Aanpassing opzet van termijnen i.c.m. doorlopen gesprekscyclus (PFMN-I-11)

[Anonymous]

Lang betoog, hopelijk ben ik duidelijk.

De opzet van Performance Management (PM) is op dit moment zodanig dat je in principe elk jaar (of in ieder geval de periode die een standaard gesprekscyclus in beslag neemt in een organisatie) een nieuwe termijn moet inrichten. Immers, het is feitelijk de bedoeling dat in 1 termijn 1 volledige gesprekscyclus doorlopen wordt. Wij merken echter dat de praktijk echter lastiger is.

Stel bijvoorbeeld dat je een termijn hebt ingericht die loopt van 1 september 2015 tot 1 september 2016 van het jaar erop. Dat werkt prima voor personeel dat in vaste dienst is op 1 september 2015 en voor degenen die een tijdelijk contract krijgen voor die periode. Maar voor iemand die een contract van 1 mei tot 1 mei heeft gekregen (en wij merken als school dat de traditionele benoemingstermijnen lang niet altijd meer aan de orde zijn) is deze statische inrichting van termijnen niet echt handig. Nog erger wordt het als je het verlengen van een contract af laat hangen van een beoordelingsgesprek en je volgt het 7-8-8 systeem om een transitievergoeding te vermijden.

Een bijkomend probleem is dat in elk gesprek van een gesprekscyclus de termijn opgegeven kan worden. Terugkomend op de persoon hierboven betekent dit dat het eerste gesprek in de termijn 2015-2016 valt. Wanneer nu betrokkene in oktober 2016 een voortgangsgesprek heeft, kan daar opgegeven worden of de termijn 2015-2016 of 2016-2017 is. De eerste keuze laat het voortgangsgesprek in de termijn staan van het eerste gesprek terwijl het gesprek zelf niet in die termijn valt. De laatste keuze heeft tot gevolg heeft dat het eerste gesprek dat in termijn 2015-2016 stond nu ook naar de termijn van 2016-2017 getrokken wordt. Niet alleen is dat vervelend voor rapportage doeleinden, maar mocht de inrichting van de termijn 2016-2017 veranderd zijn, dan zal het lijken alsof deze gesprekscyclus van de nieuwe inrichting gebruikt maakt terwijl dat in werkelijkheid niet zo is.

Ik heb geen kant en klare oplossing, maar volgens mij zou de koppeling die er nu bestaat tussen de termijnen en het doorlopen van een volledige gesprekscyclus losgelaten moeten worden. Een termijn zou puur moeten slaan op de inrichting die geldig is en meer niet en heb je eenmaal een gesprekscyclus opgestart dan blijf je van die inrichting gebruik maken totdat je de cyclus (voortijdig) hebt afgesloten.

Als dat niet mogelijk is zou ik anders bijvoorbeeld willen zien dat wanneer een gesprekscyclus qua tijdsduur in 2 termijnen valt het systeem dit onderkent en de afzonderlijke onderdelen in de juiste cyclus laat vallen, bij voorkeur met een verwijzing naar elkaar. In het kader daarvan zou ik derhalve ook eigenlijk willen zien dat de mogelijkheid van aangeven van de termijn waarin een gesprek valt een beheerdersoptie wordt en niet langer een optie in het gesprek zelf.

Ik heb begrepen dat dit laatste een verzoek van klanten was en in dat geval zou ik graag een beheerdersoptie zien zodat klanten dit kunnen verbergen indien gewenst.

[MSchopman]

Hartelijk dank voor uw wens, 

Gezien de hoeveelheid werk op de huidige Roadmap verwachten wij niet dat we dit de komende 2-3 jaar gaan realiseren, tevens heeft dit request geen andere kudo's ontvangen. Om geen verkeerde verwachtingen te wekken wijzen wij daarom de wens voor nu af.