Medewerker die toch niet in dient komt op inactief zetten (SLSR-I-502)

[Anonymous]

Het komt nog wel eens voor dat een nieuwe medewerker wordt ingevoerd in Self Service, maar dat deze medewerker uiteindelijk besluit toch niet in dienst te komen.

Wij verwijderen het aangemaakte dienstverband dan wel uit Beaufort, maar niet uit Self Service, omdat het systeem anders het personeelsnummer opnieuw gaat gebruiken.

Maar het lastige is dat deze medewerker (die dus toch niet in dienst komt) wel blijft bestaan in Self Service. Wanneer deze medewerker na een aantal jaar besluit toch te willen werken bij 's Heeren Loo kan de manager de gegevens van deze medewerker opzoeken in de database van Self Service. En dan wordt een tweede dienstverband aangemaakt. Terwijl we willen dat er een nieuw personeelsnummer voor deze medewerker wordt aangemaakt.

Is het mogelijk om een optie "Niet actief" mee te geven aan een medewerker die besluit om toch niet in dienst te komen?

[Anonymous]

Levert het opnieuw gebruiken van het persoonsnummer binnen de organisatie veel problemen op, Rianne?

[Anonymous]

Ik weet dat er een afkeuring komt als je ook de persoonsgegevens verwijderd en dit nummer opnieuw gebruikt. Oplossing: mutaties met betrekking tot dit persoonsnummer uit de systeemmutaties verwijderen. Maar ik kan me zo voorstellen dat elders in de organisatie het opnieuw gebruiken van een persoonsnummer tot problemen leidt. En o ja, als de data al naar het personeelsdossier is, moet je daar handmatig de gegevens verwijderen.

[Anonymous]

Het opnieuw gebruiken van het bestaande personeelsnummer levert inderdaad veel "problemen" op elders in de organisatie.

[Remco te Ronde]

Beste Anonymous,

Inderdaad de situatie die jij beschrijft kan voorkomen. Ons advies is in dit geval:

• Vul in HR Core Beaufort de in- en uitdienst datum met dezelfde waarde
• Zorg ervoor dat alle data naar Self Service gaat
• Verwijder in HR Core Beaufort het dienstverband
• Verwijder in HR Core Beaufort de persoon
• Verwijder in Self Service, via verwijderen medewerker, de persoon

Als je automatisch nummering/ophoging van Self Service aan hebt staan zal er altijd een hoger nummer worden aangemaakt.

We hopen dat dit niet vaak voorkomt en dat medewerkers die je aanneemt (en dus in HR Core Beaufort worden ingevoerd) inderdaad indienst komen. Dat is natuurlijk de ''happy flow''