink Wij hebben hier inderdaad ook mee te maken. In het formulier van Self Service zit dit ingebouwd bij ons voor ook o.a. MKSA. Echter als een werknemer dit reeds in de app wel kan aanvragen bv. declaratie Beeldschermbril en dat dit de flow opstart in Self Service en dat dan de controle wordt gedraaid en aangegeven dat de medewerker reeds dit eerder heeft aangevraagd in de afgelopen 3 jaren, dat wil je niet. Je wil eigenlijk dan al een melding in de app voor de medewerker dat deze de declaratie al niet kan indienen.

 

Mogelijk dat hiervoor in de app een schuifje gemaakt kan worden voor laatst ingediende declaratie op basis van aantal kalenderjaren of echte jaren.

oscarwolbrink
CHAMPION *
door oscarwolbrink

@cvanstijn @Anonymous @Raymond_de_Rozario 
Dit zijn inrichtingen voor HRSS. In de Youforce app heb je deze opties niet. Heb ik ook vanuit de servicedesk meegekregen. Vandaar dat dit via de community gedaan moet worden.

 

Groet,

Oscar

Raymond_de_Rozario
ACTIVE CONTRIBUTOR ***
door Raymond_de_Rozario

@oscarwolbrink Ik heb je idee in ieder geval een kudo gegeven. 

Anonymous
Niet van toepassing
door Anonymous

@oscarwolbrink  Ik had inderdaad niet in de gaten dat het om de Youforce app ging. Van mij ook een kudo!

door Bastiaan Friederichs
Status changed to: Status: Niet ingepland

Allereerst bedankt voor het idee, op dit moment geen concreet plan om iets dergelijks toe te voegen maar ik ga later dit jaar een top 10 ideeen aan jullie voorleggen zodat jullie kunnen helpen prioriteren.

Ik herken de vraag wel, maar toch wat extra vragen om een beter beeld te krijgen...

 

  1. De beperking ligt minimaal op 1 jaar?
    En bijvoorbeeld niet op 6 maanden

  2. Geldt voor volledige jaren?
    En bijvoorbeeld niet op 1,5 jaar

  3. Ik zie de term "jaren" en "kalenderjaren" apart gebruikt worden, kan iemand dit toelichten?

  4. Deze beperking geldt op het niveau van dienstverband? Of op persoonsniveau?
    Wat als een declaratie is gedaan op een afgesloten dienstverband, die telt gewoon mee?
    (denk aan een dienstverband Bepaalde Tijd die opgevolgd wordt door nog een BT-DVB, etc.)

  5. De controle moet werken op de datum uitgave?
    (of de datum van indienen?)

    BastiaanFriederichs_0-1704286041810.png

     

  6. Hoe vaak komt dit voor?
    Zou iemand eens willen delen hoe groot het percentage declaraties met deze beperking is t.o.v. de overige onkosten-declaraties? We hebben net de jaarwisseling gehad, dus een goed moment om dat te meten over 2023...

  7. De beperking geldt alleen voor onkosten-declaraties?
    (en niet voor kilometer-declaraties)
oscarwolbrink
CHAMPION *
door oscarwolbrink

@Bastiaan Friederichs 

1) beperking ligt min. op 1 kalenderjaar. 
Kalenderjaar = als je ergens in een jaar een declaratie ingediend hebt telt dit hele jaar mee. Dus bijvoorbeeld werkschoenen die je 1 x per jaar in mag dienen. Deze declaratie mag je bijv. in januari  of oktober indienen, dan mag je deze niet meer voor dat jaar indienen. Het jaar erop (kan dus weer januari zijn) mag je weer opnieuw deze indienen.


2) geldt voor hele jaren, dien je een declaratie in, in de maand juli, kan dit dus wel 1,5 jaar zijn


3) zie hierboven

 

4) DV

 

5) datum van uitgifte: heb je als voorbeeld de werkschoenen in december gekocht, moet deze wel voor dat jaar meetellen.

6) aanschaf voor thuiswerk (bureau of ICT middelen) is 3 tot 5 jaar. Als iemand zo'n declaratie in gaat dienen is het erg tijdrovend om per persoon het personeelsdossier door te spitten, of deze medewerker al een keer iets gedeclareerd heeft. Mbt de thuiswerk faciliteiten is het % hoog van indienen. voorbeeld van werkschoenen niet, dat geldt maar voor een bepaalde groep medewerkers

 

7) de beperking geldt alleen voor onkosten. 

 

cvanstijn
CHAMPION ***
door cvanstijn

@Bastiaan Friederichs Toelichting voor punt 3 voor jaren en kalenderjaren. Bij ons mag je als je de afgelopen 2 jaar niet hebt meegedaan aan de beeldschermbril weer een nieuwe aanvraag indienen. Dus als iemand op 1 augustus 2023 een bril heeft gedeclareerd dan mag deze op 1 augustus 2025 weer opnieuw een beeldschermbril declareren. Dus dit gaat dan niet per kalenderjaar dat deze medewerker per 1 januari 2025 weer mag declareren.

Angela Heins1
CHAMPION ***
door Angela Heins1 (Bijgewerkt ‎09-07-2024 14:53 door Angela Heins1 )

@Bastiaan Friederichs het zou fijn zijn als dit kan. Voor nu kan ik zo snel even 2 voorbeelden bedenken: beeldschermbril, aanschaf thuiswerkmiddelen. Het zou mooi zijn dat je zelf kan aangeven of het maanden of jaren dienen te zijn. 

RG van Zuuk
CONTRIBUTOR ***
door RG van Zuuk
@Bastiaan Friederichs  Wij (gemeente Zaanstad) zouden ook wel erg graag de mogelijkheid willen hebben om tijds restricties aan het indienen van declaraties via de app te koppelen. 

Zie hieronder onze reactie op je vragen

Ik herken de vraag wel, maar toch wat extra vragen om een beter beeld te krijgen...

 

  1. De beperking ligt minimaal op 1 jaar?
    ja

  2. Geldt voor volledige jaren?
    En bijvoorbeeld niet op 1,5 jaar;  ja

  3. Ik zie de term "jaren" en "kalenderjaren" apart gebruikt worden, kan iemand dit toelichten?
    Voor ons geldt jaren. Dus ingediend 1 maart 2024 met 3 jaar restrictie. Er kan dan weer vanaf maart 2027 worden ingediend. 
  4. Deze beperking geldt op het niveau van dienstverband? Of op persoonsniveau?
    Wat als een declaratie is gedaan op een afgesloten dienstverband, die telt gewoon mee?
    (denk aan een dienstverband Bepaalde Tijd die opgevolgd wordt door nog een BT-DVB, etc.) op persooonsniveau. 

  5. De controle moet werken op de datum uitgave?
    (of de datum van indienen?) ja datum uitgave

    RGvanZuuk_0-1728543082959.png

     

     



  6. De beperking geldt alleen voor onkosten-declaraties?
    (en niet voor kilometer-declaraties) ja