Het is nu mogelijk om bij een workflow aan te geven of een bijlage toegevoegd kan worden (via de dialoog of formulier instellingen). Het kan echter ook voorkomen, dat je bij een workflow iets verplicht moet toevoegen. Ik zou daarom dus graag de mogelijkheid hebben het toevoegen van een bijlage verplicht te maken bij een workflow.
Ik snap de vraag zeker, maar vraag me af of dit geen schijnveiligheid creëert. Immers, de medewerker kan ook een dummy-documentje toevoegen en op die manier het proces toch hervatten.
uitzendwezen heeft herkenningssoftware op de multifunctionals die een ID, VOG of loonheffingsverklaring herkennen. RAET heeft ook deze ontwikkeling ook (dossier connector) deze kunnen zij evt koppelen aan HRSS?
Mee eens! Wij hebben enkele flows waarbij een bijlage verplicht is, maar nu dus niet kan. We hebben wel een tekst erbij gezet, maargoed mensen lezen niet altijd en dan gaat het toch mis.
Tevens hoor ik vaak van medewerkers dat ze het niet logisch vinden dat de bijlage ergens boven aan zit.
Ook de gegenereerde templates komen daarin te staan. Het zou misschien logisch zijn dat je op het formulier zelf een bijlage veld kunt maken en deze zelf wel/niet verplicht kunt maken waar mensen hun documenten kunnen uploaden wat je ook op meerdere websites wel ziet! En dat bovenin de genereerde documenten komen te staan.
Ik denk dat een sluitende controle voor Raet bijna niet te bouwen is. Veel formulieren zoals declaratieformulieren met excelbladen genereren zelf al een bijlage.
Er zijn volgens mij 3 opties, om medewerkers te triggeren om een bijlage toe te voegen. (alle drie creëren geen zekerheid of er een juiste bijlage bij zit).
1. (actie Raet) Als je een rubrieksoort van het type 'Upload' zou hebben (bestaat nog niet), dan kan je uploadrubrieken in het formulier toevoegen. Je zou dan met behulp van een controle kunnen kijken of het veld gevuld of leeg is (zie idee https://raetideas.ideas.aha.io/ideas/SLSR-I-38 ). Extra voordeel van zo'n rubrieksoort is dat je dan per uploadrubriek kan bepalen waar de bijlage heen gaat.
2. (actie organisatie) Je kan een veld toevoegen met "bewijsstuk toegevoegd?" Nee/Ja en dat je alleen door kan gaan als de indiener het veld op Ja zet. Dan wordt de indiener er bewust van gemaakt dat er nog geen bijlage is toegevoegd. Als er geen bijlage toegevoegd is en de indiener heeft het toch op Ja gezet, dan is dat moedwillig gedaan.
3. (actie Raet) Raet zou een standaard 'upload bijlage' formulier kunnen maken, die je kan toevoegen aan een dialoog of formulier. In de bijlage vind je een simpel voorzetje hoe dat eruit zou zien. De functie van dit formulier/pagina is puur en alleen bedoeld om de medewerkers er aan te herinneren om de bijlages toe te voegen en om de knop duidelijk zichtbaar te presenteren. Wij merken dat teksten rondom de invulvelden nauwelijks gelezen worden. Misschien dat een apart scherm de indiener triggert om die handeling uit te voeren.
Waarom ontvangen wij deze mailwisseling. Dit lijkt me interne communicatie binnen de RAET-disciplines.
Met vriendelijke groet,
Mia Litjens | Medewerker HR-Control | Gemeente Venray
Postbus 500, 5800 AM Venray | Raadhuisstraat 1, 5801 MB Venray
T +31 (0)478 52 3331 | I www.venray.nl
Aanwezig op: (maandag, dinsdag en woensdag)
[cid:image001.jpg@01D31C27.C55FF9A0]
Van: Raet [mailto:34170a3f095a54176649d1ee@mailer.aha.io]
Verzonden: woensdag 23 augustus 2017 12:15
Aan: Aha!
Onderwerp: EJBW Vermeer responded to idea Verplicht toevoegen van een bijlage in een workflow
Ook deze staat gepland in de roadmap 2017, echter ik zie niets in de laatste releasenotes. ben toch erg benieuwd of dit nu in de roadmap van 2019 komt te staan.
Graag een update over de voortgang. Per januari gaan wij live met een aantal nieuwe formulieren. Het verplicht toevoegen van documenten, of meerdere losse documenten waar een controle op wordt uitgevoerd, is zeer gewenst om herbewerking te voorkomen.
Mag ik uit deze mailwisseling worden gehaald s.v.p.!
Met vriendelijke groet,
Mia Litjens | Medewerker HR-Control | Gemeente Venray
Postbus 500, 5800 AM Venray | Raadhuisstraat 1, 5801 MB Venray
T +31 (0)478 52 3331 | I www.venray.nl
Aanwezig op: (maandag, dinsdag en woensdag)
[cid:image001.jpg@01D36E9C.836BF400]
Van: Raet [mailto:e9e8175146d28d94c76803b1@mailer.aha.io]
Verzonden: woensdag 6 december 2017 12:47
Aan: Aha!
Onderwerp: D Gouweleeuw responded to idea Verplicht toevoegen van een bijlage in een workflow
Heb in de releasenotes ook niets gevonden. Mede daarom onze accountmanager van Raet gecontact hierover, wellicht levert dat iets op.
@Mia Litjens, je krijgt mails van updates van ideeën waar je op gestemd hebt. Het is dus geen mailwisseling en ook geen interne mail. Wij zijn allemaal (net als jij waarschijnlijk) Raet-klant. Wellicht kun je de notificatiefunctionaliteit ergens uitschakelen, anders even contact opnemen met Raet.
Met de voorgestelde werkwijze in de releasenotes van maart, zijn we erg blij. Niet alleen al dan niet verplicht toevoegen, maar ook een plekje reserveren waar wat moet worden geüpload. Prima gedaan!
De nieuwe optie ziet er goed uit! Het zou wenselijk zijn om aan de verplichting een conditie te hangen.
Bij declaratieformulieren zou je dan als een medewerker bv. parkeerkosten opvoert, kunnen verplichten om de parkeerbonnen bij te voegen. Je kan immers de optie bon J/N wel aansturen.
Het is inderdaad al een stap in de goede richting. Inderdaad zou het wenselijk zijn om een conditie aan het toevoegen van een bijlage te kunnen hangen. Als veld P...... (bv parkeerkosten) is gevuld dan verplichting om bijlage te uploaden.
Op zich een mooie oplossing. Wel jammer dat er een koppeling ligt met de workflow actie. Aangezien bij 'indienen' de workflow start, maar als de medewerker een formulier terug krijgt in de actie 'medewerker retour' in plaats van 'indienen' dan kan de medewerker niet meer zijn eigen bijlage weggooien dit kan alleen in de actie 'indienen'. Of je wel of niet mag weg gooien van bijlage zou aan de persoon of rol gekoppeld moeten zijn en niet aan de actie.
Wat ik heel vervelend vind, is dat niet gelijk te zien is of er überhaupt een bijlage is toegevoegd. Je moet een vinkje openklikken - weer een extra actie. Hier moet vast iets eenvoudigs aan op te lossen zijn.
Ben het helemaal eens met EP Gerritse en E van der Heide. Bij het retour sturen heet de stap bij onze workflows anders en kunnen de reeds toegevoegde bijlagen niet meer worden verwijderd. Dit kan een bewuste keuze zijn, maar is niet echt heel praktisch. Zou als applicatiebeheerder altijd de rechten willen hebben om dit indien noodzakelijk te kunnen doen. En ook dat je nu niet meer direct kunt zien welke bijlagen zijn toegevoegd is zeer storend. Nu moeten de professionals die de bijlagen controleren eerst één of meerdere blokjes open klikken. Dit zou toch anders moeten kunnen?
Maandag heb ik een call aangemaakt n.a.v. de release:
Ik open een workflow vanuit de te-doen-lijst. Ik zie twee balken om op te klikken om te kijken of er bijlagen zijn. (typefout: Bijlagen van andereN activiteiten)
Ik verwacht, dat ik, net als voorheen, bij het openen van het formulier direct kan zien of er bijlagen zijn. Het vraagt nu altijd een extra handeling om bij de bijlage te komen. Ook is het voor de gebruiker niet intuïtief te kiezen op welke balk je moet klikken om bijlagen te zien of toe te voegen. Dat was het voorheen wel.
De typefout was vanmorgen hersteld. Als reactie kreeg ik:
Hartelijk dank voor de suggestie tot het verbeteren van deze nieuwe functionaliteit. We voegen de diverse suggesties bij elkaar en zetten deze door naar de product verantwoordelijke.
Ik weet niet hoe actief de productverantwoordelijken op dit forum zijn na het verschijnen van een release, maar het lijkt zinvol om op- en aanmerkingen ook via een call kenbaar te maken aan Raet.
Ben het met EP Gerritse eens dat het toevoegen en verwijderen van bijlagen rol-gerelateerd moet zijn. Het is mooi dat je bijlagen toevoegen kunt verplichten, maar als je veel workflowstappen hebt en het moet in al die stappen mogelijk zijn bijlagen toe te voegen (nog afgezien van verplichtstelling), vraagt dat wel weer extra aandacht van de beheerder.
Ik zelf zou graag zien dat het ook mogelijk was om die vrije bijlage te kunnen verwijderen aangezien deze vaak overbodig wordt door het instellen van verplichte bijlagen en het kan verwarring scheppen als deze er blijft staan.
Eens met GA Bussink - Veerbeek. Ik snap werkelijk niet dat Raet vindt dat dit een intuïtieve oplossing is. Dit is anno 2018 een erg magere oplossing.
Je kunt overigens 'onnodige' balken weghalen door bij de betreffende activiteit bijlagen uit te zetten (bijv als alleen bij indienen bijlagen gewenst zijn). het grote nadeel is dat dan de balk 'bijlagen van andere activiteit' blijft staan, en dit is een term die de gemiddelde argeloze gebruiker weinig zegt....
Het idee was goed, de uitwerking vind ik echt onder de maat.
Ik krijg het gevoel dat zaken onvoldoende getest worden alvorens te implementeren en open te stellen.
Het geheel voldoet nog niet aan de verwachtingen en workarounds worden aangeboden terwijl ik denk als je goed getest had zouden dingen aan het licht zijn gekomen. De tekst in de melding die verschijnt als je indient zonder de verplichte bijlage verwijst vervolgens naar de paperclip maar die is verwijderd en niet te vinden. Ik kan onze medewerkers nog niet instrueren op de nieuwe werkwijze want vervolgens is verwijderen ook een probleem dan blijft de mutatie hangen en kom je niet verder. Kortom gemiste kans Raet !! Ik wacht het nog wel heel even af tot de kinderziektes eruit zijn alvorens ik deze mogelijkheid ga instellen in mijn workflows 😉
Je kunt in de workflow bij verwijderen een vinkje zetten bij 'onderdruk controle op verplichte bijlagen', dan kun je wel gewoon verwijderen, dit kun je uiteraard ook doen bij 'opslaan' zodat je later de verplichte bijlage kunt toevoegen.
@M van de Zuidwind Goede aanvulling! Hier ga ik dankbaar gebruik van maken.
@DG Hoek: Je kunt het vinkje 'bijlages toestaan' uitzetten. De naam daarvan is wat misleidend en had eigenlijk moeten zijn 'Vrije bijlages toestaan'. Als je in een stap specifieke bijlages inregelt, hoeft het vinkje niet aan te staan.
Reactie Product Owner Self Service Raet: In de relaese van 2018-03 is deze wens gerealiseerd.
Onderstaand de releasetekst voor : Bijlagen in een workflow
In Self Service kunt u de configuratie van bijlagen op activiteitniveau binnen een workflow definiëren.
Binnen de workflowactiviteit kunt u het volgende definiëren:
Mogelijk maken in een workflowactiviteit om voorgedefinieerde bijlagen toe te voegen.
Aangeven of deze verplicht zijn of optioneel.
Mogelijk maken om ongedefinieerde (vrije) bijlagen toe te voegen.
De automatisch aangemaakte bijlagen, gegenereerd vanuit de Template manager, worden niet apart geconfigureerd, maar worden beschikbaar gesteld bij de specifieke workflowactiviteit.
Er is een uploadsectie beschikbaar: 'Bijlagen' en 'Bijlagen van andere activiteiten' (alleen als er eerdere activiteiten zijn):
Om te zien welke bijlagen verplicht zijn binnen uw activiteit, hoeft u alleen de sectie 'Bijlagen' open te klappen. Het symbool (*) naast de categorie betekent dat dit type bijlage verplicht is. Het is mogelijk meer dan één bijlage aan dezelfde categorie toe te voegen als het systeem ziet dat er minimaal één verplichte bijlage is:
Paspoort*: de * geeft aan dat dit een verplichte bijlage is. Bij het afronden van de workflow verschijnt een melding dat deze bijlage verplicht is. De workflow kunt u niet afsluiten als de bijlage niet toegevoegd is.
Identiteitskaart: zonder *, deze bijlage is optioneel.
Vrije bijlagen: hier kunt u andere bijlagen toevoegen.
Om een bijlage te uploaden, hoeft u alleen op het vak te klikken. Er verschijnt dan een nieuw dialoogvenster om de bijlage te selecteren.
Een bijlage verwijderen is ook mogelijk door eenvoudigweg op de knop Verwijderen te klikken. U kunt deze acties alleen uitvoeren als u toestemming hebt om gegevens binnen de activiteit in kwestie aan te passen.
Als het vak 'Bijlagen van andere activiteiten' geopend is, kunt u de eerder geüploade bijlagen zien. Het is mogelijk ze te downloaden en te openen, maar u kunt ze niet verwijderen.
U kunt aan verschillende gebruikers binnen de workflowactiviteiten een andere verantwoordelijkheid te geven t.a.v. documenten. Denk aan een manager die verplichte documenten moet toevoegen (bijvoorbeeld ID bewijs) bij de eerste workflowactiviteit en een HR-professional die in de volgende workflowactiviteit verantwoordelijk is voor het toevoegen van een indiensttredingsformulier of arbeidsovereenkomst.
Verwijderen van documenten
Het verwijderen van toegevoegde documenten is alleen mogelijk voor de gebruikersrol die geautoriseerd is voor die activiteit,. Dit betekent dat als een medewerker een document heeft geüpload in zijn activiteit en daarna een manager andere documenten upload in een vervolgactiviteit, dan kan de manager niet het document van de medewerker verwijderen.
De HR-professional kan alle documenten verwijderen.
Automatisch gegenereerde documenten met de Template manager
De automatisch gegenereerde documenten met behulp van de Template manager blijven beschikbaar binnen de workflow stappen, maar belangrijk is te realiseren dat deze alleen verwijderd kunnen worden door de gebruiker waarbij de workflowactiviteit door de template gegenereerd is of door de HR-professional die de autorisatie heeft om alle documenten te verwijderen.
Het kan voorkomen dat er in een workflow na de initiële registratie van een eerste gebruiker de template aangemaakt wordt en in een vervolgstap door een andere gebruiker de template met informatie wordt aangevuld. Als de template tijdens de eerste activiteit is gegenereerd, dan kan deze niet meer door de volgende gebruiker verwijderd worden, tenzij dit een HR-professional is.
Configuratie van verplichte bijlagen
Om gebruik te maken van de verdere detaillering van type bijlagen en verplicht stellen of niet, is het van belang dit te configureren op workflowactiviteit niveau. Dit ziet er als volgt uit:
U kunt voor elke activiteit configureren welke bijlagen toegevoegd behoren te worden en welke daarvan verplicht zijn. U kunt ook “Vrije bijlagen” configureren en toevoegen, wat betekent dat u bijlagen zonder categorie/label kunt toevoegen.
In het kader van de configuratie kunt u (als beheerder) beslissen voor welke acties de bijlagen niet verplicht zijn. Voor de andere acties controleert de applicatie of de bijlagen zijn toegevoegd (standaard).
We hebben bij meerdere workflows verplichte documenten ingericht. In de workflow is er onderscheid gemaakt in de activiteiten zoals 'indienen MW', 'retour MW', 'opgeslagen MW' enz. Hierdoor is het dus voor de medewerker op drie activiteiten de bijlage toevoegen. Door de keuze om de bijlage te koppelen aan de activiteit is het nu lastig om de verplichting op bijlage echt goed te regelen. Eigenlijk zou de bijlage gekoppeld moeten zijn aan de workflow, waardoor de bijlage maar op 1 plek opgeslagen kan worden. Nu kan een medewerker meerdere documenten toevoegen onder de verschillende activiteiten.
Als het formulier retour gestuurd wordt omdat er een fout in het document zit dan hebben we er twee. De foute onder 'indienen MW' en de juiste onder 'Retour MW'. Dit is niet handig.
U moet een geregistreerde gebruiker zijn om hier een opmerking toe te voegen. Als u al geregistreerd bent, moet u zich aanmelden. Als u zich nog niet hebt geregistreerd, moet u zich registreren en aanmelden.
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika