Automatisch bijwerken verlofsaldi "verlof vorig jaar' na eindejaarverwerking.

[SuzanneG1]

Wanneer een medewerker te laat is met zijn verlofaanvraag (bijv in maart 2024 opname in december 2023)  dan worden de uren en saldi correct bijgewerkt in dat betreffende jaar (2023). Echter wanneer de eindejaarverwerking (2023) heeft gedraaid dan wordt het gecorrigeerde saldo niet automatisch meegenomen naar het nieuwe kalenderjaar.  Waardoor er een verschil is in eindsaldo 2023 en beginsaldo vorig jaar 2024. Het is wenselijk dat de saldi automatisch worden bijgewerkt. Het is namelijk niet direct inzichtelijk wanneer er nog een mutatie met terugwerkende kracht plaatsvindt in het voorgaande kalenderjaar.

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

Je kan dit oplossen door een batchopdracht dagelijks te laten draaien waarin het verlofrecht van 2023 wordt berekend.

Wij doen dit jaarlijks rond de jaarwisseling totdat we op een gegeven moment zetten we het aanvragen van verlof voor het vorige jaar dichtzetten.

Rond oktober gaan we dan alvast het verlof voor het volgende jaar toekennen en voeren we hetzelfde trucje uit.

Zo laten we nu al dagelijks het verlof van 2023 en 2024 berekenen. Zo vindt er elke nacht een verwerking plaats waar het restant uit 2023 netjes bij 2024 wordt gezet. Als iemand dan nu nog wat aanvraagt voor 2023 dan is morgen zijn saldo voor 2024 aangepast

[Frans Bekkers]

@Bas Menken - Gemeente Leiden ,

Dat is een interessante oplossing Bas. Kan jij ook laten zien hoe je zo'n batchopdracht kan inrichten?

[Ans Timmer-Kreike1]

@BasMenken daar ben ik ook wel benieuwd naar. Dat is een heel goede oplossing denk ik . 

[MdeBeer]

@Bas Menken - Gemeente Leiden 

Zou je hier wat meer over kunnen vertellen? Of heb je hier een uitleg van in een document misschien?

Vind dit ook wel interessant. 

[SuzanneG1]

@Bas Menken - Gemeente Leiden 

Dank je wel voor deze oplossing, graag zou ik deze informatie ook ontvangen of dat Visma|Raet deze oplossing voorhanden heeft wellicht. Heel fijn dat de saldi ook direct voor het nieuwe jaar worden bijgewerkt.

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

En ik dacht dat ik de standaard volgde 😀

Wat te doen

Wat wij doen is 2 batchopdrachten laten lopen.

1 voor 2023. 

• Alleen het jaar invullen en dan kiezen voor groene vink

Je komt nu in het verwerkingsscherm. 

• Kies voor in batch plaatsen
• Kies voor dagelijks
• pas de datum/tijd aan. Wij doen die van 2023 om 17:00 en die van 2024 om 21:00

Herhaal deze stap maar dan voor 2024

Wat heb ik nu ingesteld

Nu wordt elke dag het verlof van 2023 berekend, overgezet naar 2024 en dan het verlof van 2024 berekend.

Mutaties voor 2023 klaar

Op een gegeven moment sluiten wij de mogelijkheid van het aanvragen van verlof voor 2023 via self service. Op dat moment doen wij de eindejaarsverwerking en verjaring verlofrechten.

Op dat moment zou je de batchopdracht van 2023 kunnen uitzetten, let wel op dat als je dan nog handmatig verlof verwerkt in beaufort dat je nog een verlofberekening doet voor de betreffende persoon.

2025

Je kan er dan direct voor kiezen om alvast een batchopdracht voor 2025 te maken. Wij kiezen er zelf voor om dit later in het jaar te doen ivm eventuele CAO wijzigingen.

[Ans Timmer-Kreike1]

@Bas Menken - Gemeente Leiden Heel erg bedankt voor het deltvan je werkwijze.

groet Ans Timmer

[Frans Bekkers]

@Bas Menken - Gemeente Leiden Bedankt Bas.

[SuzanneG1]

Dank je wel Bas voor het delen van deze oplossing. Ik vraag me wel af of deze werkwijze niet een belasting is voor het systeem wanneer meerdere bedrijven deze batch dagelijks 2 keer gaan draaien voor het gehele bedrijf.

Graag zou ik dat Visma|Raet het zo inregelt dat dit alleen voor de betreffende medewerker gebeurt wanneer dit van toepassing is.

Wordt er een verlofaanvraag over 2023 goedgekeurd in het jaar 2024 bijvoorbeeld dat dan automatisch de saldi worden bijgewerkt voor deze medewerker. Ik hoop dat meerdere bedrijven dit ook wenselijk vinden. 

[Frank JHM Poell]

Hartelijk dank voor dit idee.

Op korte termijn zullen we hier geen andere oplossing voor positioneren anders dan het alternatief zoals @Bas Menken - Gemeente Leiden voorstelt.  Dank voor de uitgebreide toelichting @Bas Menken - Gemeente Leiden !

Wel zullen we de opmerking inzake belasting systemen in het oog houden. Mocht dat tot issues leiden zullen we daar actie op ondernemen.