Automatisch verwijderen kandidaten afhankelijk maken van datum afsluitende actie (RCRT-I-98)

[Gea Bussink-Veerbeek1]

Wij hadden het automatisch verwijderen van kandidaten laten instellen op vier weken, in de veronderstelling, dat die vier weken na het afronden van de procedure zou zijn. Echter, bij een langer lopende vacature kregen kandidaten als eerstvolgend bericht op de ontvangstbevestiging een bericht, dat hun persoonsgegevens uit het systeem waren verwijderd.

Het blijkt, dat kandidaatgegevens worden verwijderd, vier weken (afhankelijk van je instelling) na de laatste actie van/op die kandidaat. Kandidaten kunnen bij ons niet inloggen en voeren dus zelf geen acties uit. Vier weken is voor ons (bij sommige vacatures) echter te kort. Echter, een langere termijn instellen stuit ook op problemen:

- je bepaalt één keer aan de voorkant hoe lang een langlopende vacature open kan blijven staan. Dat is nooit helemaal te voorzien.

- bij snelle procedures is elke langere termijn te lang om nog te voldoen aan de AVG

- bij onvoorzien extra langlopende procedures gaat het alsnog mis

Naar mijn idee moet de verwijderingsdatum voor automatisch verwijderen afhankelijk worden gemaakt van de afsluitende actie: hetzij de definitieve afwijzing, hetzij het aannemen van een kandidaat.

[Anonymous]

Ik dacht dat die instelling gebaseerd was op de laatste actie binnen de vacature....
Maar dat blijkt dus niet zo te zijn? In dat geval sta ik achter de wens.

Ariejan Boon
Carante Groep

[Gea Bussink-Veerbeek1]

Dat klopt AJ Boon. Maar als de laatste actie is het versturen van de ontvangstbevestiging van de sollicitatie, dan sla je wel een flater als vier weken later een mail komt, dat je persoonsgegevens zijn verwijderd om te voldoen aan de AVG.....

[Gea Bussink-Veerbeek1]

Correctie, niet laatste actie binnen een vacature, maar laatste actie van/op een kandidaat.

[Anonymous]

Kortom, de werking is dan toch anders dan dat ik dacht. Het verwijderen moet m.i. pas beginnen na 4 weken na de laatste actie binnen de vacature en niet op basis van degene die heeft gereflecteerd.

Ariejan Boon

[Gea Bussink-Veerbeek1]

Laatste reactie van Raet op mijn call hierover:

De programmatuur zoals die op dit moment in gebruik is, zal op korte termijn niet worden aangepast. De manier waarop je het automatisch verwijderen gaat instellen is dus in ieder geval voor de komende tijd het uitgangspunt.
Het gaat inderdaad niet om een actieve of een inactieve vacature, maar om de activiteit op een kandidaat. Als de gegevens bijvoorbeeld 4 weken niet worden getriggerd door een bepaalde actie, dan worden ze verwijderd als de verwijdertermijn op 4 weken staat.
Als de procedure nog niet is afgerond, dan kun je er op dat moment ook voor kiezen om de kandidaten op de hoogte te stellen dat de afhandeling van de procedure iets langer duurt dan verwacht. Dan heb je weer 4 weken de tijd voordat het automatisch verwijderen wordt geactiveerd. Het is dus van belang hoe scherp P&O is op de afhandeling van procedures. Vanuit het oogpunt van een kandidaat is het op de hoogte houden van de voortgang ook goed denk ik. Maar je kunt ook een andere wervingsactie aanmaken, zonder bericht naar de kandidaat.

Het blijft dus handwerk (houtje touwtje) met alle risico's van dien.

[Anonymous]

Dank voor de uitleg, Gea en het navragen.

Wij staan juist voor een grote schoningsactie en de instelling van het moment van schonen. Deze instelling was niet bekend bij ons, waardoor nader beraad nodig is.

Ariejan Boon
Carante Groep

[Anonymous]

Wij hebben de termijn op 6 maanden gezet, dan heb je deze problemen niet. Je kunt er wel vanuit gaan dat er na 6 maanden geen acties meer gedaan hoeven te worden. Het vreemde is dat als er ook maar iemand wel of niet per ongeluk op een kandidaat klikt de 6 maanden termijn opnieuw gaat lopen. Dat blijft een raar iets. Gr. Marja

[Gea Bussink-Veerbeek1]

@Marja van der Kolk, daarmee voldoe je niet meer aan de AVG die bepaalt, dat de kandidaatgegevens tot vier weken na het sluiten van de vacature bewaard mogen blijven. Wij hebben dit ook in ons privacybeleid opgenomen. Je kunt hieraan alleen voldoen, als je de kandidaten handmatig verwijdert, omdat de applicatie het verwijderen niet laat afhangen van een eindstatus maar van een laatste actie, al is dat dus alleen klikken. Dat is helemaal vreemd, bij de ontwikkeling van de applicatie duidelijk niet goed over nagedacht. Reden temeer om deze functionaliteit te corrigeren.

[Gea Bussink-Veerbeek1]

Wanneer gaat er iets gebeuren met dit idee? Visma | Raet zegt dat het automatisch verwijderen van kandidaten juist is ingeregeld om te voldoen aan de AVG, maar zoals aangetoond, voldoet deze systematiek NIET aan de AVG. Hierdoor zijn wij gedwongen om handmatig kandidaten te verwijderen wat een enorme administratieve last blijft en niet zo betrouwbaar als een applicatie die doet wat hij zegt: automatisch kandidaten verwijderen op een AVG-verantwoorde manier.

[Anonymous]

[mention:0c6648da07ab48a6a87da8524cb913fb:e9ed411860ed4f2ba0265705b8793d05] Dank voor je input. Als het goed is verspringt de Laatst gewijzigd datum niet op het moment dat je een kandidaatprofiel bezoekt. De datum wijzigt uitsluitend als je bepaalde acties uitvoert bij de kandidaat. Ze ook onderstaande info van pp. 1-2 in Automatische bewaartermijn in EasyCruit (1).pdf.:

"Als onderstaande acties worden uitgevoerd door een gebruiker van Easycruit of de sollicitant, wordt de laatst ‘gewijzigd datum’ aangepast:

• Alle wervingsacties (in de context van een sollicitatie)
• Recruiter klikt op ‘CV bewerken’ en bewerkt, maar ook indien er niets gewijzigd wordt maar wel opgeslagen en volgende wordt geklikt, of opgeslagen en verder.
• Beoordelen van een kandidaat
• Toevoegen referentie check
• Versturen van een e-mail of SMS in de context van een sollicitatie
• Kandidaat inlog via Careercenter, zowel wanneer er iets gewijzigd wordt als niet

De datum verandert niet in het geval van onderstaande gebruikersacties in Easycruit:"

• Toepassen groepsbeoordeling
• Invullen van het Classificatie Tabblad
• Documenten of opmerkingen toevoegen
• Versturen van een e-mail of SMS die niet in de context van een sollicitatie staan (bijv. via de Talentpool)

Automatische bewaartermijn in EasyCruit (1).pdf

[Anonymous]

[mention:3729226b1b004d5c8b2fcd6232dc0669:e9ed411860ed4f2ba0265705b8793d05], [mention:da70b17b43dd4f7dae59b1b2a5abfb52:e9ed411860ed4f2ba0265705b8793d05], [mention:0c6648da07ab48a6a87da8524cb913fb:e9ed411860ed4f2ba0265705b8793d05]. Bedankt voor de waardevolle discussie die jullie hier voeren over de automatische verwijderfunctionaliteit in EasyCruit. Volgende week praat ik met de Product Manager over dit onderwerp. We gaan het hebben over de gewenste werking van de functionaliteit en de mogelijkheid om dit voor dit jaar op de roadmap te krijgen.

Ik neem jullie punt mee in de bespreking. Als ik het goed begrijp is dat:

• De wens om de verwijderdatum te kunnen baseren op een "eindstatus" (bijv. afwijzing of aannemen)

Verder hebben wij zelf onderstaande punten ingebracht:

1. Prio 1 - Being able to configure an additional automatic deletion process based on vacancy closing date (4 weeks after closing) or based on certain recruitment activities (Rejection, Withdrawn). This should be linked with the candidates acceptance of the privacy statement.
2. Prio 1 - Being able to see in every candidate overview and candidate profile when the candidate will be receiving a notification email and when that candidate will be deleted by the automatic process. GDPR is important! Let’s make recruiters more aware!
3. Prio 2 - Being able to automatically delete candidates without sending them an email notification (https://jira.visma.com/browse/VRFC-188)

Graag zou ik ook jullie ideeën willen horen over hoe de functionaliteit volgens jullie zou moeten werken. Dan neem ik die mee in mijn bespreking!

[Anonymous]

Niels dank voor je reactie het is me inmiddels duidelijk. Intern heb ik al langere tijd geen opmerkingen hierover gekregen vanuit de organisatie. Ik ga er vanuit dat men het eens is met de huidige procedure zoals die nu loopt. Mocht dit niet het geval zijn dan kom ik er op terug. Voor nu dank voor de informatie het is me duidelijk. 

[Gea Bussink-Veerbeek1]

Het mooist is als je het vacatureproces actief kunt sluiten en dat de 4 weken dan gaan lopen. Kandidaten worden dan verwijderd 4 weken na afsluiting van de procedure, de termijn die wij ook noemen in onze disclaimer, de termijn die ook geldt voor de AVG. Als programmering alleen kan op basis van een actie bij een kandidaat, dan volstaat ook prima dat het gaat om 4 weken na de afsluitende actie bij een kandidaat: aannemen of afwijzen. 

[Anonymous]

Is de functionaliteit om automatisch 1 maand na sluiten van de vacature de kandidaten te verwijderen (conform AVG) al geïmplementeerd? Ik vind er niets over terug. Zo ja, zijn de voorwaarden om hiervoor in aanmerking te komen nog steeds hetzelfde? (lege database) en wat te doen bij een W&S module die al in gebruik is? 
Ik hoor graag de stand van zaken.

[Gea Bussink-Veerbeek1]

[mention:6b9086345d654d6daf2e2a8bf90e8899:e9ed411860ed4f2ba0265705b8793d05], Ik heb je 14 juli een notificatie gestuurd met dezelfde vraag als simoneklok, maar daarop geen reactie ontvangen. Zou je nu willen reageren? W&S voldoet nog steeds niet aan de AVG: kandidaten moeten verwijderd worden 4 weken na het afsluiten van de procedure. Wanneer wordt dit geautomatiseerd. Zoals gezegd, de huidige systematiek van automatisch verwijdere voldoet niet aan de AVG.

[Anonymous]

Ik heb nog iets ontdekt m.b.t. kandidaten wat niet conform AVG is.

[Anonymous]

Wanneer een gebruiker een kandidaat zoekt, ziet hij in de resultatenlijst alle kandidaten.
Bij doorklikken zijn persoonlijke gegevens en geüploade documenten van de kandidaten te zien.

Je zou verwachten dat een gebruiker alleen de kandidaten ziet die behoren bij vacatures van afdelingen waarvoor hij rechten (afdelingslidmaatschap) heeft.
Hebben jullie hier ervaring mee?

[Gea Bussink-Veerbeek1]

Dat hebben wij niet. Hierover zou ik contact opnemen met VismaRaet. Mogelijk dat de rechten van de gebruiker te ruim zijn ingesteld.

[Anonymous]

Blijkt alleen bij ons te zijn. Ligt niet aan autorisatie, maar aan het feit dat kandidaten niet (meer) als type Kandidaat opgeslagen worden wanneer zij solliciteren, maar als type Career Center. En daarop heeft iedereen alle rechten. Mijn eerdere opmerking is dus niet relevant voor andere organisaties.

[SimoneK]

@Anonymous meer dan een jaar geleden gaf je aan dat je de week erna met de product manager zou spreken over dit onderwerp.

Het zou fijn zijn als hier in deze discussie een update gegeven wordt!

Zoals @Gea Bussink-Veerbeek1 al meerdere malen aangaf, voldoet de huidige systematiek van automatisch verwijderen nog steeds niet aan de AVG. 

Mocht er alsnog op korte termijn geen oplossing voor komen, dan graag tips voor een workaround zodat wij - handmatig - op een snelle en efficiënte wijze persoonsgegevens kunnen verwijderen. Wij hebben ondervonden dat het verwijderen van een vacature niet leidt tot het verwijderen van alle persoonsgegevens die in W&S zijn opgeslagen.

[Maurice Eppenga]

@SimoneK @Gea Bussink-Veerbeek1, inmiddels staan we op het punt om de uitgebreide bewaartermijn functionaliteit te releasen. We zijn nu met de laatste testen bezig en ik hoop dat we in Q1 live kunnen gaan. Straks is het dan mogelijk dat de kandidaat zelf kiest uit twee bewaartermijnen (door de klant te bepalen, bijvoorbeeld 4 weken en 1 jaar) en deze termijn zal gekoppeld zijn aan een eindstatus (zoals aangenomen of afgewezen).

Niels Lammers is overigens niet meer werkzaam voor Visma|Raet.

[Maurice Eppenga]

@Gea Bussink-Veerbeek1, dit ticket was uit mijn overzicht verdwenen. Inmiddels hebben we deze wens al een tijdje geleden gerealiseerd met de nieuwe verwijderingsfunctionaliteit die in Q1 2022 is live gegaan.