Bedre handtering/utskilling av fakturaer som må avklares eller avvises

[Anonymous]

Fakturaer som må avklares eller skal avvises burde kunne "parkeres"/skilles ut fra de som man ellers har til behandling. I dag blir de liggende sammen med alle andre fakturaer til godkjenning eller "sendt ut i intet" som avvist.

Må man avklare noe internt og/eller eksternt med f.eks leverandør, så kan det være greit å få merket med hva som er årsaken til at man holder fakturaen igjen før man kan godkjenne, dvs en koding som gjerne skiller faktuaer ut fra andre som bare står ubehandlet. Å bare skrive en kommentar hindrer f.eks ikke at man ved en feil godkjenner og/eller overfører en faktura.

Avviser man en faktura, så hva da? En avvisning kraver at man faktisk kontakter leverandøren og får meddelt at fakturaen avvises. Hvis ikke havner den til inkasso til slutt. Derfor burde denne dialogen gjerne også kunne logges. Man burde også ha en ansvarlig for å avvise fakturaen og gjennomfører avvisningen i praksis mot leverandøren og kontroll på at dette i praksis er gjennomført.

[Henrik Søe Jensen]

Denne idé er jeg også meget interesseret I at der findes en løsning på.

[amundsf]

Jeg også savner en mulighet for dette!

Må fungere i Approval og helst også i appen Manager

[Svein Holanger]

Takk for innspill. Vi tar det med i vårt videre arbeid og oppfordrer alle til  til å stemme/like for å øke synligheten. Her kan du lese mer om prosess for idéer og utvikling i Visma.

[Per Øyvind Trydal]

Forslag til midlertidig løsning (inntil Visma løser dette) . Jeg har ikke testet dette selv, men du kan forsøke:

1. Sette Prioritet=8. Avvent remittering på reskontrolinja. Dersom du er uheldig og overfører denne til ERP så vil den være merket med Prioritet 8 og forutsatt at skjermbildet for bet.forslag utelater alle reskontro poster med pri 8 så vil den ikke bli betalt

2. Opprett en bruker/ansatt som du kaller «avventes» og send dokumenter som skal holdes tilbake til denne brukeren. Krever imidlertid en egen brukerlisens 😩, men du unngår da å overføre den til ERP. Da har du også oversikt over alle som er satt på vent.

3. Bruk en ansv.enhet og opprett ulike årsakskoder som du kan merke dokumentene med og på den måten kunne søke de frem senere. 

4. Legg til en bilagslinje og ett dumme kontonr med kr 1 i beløp slik at doumentet ikke går i null. Da vil du ikke kunne overføre til ERP

5. Sette valuteringsdato tilbake i tid f.eks 1.1.1900 på en bilagslinje sånn at det blir stoppet når du overfører til ERP pga sperredato

finnes sikkert flere kreative løsninger

[Vidar Nerby]

Vi setter kategori til rød på fakturalinjen, og skriver i kommentar feltet hva som har skjedd her kommer jo navn og tidspunkt automatisk. Sikker flere gode løsninger også 🙂

[Svein Holanger]

I versjon 16 av VDC (kommer i juni 2021) vil det  bli mulig å sette dokumentstatus til "på vent". Dokumentet vil forbli i "nye dokumenter" men med en annen status enn 0. Dermed kan man filtrere på de som er "på vent" og de som er helt nye dokumenter.

[amundsf]

Det er bra Svein 🙂

Men jeg forstår flere her som at de ønsker "på vent" ved godkjenning - for vår del da i Approval.

I Approval har man jo i dag funksjonen "utsett" som pauser mailutsending. Det som hadde vært topp er å kunne velge at utsatte dokumenter ikke vises under "Mine oppgaver". Når man kommer til datoen man har utsatt til må dokumentet selvsagt komme frem igjen.

Dokumentet må selvsagt også i perioden det er utsatt være tilgjengelig via "Min historikk" - "Aktive prosesser".

Kun under "Mine oppgaver" det bør skjules.

Håper noe ala dette ligger i planene 🙂

EDIT: Eventuelt at utsatte dokumenter vises under "Mine oppgaver", men da som en egen "bolk" i bunnen slik at de er tydelig skilt ut.