Herinnerings e-mail ontvangen zodra een "verzoek" langer open staat als x-dagen + pop-up bij starten Selfservice portal (YOU-I-170)

[Raymond_de_Rozario]

Om het aantal regels wat onnodig lang open staat te reduceren zou het handig zijn dat er notificatie e-mails ingesteld kunnen worden. Wanneer een leidinggevende een mutatie terugstuurt dan ontvangt de medewerker hier eenmalig een bericht van. Zodra een dergelijke retour gestuurde mutatie langer open staat dan bijvoorbeeld 7 dagen, dan zou de medewerker een e-mail moeten ontvangen als:

===========================================================================================================================================

Beste [naam van medewerker]

Op DD-MM-JJJJ heeft u een e-mail ontvangen aangaande mutatienummer XXXXXXX, waarin extra informatie van u wordt gevraagd. De originele tekst van dit bericht was:

"Hoi Kees,

Je hebt een declaratie ingediend, maar bent de scan van het treinkaartje vergeten. Zou je deze als nog kunnen toevoegen?

groeten,

Harry"

Klik hier om naar de aanvraag te gaan

===========================================================================================================================================

Misschien dan ook een maximum aantal notificaties in stellen (bijvoorbeeld 4)

Wat hierbij ook een goede toevoeging zou zijn, dat de medewerker een pop-up krijgt bij het opstarten van de Selfservice portal (zie bijlage). Dan ook het aantal openstaande regels vermelden op de "te doen" knop. Medewerkers vergeten dingen en starten gewoon een nieuwe aanvraag (bijvoorbeeld adreswijziging)

[Former Member]

Hartelijk dank voor je idee. Het toegekende nummer is: YOU-I-170

[Raymond_de_Rozario]

Wat ook nog een mooie toevoeging zou zijn: bij herinnering 4 een mail sturen dat wanneer er niet wordt gereageerd, dan verwijderd het systeem automatisch de mutatie en moet hij opnieuw ingediend te worden

[Remco te Ronde]

Beste @Raymond_de_Rozario,  

Het is inderdaad erg vervelend als gebruikers van Youforce workflows laten open staan. Vermoedelijk gebeurt dit niet alleen in Self Service, maar bijvoorbeeld ook met taken uit Verzuim Management of met acties die een manager moet ondernemen op basis van een actief signaal.

De aankomende maanden introduceren we Mijn Youforce. Daarmee krijgt de inbox (overzicht met alle openstaande taken uit alle modules) een hele prominente plek. Tevens gaan we in 2023 zorgen dat gebruikers (zoals managers) ook deze taken kunnen zien in de Youforce app op hun smartphone. We hebben goede hoop dat daarmee het voor gebruikers (zoals managers) nóg beter inzichtelijk is dat ze taken moeten uitvoeren.

Ook met de nieuwe Inbox in zowel Mijn Youforce als de Youforce app kunnen we helaas niet voorkomen dat gebruikers totaal niet inloggen. Echter daarvoor geloven we niet in het introduceren van automatische e-mails. Welllicht kunnen de statistieken van Self Service (openstaande workflows) in combinatie met het overzicht van roltoewijzigen helpen om dergelijke afdelingen/managers te identificeren en te bespreken waarom ze taken vanuit het HR-systeem laten liggen.

Om die redenen is het idee 'afgewezen', wetende dat er wordt gewerkt aan verbeteringen om wel meer inzicht te geven voor openstaande taken.

Daarnaast ken je wellicht ook de mogelijkheid van 'concurrency eenheid'. Daarmee kun je ook zorgen dat dezelfde workflow maar één keer actief kan zijn. Dat kan in veel gevallen ook het aantal openstaande workflows beperken.