Reiskostenvergoeding woon-werk betalen obv reisafstand in de maand waarin gereisd is

[asteeghs1]

Via de YouForce app dienen medewerkers de reisdagen van de voorgaande maand(en) in. Bij onze organisatie mogen reisdagen tot 3 maanden achteraf ingediend worden. De dagen komen meteen in Gemal (rubriek 2508) en krijgen daar een ingangsdatum. Reisdagen met ingangsdatum 01-08-2023 zijn de reisdagen van juli 2023. Maar er wordt gerekend met de reisafstand woon-werk van augustus.

Voorbeeld: een medewerker verhuist op 1-8-2023. Reisafstand t/m juli was 1,5 kilometer. Reisafstand miv augustus is 30 km. Er worden 10 reisdagen ingediend over juli, ingangsdatum is 1-8-2023. De reiskostenvergoeding wordt nu berekend o.b.v. 30 km en niet o.b.v.1,5 km.

Bij een verhuizing muteren wij nu in B04 de ingangsdatum van de reisafstand woon-werk zodat e.e.a. goed berekend wordt. Maar als de medewerker reisdagen van 3 maanden eerder indient, klopt de berekening weer niet.

Graag de inrichting aanpassen zodat de reiskostenvergoeding berekend wordt o.b.v. de reisafstand van de maand waarin gereisd is, dus m.i. is dat de ingangsdatum -1 maand.

[asteeghs1]

Dit idee per ongeluk in reporting en analytics gezet, moet idee voor Payroll Gemal zijn. Kan dit overgezet worden?

[Guay]

Daar liepen wij ook tegenaan met declaratieformulieren. Vanuit bo4 werdt de actuele km overgenomen wij adreswijzigingen.

[Niek Grupstra]

Bedankt voor het aandragen van deze wens. We onderzoeken of we een optie kunnen toevoegen waarbij we voor de reiskosten de reisafstand -1 maand hanteren. Daarbij blijft het natuurlijk wel noodzakelijk dat de ingangsdatum consistent 1 maand na de gemaakte reis ligt, dus ook als de werknemer de declaratie pas 3 maanden later indient.

Dit is tevens van belang voor de fiscale afhandeling: er is een consistente gedragslijn noodzakelijk mbt het afhandelen van de fiscale ruimte. Dus reiskosten altijd een maand later boeken mag, maar wisselend 1-3 maanden later afhankelijk van het gedrag van de werknemer boeken mag niet.