Afdelingen niet zichtbaar en niet te autoriseren als er geen medewerkers op staan

[Sylvia Schilt]

Wij hebben medewerkers (praktijkopleiders), die toegang krijgen tot personeelsdossier.

Zij hebben vanuit B04 geen rol en de autorisatie voor de gewenste afdelingen wordt handmatig in personeelsdossier vastgelegd. Als een afdeling nieuw is, en er staan nog geen medewerkers op, is die afdeling niet te selecteren in personeelsdossiers. We kunnen de praktijkopleider dan dus niet autoriseren.

Graag zouden wij daarom zien dat alle actuele afdelingen, ongeacht of er medewerkers op staan, zichtbaar zijn in personeelsdossier, zodat we de autorisatie goed kunnen doorvoeren.

[karl Wegner]

Als aanvulling zou het ook mooi zijn als de gelaagdheid van de organisatiestructuur binnen BO4 ook aanwezig is binnen Personeelsdossier, zodat je op een laag kan autoriseren. Daarmee voorkom je als er een nieuwe afdeling onder de laag wordt toegevoegd binnen Beaufort je deze nu mist in Personeelsdossier. Dat continue controleren of dat het geval is, is natuurlijk niet te doen.

[Peter van Miltenburg]

De expliciete autorisatie in Personeelsdossier werkt op de informatie die bij het dossier (de menu-optie Medewerkers) is vastgelegd (medewerkernummer of afdelingsnummer dienstverband). Binnen Personeelsdossier zelf is organisatiestructuur niet beschikbaar. Een afdeling is dus pas zichtbaar in de autorisatiemodule als er één medewerkerdossier beschikbaar is die aan die afdeling gekoppeld is. Eén van de redenen hiervoor is dat ook afdelingen die vele jaren terug in gebruik waren en die niet meer aanwezig zijn in de HR-module nog wel bekend moeten zijn in Personeelsdossier voor medewerkers die al langere tijd uit dienst zijn. 

Het is hierdoor niet mogelijk om te autoriseren op een afdeling waar geen medewerkers van bekend zijn. Het toekennen van een rol in HR Core is in principe de geadviseerde manier om gebruikers toegang te geven, omdat je dan altijd gebruik maakt van dynamische autorisatie zonder verder beheer in Personeelsdossier. Wellicht zijn er mogelijkheden om ook de praktijkopleiders op basis van een rol in HR Core rechten te geven op afdelingen.

Het is de verwachting dat er op langere termijn wijzigingen in de autorisatie worden doorgevoerd in het kader van vernieuwing van de autorisatiemodule. Dan zal de autorisatie nog verder worden gebaseerd op de inrichting in HR Core, en mogelijk dat deze situatie dan ook ingericht kan worden. Dit is echter een ingrijpende aanpassing waarvoor nog geen concrete planning bekend is.