Kontroll og dokumentering av godkjenning av fakturaer

[Kaj Arne Sortebech1]

Man kan ha f.eks krav om at alle fakturaer skal godkjennes av minst 2 personer (attestasjon og anvisning).

Det første ønsket er at man bør ha en kontroll om at en faktura er behandlet av 2 personer, helst at en bestemt person er sist (f.eks daglig leder).

Det andre er at det må finnes en mulighet å dokumentere dette til f.eks revisor, dvs kunne kjøre ut en rapport/liste som viser hvem som har vært godkjennere av den enkelte faktura.

I det offentlige kan man ha følgende rollefordeling som også revisor kontrollerer:

Attestanten bekrefter at:

• varen/tjenesten er mottatt
• all nødvendig dokumentasjon ligger ved regningen
• kontering er korrekt
• summeringer er korrekt

Anviser bekrefter at:

• det er hjemmel for disposisjonen
• det er budsjettmessig dekning for utbetalingen
• disposisjonen er økonomisk forsvarlig