Formulieren van medewerkers die b.v. een formulier openen en er niets mee doen blijft in het "te doen" staan. Het zou een optie kunnen zijn dat bij het verlaten van de pagina de medewerker een melding zou moeten krijgen dat hij of zij het formulier moet verwijderen als ze er niet mee doen. Heel vaak kijken ze ernaar door nieuwsgierigheid maar hebben het niet door dat ze het formulier dan moeten verwijderen. Voor de beheerder is dit voor het zicht in de beheerders "te doen" te veel. vooral als de organisatie heel groot is.
Het idee wat ik heb ingevuld heeft betrekking op het zelfde gedrag Margriet. Zou je eens willen kijken of je je in de oplossing zoals ik hem beschreven heb kunt vinden?
Het komt inderdaad vaak voor dat mensen uit nieuwsgierigheid kijken.
Nog beter zou zijn als het formulier alleen wordt opgeslagen op de te-doen-lijst als men op 'opslaan' klikt, als men dat niet doet wordt het automatisch niet opgeslagen. hetzelfde als bij office etc.
@Albert, voor een medewerker is het niet altijd duidelijk of er een vervolgformulier komt. Zodra de medewerker op 'verder' klikt, wordt de mutatie opgeslagen. Vaak wordt daarna de workflow verlaten zonder het gebruik van de knoppen, bijvoorbeeld omdat een medewerker de mutatie niet wil indienen. Ik ben wel voorstander voor een melding op het moment dat de workflow wordt verlaten zonder gebruik te maken van de knoppen. Daarin dan de vraag of de mutatie moet worden verwijderd of niet. PSA-medewerkers bij ons zetten vaak formulieren klaar voor leidinggevenden door de workflow volledig te doorlopen, maar de workflow te verlaten zonder gebruik te maken van de knoppen. De leidinggevende kan dan zelf de mutatie indienen. Dat is een bewuste keuze, want op deze manier hoeven wij maar één workflow te onderhouden. (overigens, als ik office afsluit zonder actief op te slaan, krijg ik ook een melding als ik iets ingevuld of gewijzigd heb).
Het opslaan is waarschijnlijk gedaan om te zorgen dat er geen gegevens verloren gaan nadat je een x aantal pagina tellende dialoog hebt doorlopen en de browser loopt vast. Op een gegeven moment hebben ze een standaard melding toegevoegd waarin staat "Deze pagina vraagt te bevestigen dat u deze wilt verlaten - gegevens die u hebt ingevoerd worden mogelijk niet opgeslagen." Die melding klopt alleen niet, aangezien het suggereert dat gegevens verloren gaan, terwijl het formulier al opgeslagen is.
Oplossing
Je zou eigenlijk een melding willen zien die iets zegt in de trant van: "u gaat nu het formulier verlaten terwijl er gegevens opgeslagen zijn. Verwijder het formulier als u niet met het formulier verder wilt"
Ik kan mij geheel vinden in de oplossing van Margriet, in de trant van de vraagstelling indien het formulier verlaten wordt zonder de knoppen te gebruiken. Echter ontstaat een vreemde situatie als invullers het formulier zonder de knoppen te gebruiken verlaten..
N.l. Het formulier is wel opgeslagen maar er staat niet bij door WIE het is ingevuld. Hierdoor kun je niet terug herleiden bij wie je moet zijn voor de afhandeling daarvan. Zeker niet als bv 30 personen de rechten hebben op die betreffende workflow. Voorstel is dus direct de logging te vullen bij de start van de workflow.
Onder SLSR-I-3 heb ik dit beschreven maar die mag weg als dit gedrag in dit idee meegenomen wordt.
Ik begrijp de systematiek maar het heeft ongewenst resultaten. Voor grotere organisaties is de te doen lijst niet handelbaar als er zaken op staan die door gebruikersfouten worden weggeschreven en dan in de lijst komen van andere gebruikers. Ik zou zeggen er is een knop opslaan. Laat deze knop zijn werk doen en ga niet automatisch zaken wegschrijven
Misschien zie ik het verkeerd, maar waarschijnlijk wordt er sowieso direct opgeslagen omdat er anders geen mogelijkheid bestaat voor het werken met dialogen (met andere woorden, je bent je ingevulde formuliergegevens kwijt zodra je naar een volgend formulier in de dialoog gaat, want er is geen entiteit waar deze gegevens aan hangen). En zou de voorgestelde oplossing om niet meer op te slaan dus ook verregaande gevolgen hebben. Als ik fout zit hoor ik dat graag!
Maar mag ik uit nieuwsgierigheid vragen waarom dit zo'n probleem is voor organisaties? Hebben de beheerders de formulieren van de medewerkers in beeld op de eigen lijst Te Doen? Dat ze in het archief zitten, dat is normaal, maar waarom op de lijst Te Doen?
Ik weet niet hoe het bij andere organisaties zit, maar wij hebben ons als functioneel beheerder alle rechten gegeven. Bij problemen kun je dan altijd het formulier in als behandelaar en voor iemand op een knop drukken. Ook van belang bij spoedmutaties in de vakanties als er geen vervanger is geregeld, of wanneer iemand per abuis een mutatie indient/goedkeurt en deze retour wilt ontvangen.
Met het archief kun je de mutaties wel inzien, maar niet makkelijk bewerken.
Probleem is dat als een mutatie ten onrechte wordt opgeslagen, je niet weet wat de bedoeling is en je hem dus ook niet kunt doorzetten (vraag sowieso of het wenselijk is dat je een mutatie van een ander door gaat zetten als je niet weet wat de bedoeling is)
Om te voorkomen dat bij medewerkers meerdere dubbele formulieren in hun Te doen lijst komen te staan, kun je op de formulieren uitsluiten dat deze meerdere keren opgestart mogen worden. Daarnaast schoont als goed is RAET straks alle mutaties op die ouder dan een jaar zijn en nog op Indienen staan. Op deze manier hopen wij het aantal loze mutaties bij ons te beperken.
Sinds dat wij HRSS gebruiken, hoop ik eigenlijk al stilletjes op de mogelijkheid dat je automatische herinneringen (herinneringsmail) kunt (laten) versturen naar medewerkers na een zelf te kiezen aantal dagen.
HRSS biedt wel de keuze voor "Signalering na inactiviteit (dagen)" in een workflowdefinitie, maar een mogelijkheid om bijv. de indiener een herinneringsmail te sturen over de aanwezigheid van 'te doen' mutaties ontbreekt.
Bij onze organisatie (zelfsturende teams, dus zelf verantwoordelijk voor bijna alles) doen wij eigenlijk niks met de status "indienen" mutaties. Er staan er nu nog zo'n 700 in. We werken wel steeds meer met de "Concurrency eenheid" om het dubbel opstarten te voorkomen. Dat scheelde al enorm, maar ik mis echt een herinneringsmail.
Ik kon deze wens eigenlijk niet terug vinden, maar dit toppic komt het dichts in de buurt.
Dat moet je doen in de workflowdefinitie. In het eerste scherm wanneer je een workflow oproept (of een nieuwe maakt) staat de regel 'Concurrency eenheid' direct onder de regel 'Geldig tot en met'.
Bij 'Concurrency eenheid' vul je dan een bepaald woord in. Er mag dan maar 1 flow tegelijk worden opgestart met dat woord in de 'Concurrency eenheid'. Je kunt ook hetzelfde woord toevoegen aan meerdere flows als bepaalde flows niet tegelijk mogen worden opgestart.
Misschien handig als wij als klanten elkaar opzoeken op bijv. Linkedin waarmee we elkaar kunnen informeren en contacten kunnen leggen ? Is dat een idee ?
Vrijdag is mijn vrije dag. Aan mij verzonden mail wordt niet doorgestuurd. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met P&O-applicatiebeheer@lelystad.nl
.
Met vriendelijke groet,
Gea Bussink-Veerbeek
functioneel applicatiebeheerder EHRM
Facilitair, Advies en Beheer
Personeel en Organisatie
GEMEENTE LELYSTAD
[gemeente Lelystad]
Stadhuisplein 2, Lelystad
Postbus 91, 8200 AB Lelystad
Telefoon: 06-55685522
Werkdagen: ma, di, wo, do
www.lelystad.nl.
gemeente@lelystad.nl
Wij werken duurzaam en digitaal en
ontvangen uw correspondentie daarom
bij voorkeur elektronisch, bijvoorbeeld
via e-mail of e-formulier!
________________________________
Maandelijks verwijderen wij de mutaties die op indienen, indienen LG en indienen MW staan en ouder zijn dan 3 maanden.
Dit doen wij onder de functie beheer, systeem, verwijder formulierinstaties, selecteren een maand en verwijderen alles.
Hierdoor vervuilt het systeem niet.
Dit werkt prima.
Van: Visma | Raet <8dd3a549cd2ff7eb211443b6-raetsoftware@iad-prod1.mailer.aha.io>
Verzonden: zaterdag 10 augustus 2019 16:05
Aan: Makken, Agnes
Onderwerp: GA Bussink - Veerbeek responded to idea Indienen in HR Selfservice - versus Te doen
Zoals je mogelijk hebt gelezen het bericht Youforce Cleanup ideeën zullen meerdere Visma|Raet collega's de aankomende tijd helpen in de beoordeling van de ideeën.
Het problem dat je beschrijft in dit idee is voor de beheerder inderdaad vervelend en kan aanvoelen als “door de bomen het bos niet meer kunnen zien”.
Gelukkig heeft @Anonymous een heel goede manier beschreven om dit te voorkomen, door elke maand de mutaties die op indienen, indienen LG, indienen MW en ouder zijn dan 3 maanden te verwijderen. Dit kan met de functie verwijder formulier instanties die je kan vinden onder beheer/ systeem.
Hierdoor blijft het overzichtelijk en is er ook een duidelijke richtlijn naar de medewerkers dat na 3 maanden een opslagen process dan niet is doorgezet verwijderd wordt.
U moet een geregistreerde gebruiker zijn om hier een opmerking toe te voegen. Als u al geregistreerd bent, moet u zich aanmelden. Als u zich nog niet hebt geregistreerd, moet u zich registreren en aanmelden.
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika