Terugbrengen van optie om op Burgerservicenummer (BSN) te kunnen zoeken (HCED-I-19)

[Anonymous]

Een paar releases geleden heeft Raet de mogelijkheid verwijderd personen in HR Core te kunnen zoeken m.b.v. het burgerservice nummer. Volgens mij naar aanleiding van een publicatie van de autoriteit persoonsgegevens.

Mijns inziens was dit niet noodzakelijk en gewoon onwenselijk. Het BSN nummer wordt namelijk niet alleen in communicatie NAAR het UWV en de belastingdienst gebruikt, maar deze instanties gebruiken het ook in communicatie naar de werkgever toe. Dit laatste is volgens mij voldoende aanleiding om een zoekoptie op BSN gewoon te mogen gebruiken.

Overigens gebruikt ook het ABP BSN nummers maar vermeld tenminste nog namen (zag toevallig een factuur OP/NP voor ex-werknemers), maar het doelgroepenregister bij het UWV vermeldt uitsluitend BSN nummers.

Feitelijk moeten we nog steeds zoeken op BSN, maar moet je het BSN gebruiken in een rapportage / Excel export wat exact op hetzelfde neerkomt. Derhalve graag deze zoekoptie weer terug inbouwen.

[Former Member]

het zal wel niet helpen, want dit is wettelijk bepaald en RAET wordt daarop ge-audit, In de praktijk zoeken we alle mogelijke omwegen om toch op BSN nummer te kunnen zoeken omdat dat het enige unieke gegeven is. Het zou helpen als het voor administratieve afdelingen als P&O en Salarisadministratie apart geautoriseerd kan worden. Terug ermee dus

[Former Member]

Neen, het is niet wettelijk bepaald. Intern binnen een organisatie mag je wel degelijk het bsn gebruiken om te zoeken. Je mag het echter niet gebruiken om extern te zoeken. Dit was echt een "Roomser dan de paus" actie van raet. Liefst echt zo snel mogelijk terug, hoeven we onze workaroudlijst niet meer te hanteren (exportje naar excel en daarin zoeken.

[Former Member]

@Han vd Bogaerd..Als dat zo is heb ik problemen die geen problemen zijn .. zelfs hier intern in de organisatie is het uit alle rapportages gehaald - ook de interne, nergens wordt het nummer meer getoond. dit alles in het kader van onze onvolprezen privacy-wetgeving.

[Anonymous]

Juist vanwege de doorgeslagen wetgeving, hebben we maar een Imprompturapport neergezet, waarvoor alleen de SA is geautoriseerd. Rechtstreeks vanuit Beaufort kan dit rapport opgestart worden, waarbij de eerste vraag het BSN is. Alle gewenste info kun je daar vervolgens aan koppelen. 

Een andere optie die je voor een speciaal geautoriseerde doelgroep kan gebruiken is de initiële stap 160045 Selectie dienstverband. Ik weet alleen niet of die in elke versie van Beaufort te vinden is. Wij gebruiken HR Core (in huis). Je kunt dan op BSN zoeken (ssst).

[Former Member]

@AJ Boon, dank je wel.   ik heb ook tussenoplossingen - eigen veld gemaakt waar het BSN in gekopieerd wordt en dan gebruiken we als zoekveld, maar het is van de zotte dat dat nodig is. overigens heb ik begrepen dat het ook uit Impromptu gesloopt gaat worden.

[Anonymous]

@ Koole-Scholten Helemaal uit Impromptu zal het niet verdwijnen, hooguit uit de catalogus. Dan nog is het BSN vastgelegd in de database en kun je met behulp van eigen catalogi alsnog het BSN beschikbaar stellen.

Terug naar de basisvraag: eigenlijk wacht dit topic op een officieel antwoord van Raet, geverifieerd bij Autoriteit persoonsgegevens, waarom ook in Beaufort de zoekmogelijkheden zijn weggehaald, terwijl UWV en sommige andere instanties dit als enige zoekargument meegeven.

Wordt een beetje dezelfde spagaat als de 'Aard van verzuim' dit niet mag worden vastgelegd, maar UWV verlangt wel een melding Ziek ten gevolge van zwangerschap. (Of beter: als organisatie wil je die melding om financiële redenen sowieso door kunnen geven)

[Former Member]

Wij kennen een aantal loonbeslagen instanties die alleen met BSN communiceren. Onze financiële afdeling vindt het dan erg frustrerend dat zij niet op BSN kunnen zoeken. Ons bericht naar hen is echter geweest om die instanties om aanvullende informatie te vragen en hooguit het BSN te gebruiken als controle. Wat wij vooral zien is dat uit gemakzucht op BSN wordt gezocht. Wij hebben ook een rapport gemaakt (niet naar andere gebruikers verspreid) om daar op te kunnen zoeken en deze hebben wij nog maar 1 keer hoeven te gebruiken; we kregen bij nieuwe medewerker een bericht dat BSN reeds eerder was gebruikt, maar konden die medewerker niet vinden.

Kortom, zolang er mogelijkheden waren om op BSN te zoeken werd dit gebruikt. Nu dit niet meer mogelijk is, wordt er niet meer met BSN gezocht en blijkt het allemaal niet zo hard nodig te zijn als eerder gedacht.

[Former Member]

We begrijpen dit vraagstuk heel goed. We nemen de genoemde argumenten mee in onze heroverwegingen.

[Former Member]

We begrijpen dat het niet kunnen zoeken op BSN het in voorkomende gevallen erg lastig maakt om de juiste persoon te identificeren. Wij onderzoeken momenteel in welke situaties het BSN mogelijk wel gebruikt mag worden.

Graag ontvang ik daarvoor input over de functies van HR Core Education (bijv. welke schermen) waarbij u dit BSN per se nodig hebt. En daarbij ook graag wat de aanleiding is om die functionliteit te willen gebruiken (bijv. vanwege een ontvangen brief/document xyz van het UWV).

[Former Member]

Hans,

Intern mag iedereen het BSN nummer gebruiken als het door de medewerker is verstrekt. Het niet mogen gebruiken van het BSN geldt alleen naar "buiten" toe. Aangezien alle medewerkers het BSN nummer verstrekken kan het zoeken gewoon in het zoekscherm worden toegevoegd. Immers het zoeken via dat scherm is altijd beperkt tot de populatie waarvoor rechten in HRCE aan de gebruiker zijn afgegeven.

[Anonymous]

Intern gebruik is inderdaad toegestaan, alleen verstrekking derden is niet toegestaan

[Anonymous]

Zoals aangegeven door Hans is het eigenlijk een non-kwestie omdat het BSN nummer alleen intern gebruikt wordt en alleen gebruikt kan worden door degenen die toegang HR Core hebben. Desalniettemin: vandaag een 12-tal facturen van het ABP ontvangen voor de pensioenpremie van ex-medewerkers met een WW uitkering. De specificatie vermeldt alleen het BSN nummer.

Idem dito voor facturen van het UWV (wij zijn eigen risicodrager voor de WW) en de facturen van WWPlus (de organisatie die onze bovenwettelijke regeling uitvoert) alhoewel de laatste ook nog geboortedata vermeldt.

[Former Member]

Hoe komen jullie erop dat BSN intern mag worden gebruikt zoals gewild? Je mag het BSN alleen opvragen als dit per wet wordt verplicht en dan alleen gebruiken voor doeleinden in de wet. Dus als je BSN opvraagt voor je loonadministratie, mag je niet dat nummer gebruiken voor andere doeleinden, zoals makkelijk zoeken. Die restricties zijn veel zwaarder dan alleen 'niet aan derden doorgeven'.

(zie ook: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/identificatie/burgerservicenummer-bsn) Een nummer dat bij wet is voorgeschreven om een persoon te identificeren, mag alleen mag worden gebruikt voor de uitvoering van die wet. Of voor doeleinden die in de wet staan. Dat staat in artikel 24 van de Wet bescherming persoonsgegevens. 

[Anonymous]

In HR Core Education kan je het BSN opzoeken (filteren) via een excel-export van de gegevens in het scherm 'Fiscaal/SV/Pensioen'.

[Former Member]

Dezelfde vraag heb ik ook bij het opzoeken van een medewerker in Self Service op het moment dat je gaat zoeken of een medewerker al bekend is in de organisatie. Deze vraag ga ik uitzetten in call/ idea.