Adreswijziging met EDI Arbodienst laten meesturen om datalekken te voorkomen

[Gea Bussink-Veerbeek]

Wanneer een nieuw verzuimdossier wordt gestart, worden de persoonlijke gegevens zoals adresgegevens meegestuurd in de EDI naar de arbodienst. Wanneer een medewerker tijdens een lopend verzuim een adreswijziging doorgeeft in de salarisadministratie, komt die adreswijziging niet mee met de EDI naar de arbodienst. Het is nu dus voorgekomen, dat de arbodienst een brief naar het verkeerde adres heeft gestuurd. AVG-technisch risicovol, misschien zelfs een datalek.

Visma geeft als workaround mee, dat we dan het nieuwe adres als verpleegadres moeten opvoeren. Dat komt wel mee in de EDI naar de Arbodienst. Echter, bij controle van de adreswijzigingen hebben wij geen zicht op een eventueel ziektedossier en het is ondoenlijk, om dat voor elke adreswijziging te controleren. En wie garandeert mij, dat de Arbodienst correspondeert via het verpleegadres? Kortom, een niet werkende workaround. 

Visma ziet het probleem niet als fout in de EDI-koppeling en lost het daarom niet op, tenzij ik natuurlijk veel likes krijg op dit idee. Graag ook liken als je zelf geen gebruik maakt van de EDI naar de arbodienst. Het gaat hier om een AVG-probleem dat opgelost moet worden.

[Raymond_de_Rozario]

Bijzonder dat je een dergelijke fout op deze manier moet adresseren om het op te laten lossen. Ik hoop dat je post overladen wordt met kudo's en toevoegingen.

[sverbree]

Volgens mij werkt er geen enkel HR systeem met een dergelijke functionaliteit, neemt niet weg dat je wel een punt hebt.
Er bestaat volgens mij in de verzuimstandaard wel een mogelijkheid om een "informatie" bericht te sturen. Daarin wijzig je niets in het lopende verzuim maar kun je wel een dergelijke wijziging doorgeven.

Hier moet de leverancier van het HR pakket dus wel iets regelen om dat te verwerken en de arbodienst zou dat dan op haar beurt ook weer moeten kunnen verwerken.

Het zal dus zeker niet zo snel ingeregeld zijn, maar ik geef je een Kudo 😉

Vergeet ik er nog bij te vermelden dat ik vanmorgen een overleg had met VismaRaet en zij aangeven dat het invoeren van een verpleegadres ook geen bericht naar de arbodienst verzorgd. Aan de geopperde work-around heb je dus ook niets...

[Gea Bussink-Veerbeek]

@sverbree Die mogelijkheid ken ik niet. Mijn vraag daarbij is wel: wie stelt dat bericht op? Hoe worden wij zelf getriggerd dat we een informatiebericht moeten doorgeven? Punt is, dat adreswijzigingen geautomatiseerd zijn, en we bij een adreswijziging niet weten of er sprake is van een verzuimdossier. Bij wijzigingen op het verzuim moeten gewoon elke keer ook de adres- en contactgegevens meegestuurd worden ter controle zodat altijd met de juiste gegevens wordt gewerkt. Als dat met de nieuwe verzuimmelding kan, lijkt me dat niet moelijk op te lossen voor elke wijziging daarop.

En wat vreemd, dat bij Visma geen eenduidigheid is over de workarounds.

[sverbree]

@Gea Bussink-Veerbeek Dat bericht zou het HR pakket automatisch voor je moeten opstellen. 

Wanneer ik de verzuimstandaard erop na sla is dat een verwerkingscode "4".

Mijn verwachting is echter dat het niet ontwikkeld is in het HR pakket en ik mij daarbij afvraag hoe de arbodienst het verwerkt.

[Frank JHM Poell]

Hartelijk dank voor dit idee.

We gaan nader onderzoeken of en hoe we dit zouden kunnen realiseren. Op basis van die analyse besluiten we vervolgens de vervolgstappen.

De verwarring omtrent workarounds is waarschijnlijk gelegen in de diverse berichtenstromen die vanuit Raet worden ondersteund (Beaufort berichten verkeer enerzijds en de Sivi standaard anderzijds).

[Frank JHM Poell]

Beaufort kent dienstverband berichten waarin wijzigingen in NAW gegevens van medewerkers doorgegeven konden worden aan Arbo diensten.  Deze DV berichten werden voor alle medewerkers aangemaakt en niet alleen voor de medewerkers met een actief dossier bij de Arbodienst.

Volgens de AVG richtlijnen is het niet toegestaan NAW gegevens door te geven als er geen sprake is van een actief dossier. Bovendien was het ook niet meer toegestaan BSN nummers te communiceren naar de Arbodienst, hetgeen wel onderdeel was van het bericht.

Daarop heeft Visma|Raet in de keten besloten deze berichten niet meer door te geven.

[Gea Bussink-Veerbeek]

@Frank JHM Poell  het is zoals je zegt: Volgens de AVG richtlijnen is het niet toegestaan NAW gegevens door te geven als er geen sprake is van een actief dossier. 

Echter: onze vraag betreft actieve dossiers: het is noodzakelijk, dat van actieve dossiers de NAW gegevens worden doorgegeven, En dat mag WEL volgens de AVG richtlijnen en is zelfs noodzakelijk om aan de AVG richtlijnen te voldoen, omdat anders na een adreswijziging verzuimcorrespondentie naar het verkeerde adres wordt verzonden. 

Graag alsnog mijn vraag onderzoeken of van actieve dossiers NAW gegevens meegestuurd kunnen worden in de EDI naar de arbodienst zodat er geen datalekken ontstaan door verzending van verzuimgegevens naar het verkeerde adres.

[Frank JHM Poell]

@Gea Bussink-Veerbeek excuus voor de late reactie.

Het bestaande EDI berichtenverkeer in Beaufort ondersteund helaas geen wijzigingsberichten en deze hebben we ook niet op de ontwikkelagenda staan. Hier is uiteraard wel naar gekeken maar los van de inspanning aan Beaufort kant vereist dit in sommige gevallen ook aanpassingen aan Arbodienst kant. En niet alle Arbodiensten willen een dergelijke inspanning nog leveren op de huidige -reeds lang operationele- EDI keten.

Maar gelukkig is er wel een alternatief in de vorm van het SIVI berichten verkeer. Deze standaard ondersteunen we binnen de Beaufort Online propositie en kan dit vraagstuk -afhankelijk van de Arbodienst die jullie gebruiken- oplossen. Ihkv een concreet antwoord hebben we geprobeerd contact met je op te nemen (nog niet álle Arbodiensten worden op dit moment ondersteund), maar dat is helaas niet gelukt. Wil je in dit kader meer weten kun je uiteraard schakelen met jouw Customer Succes Manager.

[Gea Bussink-Veerbeek]

@Frank JHM Poell , tsja, vakantietijd. Ik heb de gevraagde informatie toegevoegd aan de melding.

[Frank JHM Poell]

Goedemiddag @Gea Bussink-Veerbeek, je hebt gelijk met de vakantietijd :-).

Wat betreft de door jullie gebruikte Arbodienst: deze bevindt zich op dit moment in de pilotfase en zal binnen afzienbare tijd operationeel worden. Voor meer informatie kun je contact opnemen met jouw Customer Succes Manager.

[Frank JHM Poell]

Zoals in de reacties op deze wens al aangegeven gaan we geen adreswijzigingen meer realiseren op het bestaande EDI berichtenverkeer vanuit Beaufort. 

Dit ivm het feit dat er een modern alternatief voorhanden is in de vorm van Arbo berichten conform de moderne SIVI standaard.

Wat betreft UWV berichtenverkeer loopt vanuit UWV  een traject om ook deze stromen te verbeteren. Visma|Raet neemt als softwarelevenrancier deel aan deze Digipoort projectgroep.