Mijn Communities
Help
Frans Bekkers
CHAMPION *

Vervanging leidinggevenden

door Frans Bekkers
Status: Bekend probleem

Bij ons hebben leidinggevenden meerdere afdelingen onder zich. Ik krijg ontzettend veel opmerkingen van de leidinggevende dat ze het heel vervelend vinden dat ze niet per afdeling een vervanger aan kunnen wijzen. Ik vindt dit echt een tekortkoming van het systeem.

Ik heb gezien dat er in 2016 ook al zo'n soort verzoek is gedaan, maar hier is dus weinig mee gedaan.

Is het mogelijk om nu wel aan dit verzoek te voldoen?

16 Opmerkingen
door Rianne van der Linden

Herkenbaar. Ook bij ons leeft de wens om per afdeling / OE een vervanger in te kunnen stellen.

Dit staat dan nog los van het feit dat het zelf kunnen instellen op dit moment alleen mogelijk is bij het onderdeel Self Service. Voor managers vaak niet te begrijpen. Handiger zou het zijn wanneer een manager zelf een vervanger kan instellen, die vervolgens voor alle onderdelen van Youforce geldt. 

Lieke Sterk Huis
CHAMPION ***
door Lieke Sterk Huis

@Frans Bekkers, voor ons zou per afdeling ook makkelijker zijn. Maar dan het liefste dat alles doorgaat naar alle onderdelen in Youforce. 

@Rianne van der Linden, op dit moment vragen wij aan leidinggevenden als zij langer afwezig zijn om dit aan onze salarisadministratie door te geven om deze autorisatie in de organisatiestructuur met de rollen aan te passen. Echter is dit niet wel veel handmatig nog. 

Ideaal zou zijn als er een aanvraag gedaan kan worden door een leidinggevende welke vervanger voor welke OE geldt met eventueel de onderdelen aangevinkt in Youforce die tijdelijk vervangen dienen te worden. 

mleuring
CONTRIBUTOR **
door mleuring

Ik volg met interesse...

Jaap Kramer
CONTRIBUTOR *
door Jaap Kramer

Prima voorstel, ik volg deze ook met interesse...

81580
CONTRIBUTOR *
door 81580

OOk bij ons speelt dit al lange tijd, helaas nog steeds geen oplossing hiervoor.

door Remco te Ronde

Beste @Frans Bekkers , @Rianne van der Linden , @Lieke Sterk Huis@mleuring@Jaap Kramer, en @81580 

 

Dit idee gaat weliswaar over Self Service, maar vanuit mijn rol als Product Owner van de Youforce app & Desktop lees ik graag mee. 

 
Binnen steeds meer teams van Visma|Raet werken we op de volgende manier:
 

 

 
Dat betekent dat we ieder keer een klein stukje functionaliteit bouwen en dit vervolgens afstemmen met organisaties die Youforce gebruiken. Op dit moment zijn we in de Youforce app bezig met "vervanging"
 
Hiervoor hebben we o.a. interviews gehouden met 11 écht managers van verschillende organisaties in de Zorg en Overheid. Deze managers geven ons feedback op hoe ze nu "vervanging" gebruiken, hoe het prototype van de Youforce app werkt maar ook wat ze bijvoorbeeld gewend zijn uit een roostersysteem of zaak-systeem.
 
In deze interviews hebben we ook gevraagd:
  • Zijn er situaties waarbij je een deel van je werkzaamheden (b.v. declaraties) wil overdragen aan collega X en een ander deel (b.v. ziekmeldingen) aan collega Y?
  • Zijn er situaties waarbij je werkzaamheden van afdeling A wil overdragen aan collega X en afdeling B aan collega Y?
 
Bij de afgenomen interviews kwam deze wensen niet naar voren. Wel kwam de wens naar voren om te zorgen dat de ingestelde vervanger all HR-taken kan overnemen. Dus niet alleen specifiek declaraties of Self Service.
 
Maar vanwege de reacties op dit idee lijkt het erop dat misschien deze groep van 11 managers niet volledig representatief is. Immers hierboven uiten jullie de wens om dit wel mogelijk te maken.

De wens om vervanging aan te laten sluiten bij meerdere Youforce modules is reeds bekend. Maar graag zou ik leren wat jullie voorkeur heeft. Denk aan:
  • Mogelijk maken dat alle rollen (dus ook naast manager) "vervanging" kan instellen.
  • Mogelijkheid dat een gebruiker met 2 rollen (b.v. Manager en back-up manager) per rol een vervanger kan instellen
  • Mogelijkheid om per afdeling een andere "vervanger" in te stellen
  • Mogelijkheid per proces/module (b.v. declaraties en instroom in Self Service) een andere vervanger in te stellen.
 
Belangrijk: geef ook aan als voor jullie "delegatie" (manager staat taken af aan secretaresse) andere eisen stelt dan "vervanger" (manager X stelt manager Y in).
 
Wellicht ten overvloede,  ik kan geen garanties geven over toekomstige ontwikkelingen rondom "vervanging" in de Youforce app en mogelijk meer modules. Zoals je ziet in de werkwijze hebben we geen vooraf afgesproken eindresultaat. De feedback van jullie bepaald of we na de eerste versie "vervanging" verbeteringen kunnen doorvoeren. Maar de ideeën die reeds open staan bij Self Service geven ons al veel inzicht in mogelijke toekomstige wensen.
 
Hoor graag van jullie als je concreet kan aangeven welke manager in welke situatie een bepaalde wens heeft om slechts een gedeelte van zijn/haar werk/afdelingen tr vervangen.
door Rianne van der Linden

@Remco te Ronde 

Hieronder een reactie vanuit 's Heeren Loo. Het kunnen "verdelen" van je kostenplaatsen over 2 of meer collega's bij vervanging is niet iets wat door iedere manager als noodzaak wordt gezien, maar het komt zeker voor dat dit aan ons gevraagd wordt. En tot op heden is ons antwoord dat dit niet mogelijk is. De workaround nu is om beide collega's als vervanger in te stellen en dat ze betreffende vervangers zelf moeten kijken welke mutaties ze moeten oppakken en welke niet. 

 

Onze voorkeur zou zijn om:

  • Mogelijk maken dat alle rollen (dus ook naast manager) "vervanging" kan instellen.
  • Mogelijkheid om per afdeling een andere "vervanger" in te stellen

De optie: 

  • Mogelijkheid dat een gebruiker met 2 rollen (b.v. Manager en back-up manager) per rol een vervanger kan instellen

wordt minder vaak gevraagd en heeft dus geen hoge prioriteit. Indien mogelijk, zal er ongetwijfeld gebruik van gemaakt gaan worden, maar de behoefte leeft nog niet zo sterk. 

 

De optie:

  • Mogelijkheid per proces/module (b.v. declaraties en instroom in Self Service) een andere vervanger in te stellen.

leeft bij ons vooralsnog helemaal niet. 

 

Taken delegeren doen wij niet bij 's Heeren Loo. Een manager moet zelf zijn eigen medewerker mutaties invoeren. Vaak zit hier ook niet het meeste werk in. Veel liever zouden managers hun manager-taken willen delegeren. Die vraag wordt ons wel vaak gesteld. Gelukkig hebben wij een procuratieregeling binnen 's Heeren Loo waaruit duidelijk blijkt dat de manager budgetverantwoordelijkheid draagt en daarmee dus ook zijn bijbehorende taken als manager moet uitvoeren. 

 

Frans Bekkers
CHAMPION *
door Frans Bekkers

@Remco te Ronde ,

Bij ons kunnen de managers wel 'n stuk of 6 afdelingen onder zich hebben. Het gaat bij ons echt om de mogelijkheid om per afdeling een andere manager aan te kunnen wijzen voor vervanging.

door Remco te Ronde

Bedankt voor de aanvullende informatie @Frans Bekkers !

 

Op basis daarvan 2 vervolgvragen:

Vraag 1) Zoals hierboven te lezen zijn er allerlei optimalisaties denkbaar in vervanging. Bijvoorbeeld voor andere rollen dan manager vervanging mogelijk te maken. Of juist per verschillende rol een verschillende vervanger in te stellen. Als je al die mogelijke optimalisaties ziet, heeft dat het ''kunnen instellen van manager per afdeling'' voor jullie organisatie de meeste prioriteit? Of is er een andere verbetering rondom vervanging die voor jullie meer prioriteit heeft?

 

Vraag 2) Zoals aangegeven zijn we bezig met het ontwikkelen van een nieuw stukje ''vervanging'' in de Youforce app. Dat zorgt niet direct voor een oplossing van jouw wens in Self Service. Ondanks dat zou het heel nuttig zijn voor ons als jij ons in contact kan brengen met 1 of 2 managers die inderdaad 6 afdelingen onder zich hebben. Samen met mijn UX-designer kunnen we dan een interview doen en onderzoeken welke (on)mogelijkheden er kunnen zijn om per afdeling een vervanger in te stellen. We zullen dan bijvoorbeeld vragen of deze manager écht per afdeling (dus 6 x) een vervanger in wil stellen of per groep van afdelingen één vervanger wil instellen? Bijvoorbeeld 4 afdelingen voor collega X en 2 afdelingen voor collega Y.? Hoe zou dat eventueel kunnen passen op een klein smartphone-scherm? Als je 1 of 2 managers weet die willen meewerken wil je dan zijn/haar contactgegevens mailen naar remco.te.ronde@visma.com?

 

Alvast bedankt voor de aanvulling.

Jaap Kramer
CONTRIBUTOR *
door Jaap Kramer

De Nationale Politie is naar mijn mening de grootste klant van Visma|Raet.
Bij de NP zijn er managers, die slechts manager zijn van 1 OE (Organisatie Eenheid),

maart er zijn er ook die voor meerdere OE's verantwoordelijk zijn.
Jammer dat er geen interviews met enkele van onze managers zijn gehouden.

Zowel voor managers als functioneel beheerders moet er een oplossing worden gevonden die aanvraag en toekenning van autorisatie voor vervangers eenvoudig en overzichtelijk houden. Te vaak komt het voor dat een manager uit dienst gaat of manager van een andere OE wordt, terwijl de gekoppelde vervangers niet ontkoppeld worden.
Erger wordt het, dat wanneer de manager van OE: A manager van OE: B wordt. In dat geval overerven de nog gekoppelde medewerkers de rechten van de manager van de nieuwe OE. 

 

door Remco te Ronde

Beste @Jaap Kramer , 

Bedankt voor de aanvulling. Ter verduidelijking. Dit idee/wens draait om een verbetering in Self Service. Ik gebruik dit idee/wens om meer inzicht te krijgen in hoe de nieuwe ''vervangings-functionaliteit'' in de Youforce app zou moeten werken. Want processen uitvoeren op een telefoon hebben vaak andere eisen dan b.v. de desktop-functionaliteit van Self Service.

 

De klanten & managers die helpen met feedback zijn gebruikers van de Youforce app. Bijvoorbeeld van alleen basis functionaliteiten zoals salarisdossier en personeelsdossier die gebruikt worden door alle HR Core Beaufort Online klanten. Maar ook organisaties die al veelvuldig declareren of ziekmelden via de Youforce app. 

 

Als je verwacht dat jullie organisatie binnen nu en 6 maanden ook gebruik gaan maken van de Youforce app zouden we ook graag 1 of 2 managers van jullie organisatie uitnodigen voor een test/interview. Benader mij gerust op mijn e-mailadres uit het bericht hierboven. Gaat de uitrol van de Youforce app bij jullie organisatie later van start? Dan is op dit moment een interview nog niet relevant.

Jaap Kramer
CONTRIBUTOR *
door Jaap Kramer

Beste @Remco te Ronde ,

Het is niet de verwachting dat de Nationale Politie binnen nu en 6 maanden gebruik gaan maken van de Youforce app.
Met excuses voor de (te) late reactie.

door Remco te Ronde

Goedemorgen @Jaap Kramer ,

 

Alsnog bedankt voor de reactie. En excuses voor de late reactie is niet nodig. Ook wij vanuit Visma|Raet reageren soms laat op ideeën. 

 

Wat betreft dit concrete idee rondom de verbetering voor ''vervanging in Self Service'' zal een van mijn collega's of ikzelf deze maand nog een reactie geven in het kader van de Youforce Cleanup ideeën. Ik verwacht dat we zullen kiezen om géén specifieke verbeteringen door te gaan voeren in ''vervanging in Self Service''. 

 

Echten de ideeën/verbeteringen zullen dan worden meegenomen in de nieuwe méér centrale ''vervanging'' functionaliteit vanuit de Youforce app (die ook op desktop/laptop bruikbaar is).

 

Eind deze maand zullen we dus een update geven op dit idee.

Paulien Rijsemus
CONTRIBUTOR **
door Paulien Rijsemus

Dag Remco,

 

Ik snap dat dat de ontwikkelingen vooral richting het gebruik van de Youforce App gaan. Toch zou een aanpassing in de vervangingsmogelijkheid van Self Service waarbij je per OE een vervanger kunt instellen, best welkom zijn. (Zeker als je (nog) Beaufort-in huis gebruikt en dus niet gebruik kunt maken van de Youforce app-functionaliteiten🙄)

door Remco te Ronde

Hoi @Paulien Rijsemus ,

 

Het is inderdaad jammer dat je met Beaufort-in-huis nog niet alle innovaties kunt gebruiken. Maar in zowel het bericht Youforce Cleanup ideeën als De weg naar innovatie hebben mijn collega's uitgelegd wat de focus is. Vandaag staat er nog meer dan 600 ideeën voor Self Service op ''nieuw'' of op ''in onderzoek''. Er gaan meerdere ideeën zoals deze rondom 'vervanging' zijn waar op termijn de innovatie plaatsvindt in de Youforce app en niet in Self Service. 

 

Want ook al is het kunnen instellen van ''vervanger per afdeling in Self Service'' een begrijpelijk idee. Het goed en gebruikersvriendelijk ondersteunen van b.v. de nieuwe regels omtrent IKV is nóg belangrijker.

 

Note: goed om te beseffen. We noemen het vaak de ''Youforce app''. Maar alles wat we beschikbaar maken in de ''Youforce app'' is ook beschikbaar op de laptop/desktop van Youforce.

door Remco te Ronde
Status changed to: Status: Bekend probleem

Beste @Frans Bekkers , @Rianne van der Linden , @Lieke Sterk Huis@mleuring@Jaap Kramer,  @81580 en @Paulien Rijsemus ,

 

Eerder heb ik al toelichting gegeven op dit idee. Inmiddels hebben wij rondom 'vervanging' twee belangrijke nieuwsberichten geplaatst. Lees hiervoor Vervolgstappen vervanging. Ook hebben we vanuit 1e Algemene update PD HR Self Service 01-11-2022 toegelicht dat we op termijn vanuit Self Service willen gaan aansluiten op deze nieuwe centrale 'vervanging'.

 

Concreet betekent dit:

  • We sluiten dit en alle andere ideeën op het Self Service ideeën forum rondom 'vervanging'. We geven de status 'bekend probleem'. Er zal echter geen aanpassing meer worden gedaan aan de huidige werking van 'vervanging' in Self Service. Innovatie op 'vervanging' vindt plaats in de nieuwe centralere vervanging functionaliteit.
  • We vragen de gebruikers van de nieuwe functionaliteit regelmatig feedback in de app met een vraag 'hoe eenvoudig was het om vervanging in te stellen'
  • In alle interactie met beheerders van Youforce en op basis van eventueel nieuwe/vergelijkbare ideeën op Ideeën forum van de Youforce app bepalen we verdere verbeteringen.

 

Om heel specifiek te zijn over het idee om per afdeling een vervanger in te stellen is het belangrijk om te weten dat we actief op zoek zijn naar voorbeelden. We zijn enorm hard op zoek naar een degelijke manager om beter te begrijpen wanneer dit relevant is. Maar ook om bijvoorbeeld door te spreken hoe hij/zij dit eenvoudig kan doen op een (kleiner) telefoonscherm. En ook bijvoorbeeld om na te denken wat er moet gebeuren als een manager tijdens een lopende vervanging één extra afdeling krijgt als verantwoordelijkheid.

 
Als een van jullie ons in contact kan brengen met een dergelijke manager dan zouden we dat extreem fijn vinden. Want om te kunnen beoordelen of we op termijn een dergelijke functionaliteit willen gaan realiseren hebben we nog veel onderzoek nodig. Mocht er een manager zijn die we kunnen interviewen zou je mij willen benaderen via remco.te.ronde@visma.com?