Bij autorisatie wordt geen rekening gehouden met ingangsdatum van een mutatie

[FBB Zorgboog]

Regelmatig lopen we tegen het probleem aan dat een medewerker niet meer zichtbaar is voor de manager. Het gaat dan om medewerkers waarvan een toekomstmutatie later in de maand al is verwerkt in Beaufort, bijv. de medewerker gaat per 16 maart op een andere afdeling werken.

Op 8 maart wilt de manager waar deze medewerker op dat moment nog onder valt een mutatie in Selfservice invoeren, maar hij ziet de medewerker niet meer. 

De manager waar deze medewerker vanaf 16 maart onder komt te vallen ziet de medewerker op 8 maart wel al staan.

Bij de autorisatie wordt blijkbaar geen rekening gehouden met de ingangsdatum van een mutatie in Beaufort.

[Madelon van Amersfoort]

Ja dat ervaren wij ook en is een reden waarom wij toekomst mutaties (uitgezonderd uitdiensttredingen) niet al meteen verwerken. Hoewel er wel heel veel vraag  voor is om mutaties eerder te verwerken, zeker in ons roosterpakket. Dit gaat dus niet omdat de autorisatie dan ook direct overgaat naar de nieuwe leidinggevende.

Wij zouden hier heel graag een oplossing voor zien.

[Yvette4]

Ook wij lopen tegen dit probleem aan, toekomstmutaties vasthouden is vaak geen optie omdat er al geroosterd moet kunnen worden. Ook wij zouden hier graag een oplossing voor zien...

[Remco te Ronde]

Beste @FBB Zorgboog,

Dit idee toont veel gelijkenissen met het idee 'Overplaatsing en autorisaties in Beaufort op ingangsdatum en niet per direct (SLSR-I-450)'. In dat idee hebben we reeds aangegeven welke 'alternatieven' er mogelijk zijn en hoe onze Visma|Raet consultants je kunnen helpen bij het overwegen van de voor- en nadelen van de mogelijke inrichtingen van stuurgegeven HSS_INGD.

Want inderdaad zowel in de opmerkingen van @Madelon van Amersfoort en @Yvette4 kan je het advies lezen dat het erg belangrijk is om ook de gevolgen voor bijvoorbeeld externe roostersystemen mee te nemen in de overweging.

[FBB Zorgboog]

@Remco te Ronde ik heb het artikel even gelezen waar jij naar verwees, maar mijn conclusie is dat het bij ons dan juist goed zou moeten gaan. Wij hebben daar niets staan....

 

Of begrijp ik de uitleg in dat artikel niet goed?

[Jeroen Coret]

Hoi @Remco te Ronde,

Wanneer je het stuurgegeven HSS_INGD gevuld hebt staan omdat je bij de salarisproductie altijd alle mutaties met een ingangsdatum die in die betreffende maand valt mee wilt nemen dan is er geen alternatief aanwezig. Een overplaatsing met ingangsdatum 25-3-2023 die op 10 maart wordt verwerkt is dan gelijk actueel. 

Tot 25 maart zou de oude manager de medewerker nog in beeld moeten hebben om mutaties te kunnen maken of zaken te raadplegen.

[Remco te Ronde]

Hoi @Jeroen Coret  en @FBB Zorgboog,

Bedankt voor jullie reactie. Inderdaad de status is 'alternatief aanwezig', maar wel met de toevoeging dat er veel zaken zijn waar je rekening mee moet houden. De vraag hoe je  HSS_INGD is bijna net zo specifiek als de keuze voor de 'harde datum uitdienst' (P00830) of de 'zachte datum uitdienst' (PI0083). Daarom was is mijn advies om de voor- en nadelen af te wegen met onze Visma|Raet consultants. Dat proberen te doen in een post op deze community zal nooit een volledig beeld geven. Maar ik doe hieronder toch een poging🙂:

Logica - Wat je op Beaufort ziet op je scherm zie je ook in Self Service

De algemene logica is dat alles was je in HR Core Beaufort op je scherm ziet je ook zit in Self Service als 'actueel gegeven'. Dit is van toepassing op ieder gegeven. Of het nu gaat om uren, functie, adres of een andere rubriek. Als de gegevens zijn verwerkt in HR Core Beaufort (en dus zichtbaar op het scherm), dan is dat ook wat je ziet in Self Service. Ook al gaat de wijziging bijvoorbeeld pas later in de huidige maand in.

Of je alle mutaties van de huidige salarisperiode wil verwerken hangt erg af van verschillende facturen, denk onder andere aan:

• Draai je de salarisproductie en betaling vroeg of laat in de maand (b.v. de CAO VVT waarbij je pas 2 dagen voor einde van maand salaris hoeft uit te betalen)
• Welke systemen heb je gekoppeld aan HR Core Beaufort? En is dit gekoppeld op basis van de gegevens uit het dienstverband (functie/afdeling) of de gegevens vanuit 'inzet'?
• Wat is de meest gebruikte werkwijze bij overplaatsingen/contract wijzigingen? Worden deze ruim van te voren ingevoerd en verwerkt? Of gebeurt het veelal met terugwerkende kracht?
• Hoe is in de organisatie de verantwoordelijk belegd bij een overplaatsing? Is het juist handig dat de manager al een paar dagen voordat de medewerker start bij zijn/haar gegevens kan in Self Service? Of is dat onwenselijk?

Potentiele aanvullende inrichtingen in Self Service

In het originele idee en in de reactie van @Jeroen Coret  begrijp ik dat het voor manager soms niet logisch is dat ze na de verwerking van een 'overplaatsing' de medewerker 'kwijt' zijn. Wellicht is het handig om eens de volgende aanvullende inrichting te overwegen:

Optie a) inrichten waarschuwing/alert

Je kunt in de overplaatsing op basis van de velden 'datum vandaag', 'ingangsdatum' en antwoord op vraag 'Ben jij de nieuwe leidinggevende' een waarschuwing/alert inrichten die enkel wordt getoond bij de 'huidige leidinggevende' als de 'ingangsdatum in de toekomst ligt'. (En met extra java-script werk ook nog de nuance of het 'in de toekomst, maar wel in de huidige maand' ligt). Een voorbeeld van de tekst zou kunnen zijn: ''Let op: zodra deze overplaatsing volledig is verwerkt kan je voor deze medewerker géén workflows meer opstarten in Self Service. Dat kan alleen de nieuwe leidinggevende doen. Zorg dus dat je alles wat je nog moet afronden direct verwerkt.'' 

Optie b) stel aanvullende 'notificatie' of 'e-mail' in bij afronden workflow

Daarnaast kan je in de laatste activiteit van de workflow nog een 'notificatie' of 'e-mail' inrichten. Daarmee kan je de manager nogmaals informeren dat de workflow is afgerond en dat vanaf dat moment alleen de 'nieuwe leidinggevende' rechten heeft om mutaties in Self Service vast te leggen.

Werkt 'alternatief aanwezig' met stuurgegeven toch niet?

Wat betreft @FBB Zorgboog en jouw printscreen. Het zou inderdaad dan bij jullie al moeten werken zoals ik beschreven heb bij. Enige vermoeden is dat wellicht (af-en-toe handmatig) de functie 'verwerken indirecte mutaties' wordt uitgevoerd om alle mutaties te verwerken tot einde van de maand (of zelfs +62 dagen na vandaag). Dat zou de enige reden zijn die ik kan bedenken waarom bij jullie de afdelingswijziging toch al wordt doorgevoerd. Mocht dat niet zo zijn, laat het dan weten aan onze collega's van het ServiceCenter inclusief printscreens uit zowel HR Core Beaufort en Self Service. Mijn collega's zullen dan verder analyseren waarom dit bij jullie omgeving toch niet werkt zoals hierboven beschreven.

Conclusie - aanvullend advies vaak nuttig

Zoals aangegeven in het begin geldt voor dit idee 'alternatief aanwezig', maar wel met de toevoeging dat er veel zaken zijn waar je rekening mee moet houden. Daarom blijft het verstanding om de voor- en nadelen af te wegen met onze Visma|Raet consultants.

[Paul Wevers - Ikazia]

@Remco te Ronde 

Ik heb dit en het andere artikel gelezen. Zitten nuttige tips tussen, maar geen oplossing.

Volgens mij is de wens van de gebruikers duidelijk en werken de alternatieve niet allemaal even goed. Maar daarom worden de wensen (RFC) ingediend.

Volgens mij is de wens van deze gebruikers (inclusief mijn klanten) om de afdeling te laten wijzigen op basis van de historie in HRcore ipv de weergave in het scherm.

Hopelijk kun jullie de wens nogmaals in overweging nemen en ondertussen modderen we aan en blijven we leidinggevende informeren.

[Remco te Ronde]

Hoi @Paul Wevers - Ikazia,

Vanzelfsprekend snap ik je aanvullende vraag. Soms is er inderdaad geen perfecte oplossing. De kern zit hem in wat ik heb omschreven als:

''De algemene logica is dat alles was je in HR Core Beaufort op je scherm ziet je ook zit in Self Service als 'actueel gegeven'. ''

Het aanpassen van dit principe op enkel en alleen het veld ''afdeling'' binnen Self Service zorgt voor een hele specifieke afwijking die de consistentie van de module niet verbeterd.

Zoals aangegeven in mijn eerdere reactie voor dit idee 'alternatief aanwezig', maar wel met de toevoeging dat er veel zaken zijn waar je rekening mee moet houden. Daarom blijft het verstandig om de voor- en nadelen af te wegen met onze Visma|Raet consultants. Mogelijk is de conclusie uiteindelijk dat je de huidige inrichting van HSS_INGD blijft hanteren, wetende van het nadeel dat een 'vertrekkende' manager nadat de overplaatsing is verwerkt een eventuele mutatie moet laten doen door de 'ontvangende' manager. Mogelijk is dat voor jouw organisatie de beste (of minst slechte) keuze.