Diverse endringsønskemål i Expense

[Anonymous]

Hei dere,

En av våre kunder har kommet med tilbakemelding på ønskede forbedringer i Expense. Jeg videresender skrivet her:

• Diett:
• For hver diettlinje står bare datointervallene, den viser ikke klokkeslettene da de kun kommer opp hvis du holder musepekeren over datointervallene. Dette er en unødvendig ekstrahandling og det er mye enklere å registrere de ulike trekkene når man bare kan kaste et blikk på både datoene og klokkeslettene før hver linje. Det er heller ingen informasjon på nettsiden om at klokkeslettene kan sees ved å holde musepekeren over datoene, så jeg som sitter og godkjenner reiseregningene her hos oss får stadig tilbakemeldinger på folk ikke forstod helt hva de skulle registrere hvor, og at når jeg har forklart de dette med klokkeslettene så ble det mer logisk. 
  Forslag: Her er forslaget at klokkeslettene også vises sammen med datoene slik at folk får en visuell hjelp til å forstå når de ulike diett-linjene gjelder når de sitter og registrer, uten å måtte holde musepekeren over datointervallene.

• Når en reise strekker seg utover 24 timer, men er mindre enn 6 timer inn i nytt reisedøgn, så genereres det en «dummy»-linje i Diett-registreringen. Denne representerer kun reisetiden utover de første 24 timene, men den generer hverken diettutbetaling eller trekk i diett hvis man legger inn «Inkludert i overnatting»/«Måltid ikke dekket» på denne linjen. Den gjør ikke det på dagdietter, hvor jeg testet dette nå ved å legge inn en reise som varte i kun 5 timer og 55 minutter. Da ble Diett-skjermbildet satt som inaktivt slik at man ikke har anledning til å gå dit da det ikke er noen diett til utbetaling. Men der hvor det er snakk om en døgnreise opprettes denne dummylinjen som ikke produserer hverken utbetaling eller trekk.

Denne linjen er svært forvirrende og lite intuitiv for brukerne, spesielt sett sammen med manglende og tydelig oppføring av klokkeslett ref. forrige punkt. Det er ofte at brukerne med reiser som eksempelvis starter hjemme kl. 0600 og varer til kl. 11 påfølgende dag, som da får 1 døgndiett for perioden dag 1 0600 – dag 2 0600 men ingen dagdiett for perioden dag 2 – 0600-1100 hvor det likevel opprettes en diettlinje for dag 2 0600-1100 (dummylinje), legger inn «Inkludert i overnatting» under «Frokost» på linjen for døgn 2 0600-1100 fordi de spiste frokosten kl. 0730 og dermed tenker den hører hjemme der. Men siden det er en dummylinje så vil ikke det generere noe trekk for frokosten, og jeg må avvise reiseregningene for de må rette opp og legge den på linjen for døgndietten.

Forslag: Jeg skjønner at den linjen må dukke være der for å representere hele reisen hva angår datoer og klokkeslett, men her burde det være mulig å legge inn at hvis den slik dummy-linje opprettes så settes valgboksene under både «Frokost», «Lunsj» og «Middag» inaktive slik at de ikke får til å registrere noe trekk på denne, men kun må forholde seg til de linjene som faktisk genererer en diettutbetaling. Straks en døgnreise er mer enn 6 timer inn i nytt døgn, og dermed generer en dagdiett i tillegg til døgndietten, så kan de tre kolonne være aktive igjen siden det utbetales diett på også denne linjen.

• Kjørebok og Utlegg:
• Dato-feltet i begge disse skjermbildene setter inn systemdatoen/dagens dato som standard når man skal legge inn en ny refusjon. Dette skaper ofte problemer når brukere skal legge inn ulegitimerte refusjoner. Ved ulegitimerte refusjoner sitter de ikke og ser på en kvittering, og blir ikke da visuelt påminnet at kvitteringen ble skrevet ut på en gitt dato. Derfor ender vi svært ofte opp med at refusjoner for en reise foretatt for eksempelvis en måned siden, blir lagt inn med dagens dato/datoen reiseregningen blir opprettet fordi folk får ingen påminnelse om å sjekke datoen. Dette skaper et rotete inntrykk på reiseregningen da man kan ha en reise i perioden 13.05.2019-14.05.2019, hvor både diett, overnatting og legitimerte refusjoner blir lagt inn med korrekte datoer, men når man skal legge inn eksempelvis bompenger eller parkering o.l. ulegitimert så får disse en helt annen dato som er utenfor datointervallet for reisen. Da ender jeg opp med å måtte avvise reiseregningene for at de må rette opp datoene for de ulegitimerte refusjonene. 
  Forslag: Veldig få sitter og legger inn refusjoner for kvitteringer på samme dag som de blir kjøpt, så å sette dagens dato som standard datoverdi i dato-feltet er ikke optimalt. Foreslår derfor at dato-feltet settes helt blankt ved opprettelse en ny refusjon, slik at kunden får en feilmelding hvis vedkommende prøver å lagre en refusjon uten å ha angitt en dato siden dato-feltet er en påkrevd verdi.
• Passasjertillegg:
• Slik det er nå kan man få lagt til et passasjertillegg uten å skrive inn et navn i «Passasjer»-feltet. 
  Forslag: Gjør feltet for passasjernavn et påkrevd felt slik at man ikke får lagt inn et passasjertillegg uten å skrive inn et navn.
• Utlegg – refusjon av «overnatting»
• Ved registering av «overnatting» innenlands dukker feltet «Hvorav frokost» opp med en standardverdi på 0,00. Dette er ikke satt som et påkrevd felt p.t.. Her opplever vi også utfordringer fordi folk rett og slett ikke vet/tenker over at frokost som regel er beløpet med 25% mva på hotellkvitteringene da det ikke rent sjeldent oppgis på hotellkvitteringene hva beløpene for frokost er. Derfor må jeg avvise reiseregninger med beskjed om at de må legge inn denne, hvis ikke blir de avvist av Romania. 
  Forslag: Gjør «Hvorav frokost» til et påkrevd felt, og la feltet være blank ved opprettelse (ikke sett inn 0,00 som standard). På den måten må brukerne ta et bevisst valg angående frokost da de ikke får lagret refusjonen før de har tastet inn et beløp der. Hvis de har overnattet på et hotell uten frokost inkludert, så må de taste inn 0,00 kr selv for å indikere dette. Ellers må de taste inn beløpet som gjelder for dette. Dette gjelder kun innenlands da man ikke trenger en slik kontroll på utenlandsk refusjon siden vi ikke får tatt mva-fradrag på de refusjonene uansett.
• Utlegg – merverdiavgift
• Jeg savner oppriktig en funksjon for vi kan registrere hvilken mva-kode/-sats hver refusjon skal ha (om noen) når jeg sitter og godkjenner reiser, slik at når bunten fra Visma Lønn blir bokført i Visma Business så blir mva-fradrag ført på de transaksjonene hvor dette skal være basert på mine valg i Net Expense ved godkjenning. Da må man ha mulighet til å eventuelt dele opp refusjonslinjer slik at en linje kan ha både beløp med mva-kode og en uten kode. Slik det er nå så må man gå igjennom hver reiseregning etter at den er utbetalt og bokført for å få bokført de mva-dragene man har krav på. Da hadde det vært bedre om dette ble lagt inn av meg i Net Expense og så ble det bokført korrekt i Visma Business ved utbetaling.

På forhånd tusen takk for svar

Mvh Peter