Workflows eerder beschikbaar in Configuratie links Mijn Youforce

[Walter Hol]

Nieuwe workflows komen niet direct beschikbaar in de functie "Configuratie links Mijn Youforce".

Bij nieuwe workflows bereik ik de livegang altijd voor tbv een datum in de toekomst. Jammer genoeg komt deze workflow dan niet direct beschikbaar om in te richten voor Mijn Youforce. Nu moet ik op de dag van livegang alsnog dit proces aan een categorie koppelen en heeft de medewerker deze dus eigenlijk een dag te laat beschikbaar.

Datzelfde geldt natuurlijk ook voor flows die (bijvoorbeeld vanwege een herstelactie) per direct beschikbaar moeten zijn. Dat kan ook pas dag later.

Dus graag workflows eerder beschikbaar in Configuratie links Mijn Youforce (of een andere optie die ik nu over het hoofd zie waardoor ik een livegang geheel kan voorbereiden).

[John KVK]

Onderschrijf dit idee volledig, dit is een strorend onderdeel bij het live zetten van processen (workflows), beheersmatig werkt dit fouten in de hand en vertraging.

[Anonymous]

@Walter Hol . Helemaal mee eens. Dit moet gewoon real-time bijgewerkt worden. 

[Lotte v Dijk]

Hallo Walter,

Er zijn verschillende onderdelen die we hierin kunnen meenemen.

Allereerst is het denk ik belangrijk om te weten dat nieuwe workflows altijd een nachtverwerking hebben. Het is dus zo dat als jij vandaag een workflow aanmaakt, deze morgen pas beschikbaar is in Mijn Youforce. 

De nachtverwerking is ook van toepassing als je de autorisaties aanpast voor gebruikers. Stel je geeft een gebruiker een recht tot een extra workflow in Self Service, dan zal dit pas de volgende dag zichtbaar zijn voor die gebruiker in Mijn youforce.

Dit was ook altijd het geval voor de wijzigingen van workflows zoals de naam. Inmiddels heeft het Self Service team hard gewerkt aan een verbetering hierop. Zij zullen deze wijzigingen nu ongeveer ieder uur updaten.

Voor de andere onderdelen streven wij als Visma | Raet er zeker naar om ook de nieuwe workflows en aanpassingen in autorisaties vaker te kunnen updaten. Dit is een vrij complex proces en ondanks dat dit zeker onderdeel is van onze plannen, zal dit nog niet in de nabije toekomst beschikbaar zijn.

Ik hoop dat ik je hiermee wat meer informatie heb kunnen geven over de huidige werking en helpt dit ook in de planning voor het beschikbaar maken van de nieuwe workflows naar jullie gebruikers.

Groeten Lotte

[Monique1]

@Lotte v Dijk 

Wij hebben ook een vraag over de nachtverwerking naar Mijn Youforce. Hoe laat vindt deze nachtverwerking plaats? In ons geval specifiek de nachtverwerking vanuit Flex Benefits naar Mijn Youforce, waarin we doelen vanaf 1 december niet meer willen aanbieden in Mijn Youforce. Wij willen op 30/11 de doelen uitzetten in Flex Benefits voor de nachtverwerking naar Mijn Youforce plaats vindt (in verband met de directe links naar de doelen in Mijn Youforce), maar het liefst zo laat mogelijk op de dag de 30e.  

[Lotte v Dijk]

@Monique1 Hi Monique, 
Wat we kunnen aanbevelen voor 30/11 aan het einde van de dag, is het verwijderen van de processen in de categorie. Vanaf dat moment kan niemand deze processen meer vinden in Mijn Youforce. Dat zal in principe jouw probleem al oplossen. 

Tevens is het natuurlijk belangrijk dat je deze doelen ook uitzet in Flex. We verwachten dat dit verwerkt wordt in Mijn Youforce in ongeveer 10 minuten. 

Groeten Lotte

[Walter Hol]

@Lotte v Dijk Bedankt voor je antwoord. Ik begrijp de werking, maar ik wil daar juist verandering in zien. In de "oude" Self Service omgeving kon je na actualiseren van de autorisaties gelijk gebruik maken van de workflow.

Zoals het nu werkt kan ik dus een workflow starten als ik eerst via MijnYouforce naar Self Service ga, want in Self Service is de flow al wel beschikbaar maar ik kan dit nog niet via Mijn Youforce doen. 

Daarnaast kan ik als beheerder de nieuwe workflow ook nog niet toevoegen aan een categorie als de startdatum van de flow nog niet verstreken is. Ik kan als beheerder dus niet alles voorbereiden en moet op de dag van livegang nog acties uitvoeren. Dit is gewoon echt geen goede beheersbare werking. 

Het zou al helpen als de standaard synchronisatie 's nachts plaatsvind, maar er een knop beschikbaar komt om dit ook per direct uit te laten voeren. Zo belast dit niet gelijk alle systemen maar is de individuele beheerder wel geholpen. In deze actie is het dan ook belangrijk dat workflows met een ingangsdatum in de toekomst beschikbaar komen.

[Anonymous]

@Lotte v Dijk . Ik lees dat de autorisaties ook pas in de nachtverwerking bijgewerkt worden. Bij de bouw of het aanpassen van tegels is dit voor ons als beheerders niet werkbaar. Tijdens de bouw dienen we de autorisaties er regelmatig af te halen en weer op te zetten, anders kunnen we de workflow niet aanpassen. Hoe gaat dit zijn doorwerking hebben vanaf 1 december in Mijn Youforce. Is dit door jullie uitgetest?

[Jan_Laurijsen]

Helemaal eens met de opmerkingen van @Walter Hol  en @Anonymous 

[FBB Zorgboog]

Helaas ontbreekt de kudo-mogelijkheid maar helemaal eens met de opmerkingen van @Walter Hol @Anonymous en @Jan_Laurijsen 

[Evelienvv]

Vanuit onze organisatie ook helemaal mee eens met de opmerkingen die gemaakt worden.

[Lotte v Dijk]

Hallo allemaal, 

Ik wil graag even laten weten dat ik jullie reacties heb gelezen. 

In  mijn eerste reactie heb ik het volgende geantwoord:

Als Visma | Raet streven we er zeker naar om ook de nieuwe workflows en aanpassingen in autorisaties vaker te kunnen updaten. Dit is een vrij complex proces en ondanks dat dit zeker onderdeel is van onze plannen, zal dit nog niet in de nabije toekomst beschikbaar zijn. 

Ik heb met deze reden wel dit idee op realisatie waarschijnlijk gezet omdat we dit ook erg graag zouden willen realiseren. Wij horen daadwerkelijk jullie wensen hierin maar voor nu zijn we nog niet zover dat we dit kunnen realiseren. Vandaar ook mijn kanttekening dat het niet op korte termijn beschikbaar zal komen. 

Voor wat betreft de opmerkingen rondom het eerder beschikbaar maken van processen als de startdatum in de toekomst ligt, zullen we kijken of we dit voor jullie kunnen realiseren. Op dit moment zijn we gestart met de analyse. Ik zal jullie op de hoogte houden van het resultaat van de analyse.

Groeten Lotte

[Anonymous]

@Lotte v Dijk  Wat betekent dit voor het aanpassen van workflows na 1 december? Voor het aanpassen van een workflow dienen de autorisaties verwijderd te worden. Na aanpassen zetten we de autorisaties dan weer terug. Indien we dit op dezelfde dag doen, heeft dit dan geen consequenties voor de werking van de workflow binnen Mijn Youforce? En indien dit zo werkt, op welk moment/tijdstip worden de gegevens (zoals de autorisaties) uit HRSS overgenomen/geëxporteerd? 

[Lotte v Dijk]

Hallo allemaal, 

Zoals ik in mijn vorige bericht had gestuurd zouden wij gaan onderzoeken of we processen eerder beschikbaar zouden kunnen maken. Het bleek dat nu de processen niet eerder konden toegevoegd worden dan de startdatum van de workflows. 

We begrepen dat dit voor jullie inderdaad niet helemaal gewenst is. 

We hebben hier inmiddels een verbetering in doorgevoerd. Dat betekent dat er nog steeds een nachtverwerking is voor een nieuwe workflow. Echter zal de workflow die bijvoorbeeld vandaag is aangemaakt maar met een startdatum van 12 december, na de nachtverwerking, beschikbaar komen om toe te voegen aan een categorie. Zo kunnen jullie de configuratie alvast afmaken en komt het proces aan de voorkant voor de gebruikers pas beschikbaar vanaf de startdatum. 

Een nieuwe workflow wordt overigens alleen aangemaakt in Mijn Youforce als het voldoet aan de volgende eisen:
- Einddatum leeg of in de toekomst
- Uitsluiten startmenu is niet aangevinkt
- Er zitten autorisaties gekoppeld aan de workflow
- De workflow heeft minstens 1 startactiviteit 

Hopelijk is dit voor jullie alweer een stap in de goede richting. 

Groeten Lotte

[Lotte v Dijk]

@Anonymous Hallo Mark, 

Ik hoop dat ik jouw vraag goed begrijp:

Als jij bijvoorbeeld vandaag de autorisaties verwijderd van een workflow, dan zal deze vandaag nog wel zichtbaar zijn voor de gebruiker. Als zij op de workflow klikken, zullen zij een melding krijgen dat ze geen rechten hebben. 
De volgende dag zal het verwerkt zijn qua autorisaties en dan zal de gebruiker uberhaupt het proces ook niet meer zien in Mijn Youforce. 

Geeft dat antwoord op jouw vraag?

Groeten Lotte

[Anonymous]

@Lotte v Dijk  Dat geeft zeker antwoord op mijn vraag, dank hiervoor!

Dan weten we in elk geval hoe we hier mee om moeten gaan tot de tijd dat hier verbeteringen in komen.

[Lieke Sterk Huis]

@Lotte v Dijk, vandaag kwam ik erachter dat de autorisaties voor een workflow niet goed gekoppeld waren. Deze heb ik nu gekoppeld en wil ik in Mijn Youforce gaan toevoegen aan een proces, echter dien ik dus een nacht te wachten en kan ik dit maandag pas doen. Vooral bij dit soort acties die op vrijdag gedaan worden, dienen dan op maandag afgehandeld te worden. Dit geeft voor mij frustraties. Daarnaast moet ik maandag niet vergeten om deze actie nog uit te voeren.