Per document instellen koppelen aan persoon of dienstverband (SLSR-I-446)

[Anonymous]

In Dossier is door J Boer onderstaande wens ingeschoten via de link: https://raetideas.ideas.aha.io/ideas/DOSS-I-69

De tekst:
Vanuit Self Service worden de documenten die horen bij een indiensttreding automatisch opgeslagen in het dossier. Nu wordt echter het ID bewijs gekoppeld aan een dienstverband terwijl dat voorheen, voor het toevoegen vanuit Self Service, altijd aan de persoon is gehangen. Het zou handig zijn dat je bij een documentsoort kan aangeven dat deze standaard aan de persoon gekoppeld moet worden zodat dit ook met toevoegen vanuit Self Service goed gaat.

Verzoek: willen de product owners van Self Service en Dossier de koppen bij elkaar steken om dit te realiseren?

Ariejan Boon
Carante Groep

[Former Member]

Vanuit Self Service worden de documenten die horen bij een indiensttreding automatisch opgeslagen in het dossier. Nu wordt echter het ID bewijs gekoppeld aan een dienstverband terwijl dat voorheen, voor het toevoegen vanuit Self Service, altijd aan de persoon is gehangen. Het zou handig zijn dat je bij een documentsoort kan aangeven dat deze standaard aan de persoon gekoppeld moet worden zodat dit ook met toevoegen vanuit Self Service goed gaat.

[Anonymous]

Prima idee. Op dit moment is het hierdoor niet mogelijk overzichten te draaien bij wie bijvoorbeeld het ID-bewijs ontbreekt, omdat bij het ene dienstverband het ID bewijs wel is vastgelegd en bij het andere niet.
Aangezien hier ook de product owner van Self Service bij nodig is, heb ik je wens gekopieerd naar 

https://raetideas.ideas.aha.io/ideas/SLSR-I-446

met het verzoek dit onderdeel gezamenlijk op te pakken.

Ariejan Boon
Carante Groep

[Anonymous]

Mee eens. Wij lopen bij het opschonen (bewaartermijn) binnen Personeelsdossier ook tegen dit probleem aan.

Wij willen dat documenten alleen verwijderd worden, indien de medewerker volledig uit dienst is en geen actuele dienstverbanden meer heeft. Met het vastleggen op dienstverbandniveau vanuit Self Service gaat dit scheef. Indien je de optie opschonen bewaartermijn gebruikt, dan zullen documenten van een beëindigd dienstverband verwijderd worden, ondanks dat er nog een actueel dienstverband actief is.

Het gaat wel goed als alle documenten gekoppeld zijn aan het personeelsnummer en niet aan het dienstverband volgnummer.

[Christiaan Sluis]

De status van dit idee is geüpdatet naar ‘In onderzoek’ en er is een relevant label toegevoegd. Reden hiervoor is dat we in 2022 volop zijn begonnen met Youforce clean up ideeën. Voor Self Service hebben we meer dan 600 verschillende ideeën bekeken en beantwoord.

Via ‘Nieuws’ verstrekken we regelmatig informatie over de ontwikkelingen van Self Service, zoals in de laatste 4e Algemene update PD Self Service.

Om een weloverwogen antwoord te kunnen geven op dit idee combineren we dit met vergelijkbare ideeën met hetzelfde label. Voorbeelden van deze categorieën zijn:

• Autorisatie en roltoewijzing
• E-mail
• Inzet formulier
• Koppeling Personeelsdossier

We zullen de aankomende maanden gaan bepalen of we een dergelijke categorie kunnen toevoegen aan de roadmap voor Self Service. Zodra we dat hebben bepaald zullen we dit idee een definitieve status geven. Dit kan dus zowel ‘realisatie waarschijnlijk’ worden maar ook ‘afgewezen’.

[Anneke Broeders]

Dit beschrijft exact waar wij bij veel klanten tegenaan lopen: 

"Wij willen dat documenten alleen verwijderd worden, indien de medewerker volledig uit dienst is en geen actuele dienstverbanden meer heeft. Met het vastleggen op dienstverbandniveau vanuit Self Service gaat dit scheef. Indien je de optie opschonen bewaartermijn gebruikt, dan zullen documenten van een beëindigd dienstverband verwijderd worden, ondanks dat er nog een actueel dienstverband actief is. Het gaat wel goed als alle documenten gekoppeld zijn aan het personeelsnummer en niet aan het dienstverband volgnummer."

[Angelique]

Kun je voor het opschonen dan niet eerst de documenten koppelen aan de persoon? Daarna opschonen?