Toegevoegde bijlagen via aanvullende e-mail verzenden

[Lieke Sterk Huis]

Wij hebben twee workflows waarbij we graag een toegevoegde bijlagen door medewerker/leidinggevende willen laten verzenden via 'aanvullende e-mail'. Dat gaat om:

1. een toegevoegde foto voor een toegangspas die de nieuwe medewerker zelf als bijlage toevoegt en verzonden dient te worden naar onze beveiliging.
2. een format vacaturetekst van leidinggevende voor onze HR adviseur.

Zie hieronder een printscreen van hoe ik dit graag zou willen inrichten:

[Christiaan Sluis]

Hoi @Lieke Sterk Huis,

Bedankt voor je idee en dat je dit ook zo duidelijk hebt uitgewerkt. Dat scheelt een hoop vragen. De status heb ik gewijzigd naar In onderzoek en ik heb de labels aangepast om dit goed te kunnen bundelen. Hoewel we nog geen concrete plannen hebben, kan ik mij voorstellen dat als wij het onderwerp "bijlagen" of "benoemde bijlagen" oppakken, dit een mooi idee is om mee te nemen. Uiteraard zullen we op dat moment ook kijken naar de steun voor dit idee (als indicatie van de waarde voor meerdere klanten) en de dan bestaande alternatieven.

[Lucie Appel]

Als aanvulling hierop zouden wij heel graag de mogelijkheid toegevoegd willen zien dat je in de Workflow bij de benoemde bijlagen de bestemmingsmap (t.b.v. personeelsdossier) kunt aangeven, zodat de benoemde bijlagen automatisch in de juiste mappen landen.

[Lieke Sterk Huis]

@Lucie Appel, een goede aanvulling. Ik merk dat wij ook graag zien dat we kunnen kiezen bij de bijlagen waarin deze in het dossier wordt opgeslagen. Vooral bij de beschrijving en waar de bijlagen verplicht is om dat hierin toe te voegen.

[Christiaan Sluis]

Dag @Lucie Appel en @Lieke Sterk Huis,

Dat is een goede aanvulling, maar eigenlijk ook een ander idee. Ik heb dit idee gevonden om dat te realiseren. Hoewel het gerelateerd is, zijn het 2 verschillende functionaliteiten. Door jullie steun voor dat idee, kan dat afzonderlijk ook worden beoordeeld.

[Lieke Sterk Huis]

@Christiaan Sluis, wil jij aan dit idee dan 'koppeling personeelsdossier' toevoegen als label? Het idee dat je vermeld, had ik al mijn kudo gegeven. 

[Christiaan Sluis]

@Lieke Sterk Huis , ik heb het andere idee nog expliciet het label "bijlagen" gegeven. In bovenstaande idee op zich is er geen sprake van "koppeling personeelsdossier". Wel heb ik ook daar een opmerking toegevoegd om deze ideeën te verbinden.

[HansD1]

Ik zou hier nog een idee aan toe willen voegen. Hoe mooi zou het zijn dat je de bijlagen die de medewerker heeft toegevoegd, de naam zou kunnen geven die je zelf hebt ingesteld, ondanks dat de medewerker zelf een andere naam aan het document heeft gegeven.

Dus dat je er voor kiest dat je of de naam van het document van de medewerker gebruikt of dat je die wil overschrijven met de naam zoals de organisatie die gebruikt voor dit document. In het voorbeeld hierboven, zou de naam van het document dan "ABP formulier" worden.

Ook bij het genereren van een template, krijgt het document nu de naam zoals je die hebt vastgelegd in templatebeheer. Het zou mooi zijn dat je vanuit de formulieren variabelen kunt meegeven om de naam van het document samen te stellen, bijvoorbeeld "Arbeidsovereenkomst" met daarbij de variabelen of resumé tekst "onbepaalde tijd per 1-1-2024".

Zodat de benaming in het dossier dan "Arbeidsovereenkomst onbepaalde tijd per 1-1-2024".

Dit maakt het doorzoeken van veel verschillende documenten die nu dezelfde naam hebben een stuk gemakkelijker.

Ik begrijp dat bovenstaand idee ook van toepassing voor dossier, templatebeheer etc. is.

[Lieke Sterk Huis]

Goede aanvulling @HansD1 

@Christiaan Sluis, wat is de status van dit idee?