Inzicht in verstuurde e-mails vanuit de workflow (SLSR-I-139)

[Gea Bussink-Veerbeek1]

Op dit moment kun je in de Te-doen-lijst of het archief alleen maar zien dat een e-mail wordt verstuurd met een bijlage. Wij maken steeds meer gebruik van de e-mail-template. Dat betekent dat de inhoud die voorheen in de bijlage stond nu direct in de mail staat. Dat is veel vriendelijker voor de lezer.

Echter, nu lopen wij er tegenaan, dat in de Te-doen-lijst en het archief niet zichtbaar is, dat een mail is verstuurd. Alleen die mails die een bijlage hebben worden gelogd. Als een medewerker zegt dat hij een mail niet heeft ontvangen, dan kunnen wij niet aantonen vanuit de logging in Self Service of dat wel is gebeurd, of dat er mogelijk een verstoring is (geweest). Een eventuele verstoring komt ook niet aan het licht en herstel (nasturen van gemiste mails vanaf een bepaalde datum)  is door gebrek aan logging niet mogelijk.

Een workaround zou zijn om ook een mail naar een aparte map in een algemeen e-mail-adres te laten sturen, maar beheerstechnisch is dit niet wenselijk. Bovendien moet je bij een melding dat een mail niet is ontvangen altijd controleren of de e-mail instellingen in de workflow wel juist zijn. Want dat een mail is binnengekomen in het betreffende mapje, wil nog niet zeggen, dat er ook een mail naar de medewerker is verstuurd. Analyse van de oorzaak van het niet ontvangen blijft giswerk.

Kortom, ik zou graag een oplossing willen in plaats van een onbevredigende workaround.

[Former Member]

Wij ondervinden hetzelfde probleem dat je niet kunt zien of een mail verstuurd is. Heel onhandig.

[Former Member]

We sturen mails naar de Servicedesk als er een voor hen relevante mutatie is. Het komt regelmatig voor dat die Servicedesk claimt dat ze geen mail hebben gehad. We hebben dan geen middel om na te kijken of de mail inderdaad wel of niet verstuurd is. Dit brengt deze functionaliteit flink in discrediet

[Gea Bussink-Veerbeek1]

We hebben nu zelf een workaround bedacht. Niet fraai, bovendien bewerkelijk, maar wel functioneel.

Ik heb een basistemplate aangemaakt met daarin alleen het mutatienummer. Het document heet 'logdocument'. Dit hang ik als bijlage in elke notificatie. Zo kun je in ieder geval zien dat de mail is verzonden. Je hebt alleen onnodig veel documenten in je mutaties in het archief hangen en de medewerker krijgt een loze bijlage, maar dan weet je in ieder geval zeker of een mail wel of niet is verstuurd.

Ik blijf pleiten voor een automatische logging zonder workaround.

[Anonymous]

Inmiddels zijn we jaren verder en zullen steeds meer organisaties gebruik maken van verzending van emails vanuit een workflow. Wanneer gaat raet hier eindelijk eens iets mee doen?

[Anonymous]

Binnen onze organisatie gaat dit ook steeds meer een probleem worden. 

[Hillary Amoah]

Binnen onze organisatie hebben wij ook steeds vaker last van dit probleem

[Christiaan Sluis]

De status van dit idee is geüpdatet naar ‘In onderzoek’ en er is een relevant label toegevoegd. Reden hiervoor is dat we in 2022 volop zijn begonnen met Youforce clean up ideeën. Voor Self Service hebben we meer dan 600 verschillende ideeën bekeken en beantwoord.

Via ‘Nieuws’ verstrekken we regelmatig informatie over de ontwikkelingen van Self Service, zoals in de laatste 4e Algemene update PD Self Service.

Om een weloverwogen antwoord te kunnen geven op dit idee combineren we dit met vergelijkbare ideeën met hetzelfde label. Voorbeelden van deze categorieën zijn:

• Autorisatie en roltoewijzing
• E-mail
• Inzet formulier
• Koppeling Personeelsdossier

We zullen de aankomende maanden gaan bepalen of we een dergelijke categorie kunnen toevoegen aan de roadmap voor Self Service. Zodra we dat hebben bepaald zullen we dit idee een definitieve status geven. Dit kan dus zowel ‘realisatie waarschijnlijk’ worden maar ook ‘afgewezen’.