avbryt
Viser resultater for 
Søk heller etter 
Mente du: 
Mine områder

Logg inn

Logg inn eller registrer en ny bruker for å automatisk få tildelt relevante områder i Mine områder.

CONTRIBUTOR ***

Reiseregningsdokumenter fra Expense som dokument knyttet til bilagslinjer i regnskap

(updated by Gunnar Glendrange VISMA ‎24-10-2019 14:02 )
Status: Prioriteres ikke

I forbindele med bl.a revisjon er det arbeidskrevende å få revidert reiseregninger som er laget i Expense overført til Lønn og videre bokført i regnskap.

 

Selve reiseregningsdokumentet/-ene blir liggende igjen i Expence, noe som krever at man må hente/skrive disse ut. Videre er det ikke helt enkelt å se hva som er bokført i forhold til den enkelte bilagslinje.

 

Kvitteringene og selve reiseregningen burde følge med over til lønn og videre til regnskap, noe som ville ha underlettet kontrollen og regnskapsinformasjonen betydelig. Egentlig burde det være slik at hver kvittering får egen/egne bilagslinjer i regnskap.

10 Kommentarer
CONTRIBUTOR *

Har dere gjort noen endringer på dette området?

(updated by Gunnar Glendrange VISMA ‎22-02-2019 09:37 )
Status changed to: Status: Åpen

Nei, dessverre. Og fokus vil da være å se bilagene i regnskapet.

CONTRIBUTOR ***

Expense er et et lettbrukt system for de ansatte og få klager/problemer, men det er noe som burde rettes på:

 

  1. vanskelig å godkjenne diett og trekk fordi dette ikke er spesifisert for de som skal godkjenne og derfor vanskelig å se om det stemmer.
  2. bilagsføringen og mva knyttet til hvilket underbilag er håpløst å finne ut av for de som jobber med lønn og regnskap.

Når dette er ordnet opp i, så blir det ennå bedre. Også for revisorer når man kan se sammenheng mellom hovedbokstransaksjoner og bilag fra Expense.

CONTRIBUTOR ***

Ut fra at man er i en virkelighet hvor alt skal forefinnes elektronisk og man bl.a skal slippe å ha permer med papir, så må det som overføres til i vårt tilfelle Visma Business være noe av det dårligste Visma noen gang har lagt til rette for, dvs bokføring av reiseregninger fra Expense via Visma Lønn til regnskap (dvs det er enda verre fra Payroll til Visma Business). 

 

Har brukt Visma Business siden forrige århundre og Visma Lønn siden det kom på markedet (har litt erfaring med disse produktene), satt i salen da Gunnar Glendrage var nyansatt og putret inn som et tog og var nyfrelst Visma-ansatt (VAF, VAF, VAF) etter at det forrige lønnsystemet til Visma var kassert og den store åpenbaringen var VAF-plattformen (Visma Business var tilsynelatende ute i kulden). Visma har ikke alltid gjort de rette valgene og av og til så bør man vurdere om ting kan gjøres bedre for brukerne selv om man ikke klarer å selge nye lisenser, man ta vare på de brukerne man har og gjøre livet lettere for dem. Og dette er noe som virkelig trenger "tilsyn".

 

Hvor vanskelig kan det være at man legger til rette for strukturert og velorgansierte bunter til regnskap med kobling til elektroniske dokumenter hvor underbilager befinnere seg knyttet til konkrete bilagslinjer. Videre at f.eks reisenummer legges i et eget felt og at alle linjer får dette nummeret (noe de ikke gjør), at reiseregningsbeskrivelsen ikke legges i "Fakturanummer", men i et tekstfelt, at underbilagsbeskrivelsen legges i et annet tekstfelt mm.

CONTRIBUTOR *

Jag har en projektledare som gör utlägg för kunds räkning. Dessa kan man fördela mellan olika kunder, vilket är väldigt smidigt. D.v.s. ett kvitto kan delas på en, två eller fler kunder.

 

Problemet blir hos mig, jag kan inte se hur själva fördelningen av ett kvitto är gjort. Jag får bara en klumpsumma som ligger på projektet och då vet jag inte vilka underlag jag ska skicka med fakturan till kund. 

 

Önskvärt vore att jag som "superuser" kunde gå in i de anställdas Expense och se hur de registrerade kvittot från början, d.v.s. ha någon typ av titträttigheter. Men i dagsläget kan inte ens de anställda själva se hur de gjorde fördelningen. Det är väldigt jobbigt och ställer till det för oss. 

Hei Therese,  litt spesielt behov du har - ikke var det så lett å forstå alt, heller.

Jeg vil på det sterkeste anbefale deg å kontakte din Visma Partner (forhandler).

Selve konseptet ditt virker ikke så spesielt nemlig, utlegg for kunder osv - de har helt sikkert noen gode tips til deg!

 

 

CONTRIBUTOR *

Ok, men det är min partner, Amesto, som hänvisar till er. Jag tror inte att det är ett särskilt speciellt problem, det är nog fler än vi som vidarefakturerar kostnader. Annars hade ni väl inte gjort den möjligheten att man kan fördela kostnaden mellan olika projekt?

Ja, Amesto er flinke!  Du kan viderefakturere fra Visma.net Expense, ved hjelp av VIsma økonomisystem.   

CONTRIBUTOR ***

Behovet er hverken spesielt eller vanskelig å forstå, i alle fall for oss som også jobber med regnskap, prosjektregnskap, viderefakturering o.l. At man ikke kan se sammenhengen mellom det enkelte underbilag i Expense og det som bokføres i regnskap er et problem som tydeligvis ikke Visma forstår. I et svakt øyeblikk tenker jeg nok at dette kan skyldes f.eks vrangvilje, inkompetanse, arroganse eller lignende. Hvem vet hva det skyldes. Totalt håpløst er det i alle fall hvor man forventer at elektroniske løsninger skal fungere og snakke sammen.

 

Et lite eksempel:

Min sjef hadde lagt til en kvittering på årsgebyr på et kredittkort inn i en reiseregning som inngikk i et større prosjekt som hadde offentlig finansiering. Den som godkjente reiseregningen burde sett dette, den som kjørte lønn burde sett det, men det ble ikke forstått at dette bilaget ikke tilhørte prosjektet og skulle ha hatt et annet prosjektnummer. Når man får dette over i regnskap som blir det gjerne en sum som en del av flere bilag og vanskelig å finne igjen og uten kobling til underbilaget. I forbindelse med revisjon av prosjektet ba revisor om å få tilsendt reiseregningene (det er selvfølgelig håpløst i seg selv at ikke reiseregningen ligger som et elektronisk bilag i regnskapet). I denne forbindelse så revisor underbilaget og måtte be om forklaring hvor bilaget inngikk. Dette krevde et aldri så lite analysearbeid for å finne ut hvor det inngikk og gi forklaring til revisor. At det gikk minst 1 arbeidstime på dette er ikke noe overdrivelse, bare fordi man ikke har noe sammenheng mellom utleggs-/reiseregningene. For vår del var det vel en ca 15-20 reiseregninger knyttet til bare dette enkelprosjektet og alle måtte hentes ut, lagres og oversendes revisor. En del måtte forklares hvordan de var bokført, dvs hvor de enkelte postene befant seg i posteringene. Jeg hadde heldigvis vært forutseende og fått endret på konteringene inkl splittet bilagslinjer som ble foreslått fra Visma Lønn slik at det var lettere å finne igjen mot reiseregninger og tilhørende underbilag.

 

Så lenge Visma har produktansvarlige m.fl som ikke forstår at dette er et betydelig problem, så kommer ikke dette til å bli løst. For vår del så er det så irriterende at vi har begynt å se oss etter andre programvareleverandører. Bare registrerer at jeg atter en gang har fått en bekreftelse på hva jeg har tenkt i et par år nå.

Status changed to: Status: Prioriteres ikke

Dette er et godt og forståelig ønske. Det er står som klart innspill til Expense, gjøre dokumentene enkelt tilgjengelig fra andre Visma systemer (hvor ERP er det opplagte / virkelig nærliggende, men gjerne også lønn).  Jeg "parkerer" ønsket litt her, i påvente av støtte fra Expense (dessverre er det mange andre gode innspill til Expense også, så løsning fra Expense side i 2020 er meget usikker).