Robotics inzetten voor aanvraag VOG (koppeling VOG Easycruit/mijn Justis)

[René van Dijk]

Het aanvragen van een VOG is een arbeidsintensieve repeterende handeling. Dit moet zo vroeg mogelijk starten vanaf het moment dat de kandidaat wordt aangenomen. liefst start vanaf Easycruit ipv  Visma.net HR.

koppeling:

volledig automatiseren;

ophalen medewerker data

ophalen screening profiel

inloggen mijn Justis

inloggen via EH3 herkenning

invullen formulier VOG aanvraag

resultaat:

Medewerker ontvangt mail Justis

medewerker controleert en ondertekent VOG

vervolg koppeling:

versturen status VOG aangevraagd

starten workflow ter controle registratie VOG & upload in E-dossier

@Anonymous @Anonymous 

[Maurice Eppenga]

@René van Dijk, in principe maken we echt een split tussen werving & selectie (EasyCruit) en de indiensttreding processen (HR Core). Een VOG aanvraag zien wij als onderdeel van de indiensttreding en moet dus geregeld worden in de workflows van Visma.net. Bovendien is er bij het gros van onze klanten juist een vraag naar andere integraties, zoals een koppeling tussen organisatiestructuur en gebruikersbeheer van EasyCruit en HR Core. Dat zal dan ook de eerste integratie zijn waar wij ons op willen focussen in 2023. Mijn advies is daarom om deze wens in te dienen bij Visma.net.

[René van Dijk]

@Maurice Eppenga VOG aanvraag voorbereiden moet zo snel mogelijk  in het onboarding proces, ik zie het proces als 1 geheel zonder splitsing Easycruit en Visma.net HR.  dus bij moment dat kandidaat wordt aangenomen dan VOG aanvraag aftrappen want moet aanwezig zijn als medewerker voor de klas staat, nu vaak te laat. (Marco Vermaat kent de Robotic wens en wij hebben deze oplossing ook in een andere omgeving gezien)

integratie Visma hebben wij ook als zeer grote wens:

- afdelingen Easycruit met HR (afdelingscode) naam moet niet afdelingsnaam zijn

- groepsbeoordeling Contact gegevens medewerkers naam + e-mail selecteren uit lijst die wordt gevoed vanuit HR

- Gebruikers idem

- toekennen van de mutatie na aanname vanuit Easycruit aan HR die verantwoordelijk is voor de betreffende afdelingen. nu niet mogelijk en komt als taak nu binnen in 1 grote algemene taken bak.

[MarcoV]

Zoals ook al even telefonisch aan Rene van Dijk in december aangegeven, hierbij ook even voor anderen een reactie vanuit het Robotics op deze veel gehoorde wens om te automatiseren met Robotics.

Helaas kunnen of eigenlijk mogen (want technisch kunnen we het wel), wij dit proces niet automatiseren met Robotics Proces Automation.  Als klant zijnde kan je wel een E-Herkenning machtiging afgeven aan een derden partij (Visma Raet) om de aanvraag voor hen te doen op de site van Dienst Justis. Die machtiging moet echter altijd persoonsgebonden zijn en een robot is simpelweg geen persoon. Vanuit juridische redenen (compliance) mag je het niet op de naam van een medewerker/manager van het Roboticsteam zetten en dan door de robot laten uitvoeren.

De oplossing die werkend is gezien is niet vanuit Visma. Hoe deze partijen het wel geautomatiseerd doen is mij niet bekend, en zullen deze partijen uiteraard ook niet prijsgeven. Vanuit Visma Raet zien we in ieder geval geen juridisch geoorloofde methode.