Nieuwe medewerker ziet taak na max 60 uur in beeld. Gelieve doorlooptijd verkorten!

[Christian-B]

De afgelopen tijd hebben diverse klanten ervaren dat taken in Youforce Self Service na langere tijd in beeld komen voor nieuwe medewerkers. De taak kan wel op naam van de nieuwe medewerker staan, echter ziet de nieuwe medewerker de taak niet. 

Het volgende artikel ter info van Visma over het proces: Self Service in Mijn Youforce - Visma Community

Visma heeft aangegeven dat in het ergste geval een medewerker een taak na maximaal 60 uur zal zien. Indien dit niet het geval is, kan een nieuwe melding bij het service center worden aangemaakt voor een datafix. 

Mijn mening is dat taken niet na max 60 uur in beeld zouden moeten komen, maar na maximaal een halve dag. 

Wat is jullie mening?

[Christiaan Sluis]

Hoi @Christian-B,

Als organisatie heb je hier zelf veel invloed op, op basis van de inrichting van je batchopdrachten. In praktijk zou dit dus binnen 3/6 uur kunnen. Afhankelijk van wanneer je de workflow start met actieve signalering, kan het zelfs dus zijn dat de medewerker reeds bekend is en dus ook meteen de taak krijgt.

Mijn vraag aan jou:

Ben je op zoek naar meningen hierover? Dan is een Forum post meer geschikt.

Of:

Wil je de doorlooptijd van nieuwe gebruikers (een vereiste voor de notificaties) verkorten? Dan verplaats ik je idee naar Youforce Portaal, aangezien Self Service hier niet zelf actie op kan ondernemen.

[Christian-B]

@Christiaan Sluis , 

Goede middag, 

Goed dat u dit zegt, echter heb ik het met een van uw collega's van support al over dit soort zaken gehad in een ticket.

Feit blijft dat de inrichting van de batchopdrachten zo is ingericht dat ieder uur "batchproces 180127 Aanmaken exp. gebruikersbeheer," draait. De workflow is ook na een kwartier max volgens mijn verwachting zichtbaar in self Service met als behandelaar de toekomstige nieuwe medewerker. De medewerker zelf ziet dan nog niks.
Kortom de doorlooptijd van de nieuwe medewerker.

Mijn gedachte was om dit idee te opperen en anderen in een dialoog te vragen hoe hun hierover denken, dan kan Visma vervolgens wellicht op basis van de meeste stemmen iets aanpassen. Kortom naar mijn idee niet geschikt voor het forum, het is een idee.

Groet, 

Christian

[Christiaan Sluis]

Hoi @Christian-B,

Ik begrijp de verwachting nu beter. Met de genoemde instellingen zou in jullie geval dus binnen 3 uur de taak worden klaargezet. Dat is een groot verschil met die maximale waarde van 60 uur.

Als het gaat om het schetsen van de scenario's waarin het wenselijk/noodzakelijk is om dit verder te verkorten, dan ben ik daar wel geïnteresseerd in. Ik zie voornamelijk een uitdaging in het indienstproces met een taak voor Aanvullen. Dat is afhankelijk van 3 batchopdrachten (export hrss, export gebruikersbeheer, verzenden signaleringen) en daarnaast klantconfiguratie rondom account activatiemails en mogelijke aanvullende mails op basis van de workflow. Los van of de medewerker ook daadwerkelijk binnen 3 uur het account activeert en inlogt en dus een taak mist, ligt de kern bij het synchroniseren van de processtappen met de systeeminstellingen (of andersom).

Als er meer situaties zijn dan kan dat de casus versterken of verhelderen.

PS: Ik hoop dat je het ok vind dat ik onze informele stijl hanteer voor communicatie, passend bij onze cultuur en organisatie.

[Christian-B]

@Christiaan Sluis 

Goede middag, 

In principe staan de desbetreffende taken ieder uur als taak in de batch.
E-mails worden vanuit workflows direct verstuurd als de workflow is afgerond.

Juist om dit specifieke, en de opmerking van uw collega van support over maximaal 60 uur vind ik nogal zorgelijk.

De afgelopen tijd zijn er ook wat issues geweest, welke ook andere klanten op de community hebben gemeld, over nieuwe medewerkers welke taken niet in beeld zagen. 

Groet, 

Christian

ps, doe vooral informeel, uiteraard prima. 

[Christiaan Sluis]

Hoi @Christian-B ,

Na wat interne afstemming hebben we besloten dat we voor nu de stap willen maken naar 50 pogingen met een uur tussenpauze. Daarmee zitten wij nog steeds aan de 2+ dagen voor klanten die dit minder vaak doen, maar loopt dit voor het reguliere proces wel vlotter.

[Christiaan Sluis]

Hoi @Christian-B,

We hebben zojuist de aanpassing doorgevoerd naar 50 pogingen met 1 uur tussentijd. Dit lijkt ons gepast qua functionaliteit en frequentie.