Mijn Communities
Help
Anonymous
Niet van toepassing

Declaratie van medewerkers met niet-betaald dienstverband onmogelijk maken (SLSR-I-581)

door Anonymous
Status: Bestaat al

Het komt bij ons regelmatig voor dat medewerkers op een verkeerd dienstverband een declaratie indienen, bijvoorbeeld op hun vrijwilligers dienstverband. Ook gebeurt het wel eens dat een PNIL-er een declaratie indient. Uiteraard wordt deze declaratie niet door Beaufort geaccepteerd, maar de indiener is nog wel in de veronderstelling dat hij / zij geld krijgt.

Hoe kunnen we uitsluiten dat medewerkers op een niet-betaald dienstverband een declaratie indienen?

11 Opmerkingen
Former Member
CHAMPION ***
door Former Member
Hartelijk dank voor je idee. Het toegekende nummer is: SLSR-I-581
Anonymous
Niet van toepassing
door Anonymous

Je zou de arbeidsrelatie toe kunnen voegen op het formulier en daar een controle op kunnen zetten.

Anonymous
Niet van toepassing
door Anonymous

@Jeroen, dat leek mij ook een goede optie. Maar helaas blijkt dat bij een declaratie formulier niet te werken.

Anonymous
Niet van toepassing
door Anonymous

Hoi Rianne, in aansluiting op Jeroen: je zou kunnen werken met een voorloopformulier en een dialoog. Zo doen wij dat ook. Op dat eerste formulier maak je een keuze voor type declaratie en staat er wat informatie over het proces en de bijlages. Tevens hebben we daar een aantal controles, waaronder op arbeidsrelatie.

Alternatieve optie: arbeidsrelatie naar voren laten komen in het declaratieformulier en via een sys.check formule daarop laten blokkeren. Zoek maar eens op 'sys.check' in de SS-beheerdershandleiding. Als je daar meer info over wilt, mag je me gerust mailen, dan kan ik je wel een voorbeeldje sturen. Ik gebruik dit veelvuldig in de rekenbladen, maar dan met name voor of alle te vullen velden gevuld zijn.

Het mooie van optie 1 vind ik, dat de medewerker nog weinig heeft gedaan (weinig verspilling). Bij optie 2 zal de declaratie al gevuld zijn op het moment van blokkeren.

Anonymous
Niet van toepassing
door Anonymous

Beste J. Spoelman,

Anonymous
Niet van toepassing
door Anonymous

Beste J. Spoelman, ik werk liever niet met een dialoog incl. voorloopformulier omdat dit voor alle andere indieners extra klikken vereist. Zeker niet omdat we gemiddeld 20.000 declaraties per jaar binnen krijgen. Als je bedenkt dat hiervan slechts 1 % niet correct is ingediend (verkeerd dienstverband) en dus 99% correct, dan wil ik die 99% correct ingediende declaraties niet "belasten" met een extra formulier. Dan wacht ik liever tot de afkeuring in beaufort en vis ze er daar uit.

Dan nog liever de alternatieve optie: een sys.check formulier. Ik zal in de handleiding gaan zoeken hierop, maar een praktijkvoorbeeld is altijd handig. Zou je me deze kunnen sturen? (rianne.van-der-linden@sheerenloo.nl). Als ik wat ruimer in mijn tijd zit, kan ik daar mee gaan puzzelen. Dank alvast.

Anonymous
Niet van toepassing
door Anonymous

Wij hebben dit ook met een sys.check op de declaratieformulieren opgelost. Is even puzzelen hoe het werkt, maar werkt prima. 

Anonymous
Niet van toepassing
door Anonymous

Beste Esmiranda, Klopt het dat deze sys.check alleen werkt in declaraties met Excel-rekenbladen?

Anonymous
Niet van toepassing
door Anonymous

Ja sys.check is een optie binnen de excel rekenbladen

Anonymous
Niet van toepassing
door Anonymous

Ik ga op mijn eigen post een antwoord geven: het is ons namelijk gelukt om op een declaratieformulier (dus DE-formulier) zonder Excel-rekenblad een controle te maken op de arbeidsrelatie: je moet dan gebruik maken van een A00001-rubriek waarbij de in de pré bewerking een script zet die de P01102 ophaalt uit de werknemersrubriek. Dan kun je hier wel een controle op zetten. 

door Remco te Ronde
Status changed to: Status: Bestaat al

Hoi @Anonymous ,

 

Zoals je mogelijk hebt gelezen het bericht Youforce Cleanup ideeën zullen meerdere Visma|Raet collega's de aankomende tijd helpen in de beoordeling van de ideeën. 

 

Zo zag ik dit idee. En ik zag dat je het zelf al opgelost hebt en er inmiddels al 1,5 jaar vestreken is zonder eerder antwoord vanuit Visma|Raet. 

 

Maar naast jouw oplossing zou je ook nog kunnen overwegen om een controle te bouwen zoals:

!(GF_WRB('P01102')=='TOE')

RemcoteRonde_1-1654867286522.png

 

Dan krijgt de medewerker (PNIL-er, medewerker nog niet indienst, stagiaire of andere arbeidsrelatie die je wil) de volgende melding:

RemcoteRonde_0-1654867249932.png

 

Deze manier maakt het nóg makkelijker dan met een extra hulp rubriek op het formulier.