Payroll mutaties automatisch kopiëren bij correctieproductie

[ArianneB]

Sinds een paar maanden zijn we over op de Youforce app.
Vorige maand moesten we een correctieproductie draaien en toen werden de Expense mutaties automatisch gekopieerd. De herrekeningen hiervan niet, maar dit is inmiddels na onze melding aangepast 👌.
Deze maand moesten we voor 1 werknemer weer een correctieproductie afroepen.

Daar waren geen Expense mutaties van toepassing, maar wel Payroll mutaties die we handmatig hadden verwerkt nav foute declaratie via de app (ons is geadviseerd om dit ook via Payroll te corrigeren).
Helaas worden handmatige Payrollmutaties niet gekopieerd bij het aanmaken van een correctieproductie, zoals het bij de Expense mutaties wel het geval is.
We moeten dan zelf gaan kijken of er handmatige payroll mutaties zijn en deze doorkopiëren naar de correctieproductie. Dat is best omslachtig en foutgevoelig.
Dat er vanuit 2 stromen wel een directe kopie wordt gemaakt (Bo4 en Expense (app)), maar van 1 stroom niet (handmatige payrollmutaties) vind ik niet heel wenselijk.

Als je dan eens niet zo heel alert bent (wat iedereen kan overkomen) mis je dus mutaties.

Dus als bij een correctieproductie alles gekopieerd wordt, dus mutaties Beaufort, Expense (app) én handmatige Payrollmutaties dan zou dat een hele verbeterslag zijn.

[Bram Settels]

Ons uitgangspunt is dat alle werknemermutaties bij salaris- en correctieproducties idealiter worden vastgelegd in het aanleverende HR-systeem. Dit zorgt ervoor dat alle gegevens consistent en transparant blijven, en voorkomt eventuele communicatieproblemen of datavervorming.

De vastlegging van mutaties in Gemal Direct Inrichting is uitsluitend bedoeld als een noodoplossing, voor situaties waarin het niet meer mogelijk is om correcties rechtstreeks via het HR-systeem te implementeren. Mutaties die in Gemal Direct Inrichting worden vastgelegd, komen namelijk niet automatisch terug in het HR-systeem, wat kan leiden tot informatieverschillen.

Gezien het feit dat deze situaties doorgaans incidenteel zijn, vragen we gebruikers om deze mutaties handmatig te dupliceren naar een correctieproductie. Wij begrijpen dat dit extra werk met zich meebrengt, maar op deze manier kunnen we de integriteit van het gehele systeem waarborgen.

[ArianneB]

@Bram Settels Die redenatie vind ik wel heel bijzonder, want als je iets verwijdert uit GDI omdat er vanuit de app iets niet goed is zou je het toch ook logischerwijs aanpassen in GDI. Declaraties vanuit de app komen immers niet in Bo4.

Op die manier heb je correcties op mutaties vanuit de app op 1 plek ipv de declaratie in GDI en de correctie in Bo4. Dan heb je toch nooit één totaalbeeld.

Dat hebben we sws al niet meer omdat door de app het ene in GDI komt en niet zichtbaar is in Bo4. 

Daarnaast is het zo dat we van een collega van de servicedesk zelf het advies hebben gekregen om correcties mbt de app in GDI te doen.

[ArianneB]

@Bram Settels graag nog jouw reactie.